[Cập nhật] Hướng dẫn họp trực tuyến trên Zoom phiên bản mới nhất 2020

Zoom Meeting là một giải pháp để học trực tuyến cũng như tổ chức các cuộc họp, hội nghị trên hầu hết các nền tảng máy tính và di động. Với chất lượng truyền tải âm thanh và hình ảnh cực tốt cùng những tiện ích và sự miễn phí mà Zoom mang lại thì đây thực sự là một ứng dụng hỗ trợ việc giảng dạy trực tuyến đáng dùng. Chúng ta hãy cùng tìm hiểu cách sử dụng Zoom trong bài viết sau đây.

I. Giới thiệu hệ thống Zoom

Zoom là một giải pháp hội nghị truyền hình, các cuộc họp trực tuyến, thảo luận nhóm trên một nền tảng rất đơn giản và dễ dàng. Hệ thống hỗ trợ hình ảnh, âm thanh và chia sẻ màn hình chất lượng tốt nhất trên các hệ điều hành Windows, Mac, iOS, Android.

II. Yêu cầu tham gia

1. Yêu cầu trang thiết bị

– Máy tính để bàn, máy tính xách tay hoặc thiết bị di động có kết nối Internet: hoặc các thiết bị có kết nối 3G/4G với băng thông đường truyền tối thiểu như sau:

• 2.0 Mbps/2.0 Mbps (Tải lên/xuống) cho đàm thoại video một chiều
• 4.0 Mbps/4.0 Mbps (Tải lên/xuống) cho đàm thoại video hai chiều (hai người)
• 2.0 Mbps/6.0 Mbps (Tải lên/xuống) cho đàm thoại video ba người

– Loa và microphone: có sẵn trên máy tính hoặc thiết bị cắm ngoài qua cổng USB hoặc Bluetooth.

– Một webcam: có sẵn trên máy tính hoặc cắm ngoài qua cổng USB

– Yêu cầu bộ xử lý: 2 nhân với tốc độ 1,6GHz trở lên

– RAM tối thiểu 4GB trở lên

– Máy tính cài đặt hệ điều hành Windows: Windows 7 trở lên. Với máy tính của Apple chạy hệ điều hành Mac OS X: MacOS 10.10 Yosemite hoặc mới hơn.

2. Cài đặt ứng dụng

Đối với máy tính để bàn hoặc máy tính xách tay:

– Tải phần mềm tại trang https://zoom.us/download

– Chọn Zoom Client for Meetings

Sau khi tải về thành công vui lòng khởi chạy ứng dụng với quyền quản trị viên bằng cách click chuột phải > rồi chọn dòng Run as Administrator

– Giao diện ZOOM MEETING :

Lần đầu khởi động, cửa sổ đăng nhập hoặc tham gia vào phòng họp (mà không cần đăng ký) sẽ xuất hiện. Vui lòng chọn nút Sign In màu trắng để đăng nhập vào phần mềm. Việc đăng nhập là bắt buộc nếu bạn muốn tạo một phòng họp trực tuyến Zoom Meeting.

1. Nếu chưa có tài khoản, hãy chọn Sign Up Free (1) rồi làm theo hướng dẫn.

2. Nếu đã có sẵn tên truy cập (tên truy cập là email) và mật khẩu của tài khoản Zoom. (ở đây rất nhiều người nhầm lẫn giữa mật khẩu tài khoản Zoom với mật khẩu của email) hãy điền vào khu vực (2) rồi ấn Sign In

3. Nếu bạn muốn đăng nhập hoặc đăng ký bằng tài khoản Google (Gmail) hoặc Facebook hãy chọn nút tương ứng tại khu vực (3). Khi click vào trình duyệt web sẽ mở lên để bạn đăng nhập vào tài khoản Google hoặc Facebook của mình.

Sau khi đăng nhập, bạn sẽ được chuyển vào cửa sổ chính của phần mềm:

Ở phần tiếp thôi, chúng tôi xin hướng dẫn các bạn hai thao tác cơ bản nhất để sử dụng phần mềm :

+ Hướng dẫn tạo một cuộc họp (bạn đóng vai trò chủ tọa)

+ Hướng dẫn mời mọi người vào cuộc họp (bạn là chủ tọa)

+ Hướng dẫn tham gia một cuộc họp (bạn đóng vai trò khách mời)

III. Tạo cuộc họp trực tuyến

Để tạo một cuộc họp mới (bạn đóng vai trò người chủ tọa).

