Trong bài viết dưới đây, chúng tôi đưa ra một số câu hỏi thường gặp về hội nghị video. Hy vọng một phần nào đó giúp ích cho quý khách hàng.
1. Sự khác biệt giữa hội nghị truyền hình và hội nghị web là gì?
Trong khi có một số khác biệt, các dịch vụ này đang ngày càng trở nên giống nhau. Ban đầu, các công ty hội nghị truyền hình tập trung vào việc cung cấp phần cứng. Như máy quay video, màn hình, micrô và loa – sẽ được lắp đặt trong các phòng hội nghị cụ thể. Các doanh nghiệp sau đó có thể tổ chức các cuộc gặp mặt trực tiếp. Với những người khác có công nghệ tương tự được cài đặt vào cuối của họ. Hội nghị web tập trung nhiều hơn vào việc cho phép mọi người tổ chức các cuộc gọi video. Và các cuộc họp trực tuyến thông qua máy tính và thiết bị di động của họ.
Ngày nay, nhiều dịch vụ hội nghị truyền hình cũng cho phép hội thảo trên web. Và cho phép người dùng tự do tham gia từ bất kỳ thiết bị nào. Trong khi các công ty vẫn có thể trang bị phòng hội nghị với phần cứng để tổ chức các cuộc họp. Phần lớn dịch vụ được lưu trữ trên đám mây.
2. Thử thách hội nghị truyền hình lớn nhất hiện nay là gì?
Một thách thức lớn là đảm bảo có đủ băng thông internet để hỗ trợ các loại dịch vụ này. Các doanh nghiệp ngày nay dựa vào internet cho một loạt các nhu cầu. Bên cạnh việc tìm kiếm trực tuyến và truy cập các chương trình quan trọng như Microsoft Office và G Suite, một số doanh nghiệp sử dụng internet để chạy dịch vụ điện thoại của họ và xử lý thanh toán bằng thẻ tín dụng. Thêm hội nghị truyền hình vào hỗn hợp đặt một căng thẳng lớn khác về việc sử dụng băng thông.
Để tận dụng tối đa dịch vụ hội nghị video của bạn, bạn phải tính đến việc băng thông được sử dụng cho các nhu cầu trực tuyến khác của doanh nghiệp bạn như thế nào. Khi xác định lượng băng thông bạn cần, hãy cân nhắc tất cả các mục đích sử dụng và lên kế hoạch phù hợp.
An ninh là một mối quan tâm khác. Vì các cuộc họp quan trọng có thể được ghi lại và các tệp có khả năng nhạy cảm có thể được chia sẻ qua lại. Các doanh nghiệp không thể sử dụng các dịch vụ hội nghị video không sử dụng các giao thức bảo mật cập nhật nhất.
3. Phần mềm hội nghị truyền hình miễn phí tốt nhất là gì?
Mặc dù bạn có thể tìm thấy các gói trả phí với giá tương đối rẻ. Nhưng nếu bạn không cần tất cả các công cụ và tính năng mà dịch vụ trả phí cung cấp. Bạn có thể tốt hơn với gói miễn phí. Nếu bạn đang tìm kiếm phần mềm hội nghị truyền hình miễn phí, bạn có rất nhiều tùy chọn.
Skype là một lựa chọn miễn phí. Với nó, bạn có thể thực hiện các cuộc gọi video nhóm với tối đa 50 người. Google Hangouts là một giải pháp hội nghị video khác miễn phí, cho phép bạn lưu trữ các cuộc gọi video với tối đa 10 người cùng một lúc.
Nhiều dịch vụ hội nghị truyền hình trả tiền cung cấp các gói miễn phí. Zoom, sự lựa chọn của chúng tôi cho dịch vụ hội nghị video tổng thể tốt nhất, có gói miễn phí bao gồm nhiều tính năng và cho phép bạn tổ chức hội nghị với tối đa 100 người. Hạn chế duy nhất cho tùy chọn này là bạn bị giới hạn trong các cuộc họp 40 phút.
Webex là một trong những lựa chọn tốt nhất của chúng tôi cung cấp dịch vụ miễn phí. Bạn có thể tổ chức các cuộc họp với tối đa 100 người. Và không có giới hạn về thời gian các cuộc họp của bạn có thể kéo dài.
4. Những lợi thế và bất lợi của hội nghị truyền hình là gì?
Có nhiều lợi thế khi sử dụng hệ thống hội nghị truyền hình. Trước hết, họ cho phép bạn gặp một nhóm người không ở cùng một địa điểm. Không giống như một cuộc gọi hội nghị thông thường nơi mọi người đều có mặt trên điện thoại, hội nghị truyền hình mang đến cho bạn tất cả các mặt đối mặt.
