Hội nghị trực tuyến, hay hội nghị từ xa (Teleconference) đã trở thành một phương pháp hiện đại và tiện lợi để tổ chức cuộc họp giữa các bên không có mặt tại cùng một địa điểm. Bằng sự hỗ trợ của công nghệ truyền thông điện tử, những người tham gia cuộc họp có thể đến từ khắp nơi trên đất nước hoặc thậm chí cùng một thành phố. Hình thức hội nghị có thể là một cuộc trao đổi một chiều, trong đó nhiều người chỉ cần tham dự, hoặc có thể là một cuộc tương tác, cho phép mọi người tham gia góp ý và trao đổi ý kiến.
Sự tiện lợi của họp trực tuyến là giúp tiết kiệm chi phí và thời gian so với các cuộc họp truyền thống mặt đối mặt. Không chỉ có 3 đến 5 người có thể tham gia, mà đôi khi cũng có thể đến hàng trăm người. Các cuộc họp trực tuyến được tổ chức thông qua phần mềm hội nghị trực tuyến và các công nghệ truyền thông khác, cho phép kết nối qua mạng Internet hoặc mạng điện thoại công cộng PSTN.
Giải pháp họp trực tuyến không chỉ được áp dụng trong các doanh nghiệp để giảm chi phí và thời gian tổ chức cuộc họp, mà còn có ứng dụng rộng rãi trong lĩnh vực đào tạo từ xa tại các trung tâm và trường học, tư vấn và chuẩn đoán bệnh tại bệnh viện, cũng như trong việc tham mưu và chỉ đạo quân sự của chính phủ.
Ngày nay, hội nghị trực tuyến đã trở thành lựa chọn hàng đầu thay thế cho các cuộc họp truyền thống, giải quyết được hạn chế về địa lý. Đây là một giải pháp tiện ích và hiệu quả, giúp tối ưu hóa công việc và mang lại nhiều lợi ích đáng kể.
Khi nào bạn cần đến giải pháp teleconference?
- Hội nghị trực tuyến Teleconference nói chung được tổ chức khi người tham gia được phân cách bằng khoảng cách hoặc hoàn cảnh.
- Khi không thể đi lại vì điều kiện, thời gian hoặc chi phí. Ví dụ như khi cần làm việc với các đồng nghiệp quốc tế. Một số nhân viên xã hội, nhân viên tư vấn và người hòa giải có thể cần gặp một gia đình họ đang làm việc cùng. Nhưng có thể có các cuộc hẹn khác cho phép họ chỉ có thời gian cho một cuộc gọi hội nghị. Thay vì một chuyến đi khắp thị trấn.
- Khi bạn muốn tập trung một số lượng lớn người. Teleconferencing có lẽ là cách dễ nhất để có được một nhóm lớn người với nhau nếu họ đang ở cách xa nhau.
- Khi cần các cuộc họp thường xuyên. Bạn chỉ cần ngồi ở văn phòng và tham gia cuộc họp. Không bị hạn chế bởi thời gian và chi phí.
- Khi các tập tin máy tính cần được xem hoặc thao tác bởi một số người tham gia. Trong trường hợp như thế này, giải pháp đôi khi tốt hơn. Ngay cả khi những người tham gia ở cùng một thành phố.
- Khi cần có quyết định ngay lập tức. Bạn có thể không có thời gian để đi du lịch. Một cuộc gọi hội nghị hoặc một cái gì đó tương tự có thể cung cấp cho bạn thời gian bạn cần.
Lợi ích của cuộc họp trực tuyến
- Kết nối được nhiều người, ở mọi địa điểm cùng lúc, xóa bỏ khoảng cách địa lý.
- Cuộc họp diễn ra nhanh chóng, rút ngắn thời gian và hạn chế những sự cố trong quá trình di chuyển.
- Tiết kiệm chi phí tối đa cho mỗi lần tổ chức cuộc họp.
- Trao đổi thông tin kịp thời trong nội bộ, nâng cao sự hợp tác giữa các đối tác, chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp.
- Trao đổi chuyên môn, đào tạo từ xa
- Ứng dụng trong nhiều lĩnh vực: kinh doanh, y tế, giáo dục, quốc phòng…
Làm thế nào để bạn tổ chức một cuộc họp trực tuyến
1. Quyết định thời gian và ngày tháng
Điều đầu tiên và quan trọng nhất bạn cần làm khi tổ chức hội nghị trực tuyến là quyết định ngày và giờ cho hội thảo. Cho những người tham gia biết về nó, và cũng cho họ biết về những vai trò họ sẽ phải làm. Đừng quên gửi cho họ một lời nhắc nhở một ngày trước cuộc họp.
2. Quyết định thiết bị bạn sẽ sử dụng
Sử dụng đúng thiết bị là rất quan trọng nếu bạn muốn chạy một hội nghị trực tuyến thành công. Như đã đề cập, nếu bạn có kế hoạch tổ chức một hội nghị điện thoại đơn giản. Thì bạn sẽ chỉ cần một chiếc điện thoại kèm loa. Đối với một hội nghị video, bạn sẽ cần một màn hình TV với micrô và camera quay video kèm theo. Và đối với hội thảo trên web, bạn cần có kết nối internet tốt, màn hình máy tính và phần mềm hội nghị truyền hình tốt.
