Để tổ chức thành công 1 buổi hội nghị trực tuyến quy mô doanh nghiệp, bên cạnh việc chuẩn bị chu đáo về trang thiết bị hội nghị, bố trí 1 không gian hội nghị phù hợp, đảm bảo đầy đủ tiện nghi cho buổi hội nghị được diễn ra suôn sẻ đóng 1 vai trò quan trọng. Danh sách một số mô hình phòng họp trực tuyến chuẩn cho doanh nghiệp lớn dưới đây có lẽ sẽ giúp ích cho bạn trong việc lên ý tưởng, bố trí 1 phòng họp trực tuyến chuyên nghiệp.
Những yếu tố cơ bản mà mọi phòng họp trực tuyến cần kết hợp
- Điện thoại phòng họp
- Lên lịch và trưng bày phòng hội thảo
- Đồ nội thất phù hợp, chẳng hạn như bàn hội nghị, ghế, bộ lưu trữ, bảng trắng, màn hình trình chiếu/ Tivi,…
- Trang thiết bị hội nghị: Webcam hội nghị, loa, micro, máy tính,….
- Ánh sáng và âm thanh phù hợp Kích thước màn hình video chính xác cho các cuộc họp và bản trình bày ảo
- Khoảng không gian phù hợp, vị trí thuận tiện
- Các yếu tố thiết kế củng cố thương hiệu của bạn
- Thiết kế đầy cảm hứng khuyến khích sự sáng tạo.
*Xem thêm: Một phòng họp hội nghị trực tuyến cần có những gì?
Mô hình phòng họp trực tuyến chuẩn cho doanh nghiệp lớn
1. Mô hình phòng họp nhóm nhỏ
Thông thường, phòng họp nhóm được thiết kế với một bàn họp nhỏ có thể ngồi thoải mái từ 4 đến 6 người. Những không gian nhỏ gọn này lý tưởng cho các cuộc họp ngắn và các cuộc gọi hội nghị quy mô nhỏ cần sự riêng tư.
* Bố trí phòng họp:
Thông thường, một nửa bàn tròn/ bàn chữ nhật được đặt dựa vào tường để tối đa hóa không gian. Bạn có thể muốn đặt những chiếc ghế sao cho tất cả chúng có thể đối diện với màn hình TV hoặc video sound bar . Tùy thuộc vào nhu cầu của bạn, bạn có thể sắp xếp ghế theo thiết lập 2 x 2 thông thường (hai mặt đối diện nhau) hoặc xếp chúng theo hình chữ U đối diện với TV.
* Mô hình tham khảo:
2. Mô hình phòng họp trực tuyến cá nhân
Phòng họp trực tuyến cá nhân thường được dùng cho giám đốc điều hành, trưởng phòng,…những nhà quản lý cần không gian hội nghị riêng. Tại đây, có thể bắt đầu cuộc gọi hội nghị một cách liền mạch thông qua thiết bị di động hoặc máy tính để bàn kết hợp với các thiết bị hội nghị chuyên dụng.
* Bố trí phòng họp:
Văn phòng họp trực tuyến cá nhân điển hình thường được trang bị một chiếc bàn lớn, điện thoại hội nghị, máy tính và các công cụ quan trọng khác. Trong phòng cũng có thể đặt những chiếc ghế dài được bố trí xung quanh bàn họp, đây cũng là nơi hoàn hảo để đặt 1 chiếc loa hội nghị Bluetooth.
* Mô hình tham khảo:
3. Mô hình phòng họp Boardroom
Phòng họp kiểu Boardroom thường dùng để phục vụ cho các cuộc thảo luận cấp cao hoặc các cuộc họp với Hội đồng quản trị, mục tiêu là tương tác nhóm.
* Bố trí phòng họp:
- Trong phòng họp Boardroom, có thể lắp đặt bàn họp hình bán nguyệt để không có sự cản trở về tầm nhìn của bất kỳ ai về các slide hoặc diễn giả của cuộc họp. Mô hình bàn họp bán nguyệt này phù hợp để hiển thị các bản trình bày slide và cho các cuộc họp ưu tiên sự tương tác giữa người nói và khán giả.
- Một lựa chọn khác là bố trí bàn hình chữ nhật hoặc hình bầu dục/ bàn chữ U với 6-24 ghế đối diện nhau. Điều này thật tuyệt vời khi bạn có một phòng họp lớn hơn để làm việc, nơi bàn ở giữa không gian và những người tham gia quay mặt vào nhau để khuyến khích sự tương tác trực diện nhiều hơn.
* Mô hình tham khảo:
4. Mô hình theo kiểu phòng học/ phòng đào tạo trực tuyến
Cách bố trí phòng họp theo kiểu phòng học/ phòng đào tạo trực tuyến rất phù hợp cho nhu cầu đào tạo, giảng dạy nghiệp vụ chuyên môn hoặc tổ chức hội thảo trực tuyến ra mắt sản phẩm mới, hội nghị khách hàng quy mô lớn,….
* Bố trí phòng họp:
Cách bố trí giống như trong các lớp học, phòng đào tạo. Thông thường, những chiếc ghế được xếp thành hàng, quay về cùng một hướng. Vẫn có bàn làm việc cá nhân hoặc bàn dài hơn dành cho một vài người. Có thể sắp xếp căn phòng sao cho mọi người đều tập trung vào người thuyết trình.
* Mô hình tham khảo:
5. Mô hình phòng họp theo bố cục khán phòng
Cuối cùng, bố trí phòng hội nghị lớn nhất là khán phòng. Bố cục này lý tưởng dùng để chia sẻ thông tin, dễn thuyết trước số lượng lớn khán giả. Vì vậy, cần một hệ thống micrô có thể lấp đầy toàn bộ không gian bằng âm thanh mạnh mẽ. Ngoài ra, có thể yêu cầu thiết lập micrô không dây để thuyết trình năng động hơn và trả lời câu hỏi của khán giả linh hoạt hơn.
* Bố trí phòng họp:
Chúng có cách sắp xếp tương tự như lớp học, với những chiếc ghế hướng ra khu vực “sân khấu” được thiết kế cho các bài thuyết trình và bài giảng. Tuy nhiên, khán phòng không có bàn và thậm chí có thể không có bàn có thể thu vào để ghi chép.
* Mô hình tham khảo:
Xem thêm:
Trọn bộ họp trực tuyến Logitech tốt nhất cho doanh nghiệp lớn
Thông tin liên hệ
CÔNG TY TNHH CUNG ỨNG NGỌC THIÊN
Điện thoại/Zalo: 028 777 98 999
Hotline kỹ thuật: 1900099978
Email: info@vnsup.com