Mặc dù nó không thay thế các tương tác trực tiếp, nhưng việc nhìn thấy những người bạn đang gặp, ngay cả khi nó ở trên màn hình video, khiến cho các cuộc họp của bạn cảm thấy thân thiện hơn so với một cuộc gọi. Nó cũng buộc mọi người ít nhất phải cố gắng chú ý đến cuộc họp. Không giống như khi bạn tham gia một cuộc gọi hội nghị thông thường, những người tham gia khác trong một cuộc hội thảo video có thể thấy khi bạn đang có xu hướng thực hiện các nhiệm vụ khác.
Bên cạnh khả năng gặp mặt trực tiếp. Hội nghị truyền hình cung cấp một số công cụ để làm cho các cuộc họp hiệu quả hơn. Một ví dụ về điều này là chia sẻ màn hình. Nếu bạn có một tài liệu hoặc bản trình bày để giúp ghi điểm. Bạn có thể chia sẻ màn hình của mình để mọi người có thể theo dõi.
Bạn cũng có thể ghi lại các cuộc họp của bạn. Nếu bạn đang thuyết trình, khả năng ghi lại để bạn có thể lặp lại ở những người không thể tham dự là một lợi thế rất lớn cho hội nghị video.
Một bất lợi cho hội nghị truyền hình là bạn phải chịu đựng công nghệ cần thiết để chạy các hệ thống. Nếu kết nối internet của bạn yếu, nó sẽ ảnh hưởng đến chất lượng cuộc gọi. Ngoài ra, không phải tất cả các hệ thống đều được tạo ra như nhau về cách chúng hoạt động. Một số là glitchier hoặc sụp đổ nhiều hơn những người khác. Điều quan trọng là tìm kiếm một giải pháp hội nghị video có độ tin cậy cao.
5. Bạn nên tìm kiếm gì khi đưa phần mềm truyền thông video vào thử nghiệm?
Bạn nên xem xét một số tiêu chí khi chọn giải pháp hội nghị truyền hình. Đầu tiên, và có thể là quan trọng nhất, là nó dễ sử dụng như thế nào. Bạn không muốn một nền tảng hội nghị video gây khó chịu cho những người lưu trữ hoặc tham gia một cuộc họp. Bạn muốn có một đường cong học tập nhanh để người dùng không cố gắng tìm hiểu mọi thứ hoạt động như thế nào khi họ nên tập trung vào một cuộc họp.
Bạn cũng muốn có một hệ thống cung cấp tất cả các tính năng và công cụ mà công ty bạn cần. Không phải ai cũng có những yêu cầu giống nhau, nhưng ở mức tối thiểu, bạn nên có một hệ thống cung cấp chia sẻ màn hình, video HD và âm thanh chất lượng cao. Các tính năng khác bạn có thể thấy cần thiết là ghi âm cuộc họp, tùy chọn quay số và nhắn tin tức thì với những người tham dự khác.
Một khía cạnh khác cần xem xét là có bao nhiêu người tham gia phần mềm cho phép trong mỗi cuộc họp và có bao nhiêu người tham dự có thể có mặt trên video cùng một lúc. Nếu bạn không bao giờ có hội nghị lớn, hầu hết các tùy chọn trên thị trường sẽ phục vụ nhu cầu của bạn. Tuy nhiên, nếu bạn cần tổ chức hội nghị với hơn 50 người, hãy đảm bảo giải pháp hội nghị video bạn chọn có thể phù hợp với nhu cầu của bạn. Một số nền tảng cũng giới hạn số lượng người có thể sử dụng máy ảnh cùng một lúc, trong khi những nền tảng khác cho phép mọi người tham dự có bật máy ảnh của họ.
Một cân nhắc lớn khác, như mọi khi, nên là giá cả. Bạn muốn một hệ thống sẽ đáp ứng tất cả các nhu cầu của bạn nhưng không phá vỡ ngân hàng. Có nhiều lựa chọn hợp lý, vì vậy hãy chọn một lựa chọn phù hợp với ngân sách của bạn.
6. Những phần cứng và thiết bị cần thiết cho hội nghị video?
Thiết bị bạn sẽ cần phụ thuộc vào cách bạn muốn tiến hành hội nghị video của mình. Nếu bạn muốn sử dụng máy tính để bàn, máy tính xách tay hoặc thiết bị di động, bạn không cần thêm bất kỳ thiết bị nào miễn là mỗi thiết bị đều có camera và micrô tích hợp.
Tuy nhiên, nếu bạn muốn biến một không gian trong văn phòng của mình thành một phòng có thể hỗ trợ các hội nghị video, bạn sẽ cần các thiết bị khác, bao gồm máy ảnh, micrô, loa và màn hình video. Bạn cũng sẽ cần một bàn điều khiển để điều hành cuộc họp. Các bảng điều khiển cho phép bạn bắt đầu và kết thúc các cuộc họp và cung cấp cho bạn tùy chọn liên kết để chia sẻ màn hình của bạn.