Tại thẻ Home, ấn vào New Meeting nút màu cam đặc trưng.

Sau khi ấn vào New Meeting, một cửa sổ họp sẽ xuất hiện.

Click chọn Join with Computer Audio

Sau khi xác nhận bắt đầu cuộc họp, cửa sổ cuộc họp sẽ có giao diện như sau:

Chủ phòng có thể nhìn thấy ID của phòng mình bằng cách click vào biểu tượng chữ I nằm trong vòng tròn  ở góc trên cùng bên phải.

Để mời một thành viên tham gia vào cuộc họp của mình, bạn cần thao tác như sau:

Cách 1 :

Ấn vào nút Manage Participants để mở mục quản lý thành viên. Tiếp theo ấn vào nút Invite.

Sau đó một cửa sổ mời thành viên sẽ hiện lên.

Sau khi bạn chọn vào Copy Invation.

Nội dung thư mời cuộc họp đã được lưu vào bộ nhớ tạm.

Hãy paste cho thành viên mà bạn muốn mời họp, trên Zalo, Facebook…

Trên Zalo

Cách 2 : Đơn giản và hiệu quả hơn nhiều.

Chỉ việc đưa số ID phòng họp (10 chữ số) và mật khẩu vào phòng (nếu có) cho người được mời để họ tự vào.

IV. Tham gia họp trực tuyến

Để tham gia cuộc họp trực tuyến, Tất cả các thành viên tham dự cần phải có mã số phòng họp (Meeting ID): Mã số này sẽ được người chủ tọa cuộc họp (Host Meeting) cung cấp. Nếu phòng họp có mật khẩu, bạn cần cung cấp thêm mật khẩu cho thành viên.

1. Bắt đầu tham gia

Bạn chọn nút Join (biểu tượng hình vuông màu xanh đặc trưng)

Một cửa sổ nhỏ khác hiện lên để bạn nhập số phòng.

Nhập mã số phòng vào trường trên cùng “Enter meeting ID or personal link name”

Nếu muốn tắt micro khi tham gia cuộc họp, hãy click chọn vào ô “Do not connect to audio”

Nếu muốn tắt webcam khi tham gia cuộc họp, hãy click chọn vào ô “Turn off my video”

Sau đó ấn Join

2. Màn hình giao diện

3. Thanh công cụ

Thanh công cụ này nằm dưới cửa sổ cuộc họp.

Lưu ý: Nếu không thấy thanh công cụ này. Hãy ấn nút ALT để thanh công cụ xuất hiện.

Trên thanh công cụ này, bạn có thể:

1. Mute: Bật/Tắt  mic của bạn
2. Start/Stop Video : Bật/Tắt camera (webcam) của bạn
3. Security : Quản lý các tính năng bảo vệ cuộc họp
4. Manage Participants : Hiển thị danh sách tất cả các thành viên tham gia cuộc họp cũng như để mời thêm thành viên
5. Share Screen : Chia sẻ màn hình của bạn (chia sẻ mọi thứ đang chạy trên màn hình của bạn) hoặc bạn có thể mở một ứng dụng để chia sẻ (như: Word, PowerPoint,…)
6. Chat :Trao đổi thông tin (chat) với một hoặc tất cả thành viên đang tham gia cuộc họp.
7. Record: Ghi lại cuộc họp (Việc này chỉ thực hiện được nếu bạn được phép từ người điều hành cuộc họp)
8. Reactions : Thả các biểu tượng cảm xúc vào cuộc họp
9. End Meeting : Kết thúc cuộc họp

4. Bật /Tắt Microphone

Thông thường trong cuộc họp bạn sẽ được yêu cầu TẮT microphone của bạn, khi nào bạn có câu hỏi hoặc nhận xét thì mới bật Microphone. Điều này sẽ giúp giảm thiểu việc bị vọng âm thanh. 