3. Lập kế hoạch chương trình
Tốt nhất là một ngày trước chuyển tiếp một chương trình họp cho mọi người tham gia. Bạn phải đề cập rõ ràng trong chương trình nghị sự vai trò của những người tham gia khác nhau. Điều này sẽ giúp mọi người chuẩn bị cho hội nghị đúng cách. Điều này cũng sẽ giúp cuộc họp trở nên rõ ràng và chính xác. Thay vì các cuộc họp dài, nhàm chán. Thời gian là tiền bạc, và đó chắc chắn là thứ mà bạn không muốn lãng phí khi không chuẩn bị.
4. Đừng để hội nghị bị phân tâm
Thật dễ dàng để đi lang thang vì khi đó sẽ có nhiều người có thể thậm chí không nói chuyện với nhau nhiều. Vì vậy, người đứng đầu hội nghị trực tuyến phải đảm bảo chương trình làm việc được tuân theo.
Đây là cách bạn có thể tổ chức một teleconference trong cuộc sống thực. Tuy nhiên, ngay cả khi hội nghị kết thúc, bạn có một nhiệm vụ quan trọng cần làm, và đó là gửi các ghi chú cuộc họp hoặc một bản tóm tắt của hội nghị cho những người tham gia. Điều này sẽ giúp họ nhớ lại bất cứ điều gì đã xảy ra trong cuộc họp và do đó họ sẽ nhớ nhiệm vụ họ phải thực hiện như đã thảo luận trong hội nghị.
3 giải pháp họp trực tuyến phổ biến hiện nay
1. Giải pháp họp trực tuyến qua phần mềm/web
Là hình thức video call trên các phần mềm/web chat hiện nay, hỗ trợ hội nghị trực tuyến miễn phí như Skype, Hangout, VSee… Nhưng chức năng rất hạn chế, cho dù bạn trả phí để sử dụng full chức năng. Nhưng chừng đó vẫn không thể đáp ứng tốt cho một cuộc họp hội nghị quan trọng.
- Ưu điểm: Miễn phí hoặc chi phí thấp
- Nhược điểm: Hạn chế nhiều chức năng như không thể trình chiếu dữ liệu, lưu nội dung cuộc họp, giới hạn các điểm tham gia, họp trong không gian nhỏ vài người, hình ảnh và âm thanh kém chất lượng, dễ bị ngắt quãng do đường truyền mạng…
XEM NGAY: Các phần mềm họp trực tuyến miễn phí hiện nay
2. Họp trực tuyến qua thiết bị hội nghị truyền hình
Giải pháp hội nghị truyền hình sử dụng hệ thống các thiết bị phần cứng và phần mềm kết hợp với nhau. Để truyền tải hình ảnh, âm thanh đến một hệ thống khác thông qua đường truyền mạng internet, WAN, LAN.
Giải pháp họp trực tuyến này tốn kém nhất vì phải đầu tư hệ thống phần cứng cho các điểm cầu (chi phí thiết bị, vận hành). Muốn họp bao nhiêu điểm thì phải triển khai lắp đặt hệ thống cho mỗi điểm. Tuy ngân sách đầu tư cao nhưng đổi lại họp trực tuyến thông qua hội nghị truyền hình rất chuyên nghiệp và mang lại hiệu quả nhất.
- Ưu điểm: Hội nghị được nhiều người, nhiều điểm, nhiều chức năng trình chiếu. Và chia sẻ dữ liệu, trải nghiệm hình ảnh & âm thanh hoàn hảo. Có thể nói đây là giải pháp tối ưu nhất cho một cuộc họp hội nghị truyền hình chuyên nghiệp.
- Nhược điểm: Chi phí đầu tư cao, cần đào tạo sử dụng thiết bị ban đầu
XEM NGAY: Một phòng họp hội nghị trực tuyến cần có những gì?
3. Họp trực tuyến qua điện thoại
Là hội nghị âm thanh (trao đổi trực tiếp bằng lời nói) thông qua điện thoại hội nghị chuyên dụng. Cơ bản giống như trao đổi qua điện thoại truyền thống nhưng nó có micro độ nhạy cao, bán kính nói chuyện rộng (>5m), có loa ngoài phát ra cho nhiều người nghe và có thể kết nối nhiều điểm gọi cùng lúc.
- Ưu điểm: Chi phí rẻ (vài triệu trở lên tùy theo chức năng của điện thoại)
- Nhược điểm: Chỉ trao đổi bằng âm thanh, không xem được mặt nhau
Giải pháp họp trực tuyến đã và đang là xu hướng hội họp trong tương lai. Việc đầu tư một phòng hội nghị trực tuyến rất cần thiết cho các doanh nghiệp. Đón đầu xu thế đó, Công Ty TNHH Cung Ứng Ngọc Thiên đã nhanh chóng cập nhật công nghệ và trở thành đại lý của hãng Polycom và các hãng khác. Chuyên cung cấp các giải pháp và thiết bị hội nghị truyền hình tại Việt Nam.
Mọi nhu cầu về giải pháp hội nghị truyền hình, điện thoại hội nghị Quý khách hãy liên hệ đến thietbihop.com để được hỗ trợ nhé !
Mọi thắc mắc vui lòng liên hệ thông tin bên dưới:
CÔNG TY TNHH CUNG ỨNG NGỌC THIÊN
Điện thoại: 028 777 98 999
Hotline/Zalo: 0899 339 028
Email: info@vnsup.com