Để Tắt/ Bật của bạn bằng cách nhấp vào biểu tượng microphone nằm ở góc dưới bên trái của thanh công cụ.

     
          Mic đang bật                               Mic tắt

5. Share Screen

Chia sẻ màn hình của bạn (chia sẻ mọi thứ đang chạy trên màn hình của bạn) hoặc bạn có thể mở một ứng dụng để chia sẻ (như: Word, PowerPoint,…)

Để bắt đầu chia sẽ màn hình của bạn bằng cách nhấp vào biểu tượng Share Screen trên thanh công cụ :

Một hộp thoại xuất hiện : Tại đây bạn có thể nhấp vào từng mục để chia sẽ như màn hình, ứng dụng, bảng vẽ điện tử…

6. Chat

Chat hỗ trợ khả năng gửi thông tin trong thời gian bạn tham gia cuộc họp. Bạn có thể gửi thông tin riêng cho một thành viên hoặc tất cả thành viên tham gia cuộc họp.

– Bước 1. Bạn bấm vào “Chat” trên thanh công cụ

– Bước 2. Nhập nội dung thông tin cần gửi và bấm phím “Enter” trên bàn phím để gửi thông tin. Thông tin được gửi mặc định ban đầu là gửi đến tất cả các thành viên trong cuộc họp.

Để gửi thông tin đến một thành viên trong danh sách, bạn bấm chọn một thành viên trong danh sách mục To, sau đó nhập nội dung thông tin cần gửi và nhấm phím “Enter” trên bàn phím.

7. Kết thúc cuộc họp

Để kết thúc cuộc họp, bạn bấm chọn “End Meeting” trên thanh công cụ

8. Cách bảo vệ cuộc họp với tính năng Security

Trong giao diện cuộc họp ấn vào nút Security. Một menu nhỏ sẽ xổ lên.

Lock Meeting : Sau khi đã đông đủ các thành viên vào họp, chọn Lock Meeting sẽ khóa cuộc họp không cho thêm bất cứ ai vào.

Enable/Disable waiting room : Kích hoạt hoặc vô hiệu hóa tính năng phòng chờ.

Ở hạng mục menu thứ hai Allow Participants to:

Share Screen : cho phép thành viên chia sẻ màn hình

Chat : cho phép thành viên trong cuộc họp chat

Rename Themselves : cho phép thành viên trong cuộc họp thay đổi danh tính

9. Cách duyệt thành viên tham gia cuộc họp

Khi có thành viên mới vào phòng mà bạn đã bật tính năng Waiting Room, bạn buộc phải cho phép trước khi thành viên có thể tham gia vào phòng.

Mục Manage Participants sẽ sáng lên màu cam. Hãy ấn vào nút Admit để cho phép thành viên vào.

10. Cách cố định ID Meeting

11. Cách đổi ID Meeting

Khi bạn tạo một cuộc họp và chỉ muốn dùng một số ID

Bước 1 : Mở cửa sổ cài đặt Personal Meeting ID

Bước 2 : Khi cửa sổ cài đặt hiện lên, hãy nhập ID phòng gồm 10 số mà bạn mong muốn rồi ấn Save.

Lưu ý : ID nếu trùng với ID mà người khác đã chọn từ trước sẽ báo lỗi. Sẽ có thông báo màu đỏ hiện lên. Bạn hãy chọn ID khác

V. Cách khắc phục sự cố phổ biến khi sử dụng Zoom

Các bước sau đây sẽ hỗ trợ các vấn đề về công nghệ khi sử dụng hệ thống Zoom.

1. Các vấn đề về âm thanh

1. 1, Bạn không thể nghe thấy những người tham gia khác trong cuộc họp?

a. Hãy chắc chắn rằng loa âm thanh của bạn đã được bật.

b. Hãy chắc chắn rằng loa âm thanh của bạn đã được chọn để kết nối cho hệ thống Zoom.

Trên giao diện của ứng dụng, bạn bấm chọn “Settings” : Biểu tượng này nằm ở góc trái trên cùng trong cửa sổ ứng dụng.

Sau đó, bạn chọn vào “Audio” (1) bên trái màn hình, bấm nút “Test Speaker” (2). Nếu bạn nghe thấy âm thanh thì thiết lập âm thanh là đúng. Nếu bạn không nghe thấy thì bạn bấm chọn thiết bị khác trong hộp thả xuống (3), và bấm lại nút “Test Speaker” (2). Lặp lại các bước này cho đến khi bạn nghe thấy âm thanh.

1.2, Các thành viên khác không nghe thấy bạn?

Hãy chắc chắn rằng bạn đã có một thiết bị microphone trên máy tính hoặc microphone cắm thêm bên ngoài đang hoạt động và được sử dụng cho hệ thống zoom.

Sau đó, bạn chọn vào “Audio” (1) bên trái màn hình, bấm nút “Test Mic” (2), bạn sẽ thấy các thanh màu xanh chạy trên thanh Volume và âm thanh của bạn sẽ được phát qua loa.

Nếu bạn không nhìn các thanh màu xanh chạy trên thanh Volume hoặc không nghe thấy âm thanh của bạn qua loa thì bạn bấm chọn mic khác trong hộp thả xuống (3) và lặp lại quá trình này.

1.3, Các thành viên khác nghe thấy tiếng vang khi bạn nói?

Điều này có nghĩa rằng tiếng vang là bắt nguồn từ máy tính của bạn. Bạn có hai lựa chọn:

a. Điều chỉnh độ nhạy microphone trên máy tính của bạn hoặc có thể cần nhắc khoảng cách giữa microphone và loa của bạn.

Trên giao diện của ứng dụng, bạn bấm chọn “Settings”

Sau đó, bạn chọn vào “Audio” (1) bên trái màn hình

Sau đó, bạn bấm bỏ chọn “Automatically adjust Microphone” (2) và kéo thanh trượt về phía bên trái (3).

b. Sau đó, bạn bấm bỏ chọn “Automatically adjust Microphone” (2) và kéo thanh trượt về phía bên trái (3).

Đối với máy tính xách tay, microphone và loa âm thanh không đủ khoảng cách xa nên âm thanh sẽ bị vọng âm. Để khắc phục hiện tượng này bạn nên sử dụng Headphone.

1.4, Bạn nghe thấy tiếng vang khi thành viên khác nói?

Nguyên nhân là do từ phía các thành viên khác. Không có cách nào khác là bạn yêu cầu thành viên có bị tiếng vang kiểm tra theo các nguyên nhân được liệt kê ở trên.

2. Các vấn đề về video

1. Không thể nhìn thấy những người tham gia khác trong cuộc họp?

Bạn chưa cài đặt phần mềm Zoom trên máy tính của bạn hoặc bạn chưa đăng nhập tham gia cuộc họp. Hãy chắc chắn rằng bạn đã cài đặt phần mềm Zoom trên máy tính của bạn và đăng nhập tham gia vào cuộc họp.

2. Những thành viên khác không thể nhìn thấy bạn?

Hãy chắc chắn rằng webcam của bạn đã được bật hoặc được cắm vào và được chọn sử dụng trong hệ thống Zoom. Để kiểm tra tình trạng này xem trong màn hình của cuộc họp, bạn bấm chọn biểu tượng camera trên thanh công cụ

Nếu hình ảnh chưa hiển thị, bạn bấm chọn “Settings” trên thanh công cụ

Sau đó, bạn chọn vào “Video” (1) bên trái màn hình

Bạn chọn thiết bị camera thích hợp trong hộp thả xuống (2) khi đó hình ảnh sẽ hiển thị. Nếu bạn sử dụng camera cắm ngoài, bạn cần kiểm tra lại kết nối qua cổng USB trên máy tính.

3. Tôi không thể tham gia vào cuộc họp

Khi vào cuộc họp tôi chỉ thấy màn hình màu trắng với nội dung

Please wait, the meeting host will let you in soon.

Đây không phải là lỗi mà là một tính năng do chủ phòng kích hoạt. Mỗi khi có thành viên mới vào phòng. Bạn buộc phải được sự cho phép của chủ phòng mới có thể vào.

Hãy liên hệ với chủ phòng để thông báo rằng mình vẫn đang chờ ở ngoài.

Xem thêm các lỗi thường gặp khi sửa dụng Zoom Meeting: TẠI ĐÂY