Trong quá trình lựa chọn thiết bị hội nghị truyền hình trực tuyến, việc có những tiêu chí để lựa chọn thiết bị và nền tảng phù hợp là rất cần thiết. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ gợi ý một số tính năng mà cuộc họp hội nghị truyền hình cần có và xem nó như một số tiêu chí về để quá trình cộng tác nhóm của bạn được trơn tru và hiệu quả hơn.
Những tính năng một cuộc họp hội nghị truyền hình cần có
Video chất lượng cao
Các cuộc họp hiệu quả đòi hỏi hình ảnh rõ ràng để những người tham gia cảm thấy mình đang ở trong phòng với nhau, cho dù đang ở khoảng cách bao xa.
Hội nghị truyền hình HD tạo ra trải nghiệm chân thực hơn, điều này rất quan trọng để giúp đồng nghiệp xây dựng lòng tin với nhau và khuyến khích một môi trường ảo mang tính cộng tác hơn.
Đây cũng là điều bắt buộc phải có đối với các cuộc họp video trực tiếp với khách hàng như quảng cáo chào hàng và hội thảo trên web. Bạn muốn mọi người có ấn tượng tích cực về thương hiệu của bạn sau mỗi trải nghiệm, cho dù đó là khách hàng tiềm năng hay nhân viên phải không nào?
Khi chọn camera hãy lưu ý kĩ về chất lượng video nhé!
Nền tảng cho phép tích hợp nhiều tùy chọn âm thanh
Người dùng có thể sẽ tham gia bằng điện thoại hoặc máy tính, cho nên phần mềm/ nền tảng bạn sử dụng cần cho phép họ tham gia từ bất kỳ đâu, bất kì thiết bị nào với chất lượng cuộc gọi như nhau.
Phần mềm của bạn cần tạo số cuộc gọi hội nghị và mã PIN cũng như URL cuộc họp tùy chỉnh để giúp mọi người dễ dàng tham gia.
Dấu hiệu chỉ báo người đang nói chuyện
Trong các cuộc họp lớn, nhiều người, không phải lúc nào cũng dễ dàng để biết ai đang nói chuyện. Điều đó dẫn đến, một số người có thể dành sự tập trung của mình để cố gắng tìm ra ai đang nói thay vì lắng nghe những gì đang được nói. Và rồi họ không thực sự tham gia vào cuộc trò chuyện cho lắm.
Khi có dấu hiệu chỉ báo người đang nói chuyện, người đang nói sẽ được dễ dàng xác định.
Tính năng này cũng hữu ích khi micrô của ai đó thu được tiếng ồn xung quanh. Thay vì lãng phí thời gian cố gắng để tìm ra ai đang phát tiếng ồn hoặc dừng cuộc họp để giải quyết tiếng ồn, mỗi cá nhân có thể tự nhận biết và tắt tiếng của mình. Hoặc người tổ chức có thể tắt tiếng họ để cuộc họp có thể tiếp tục mà không bị gián đoạn.
Ghi âm cuộc họp
Khi làm việc từ xa, không phải lúc nào mọi người cũng có mặt đầy đủ trong cuộc họp. Và khi đó tính năng ghi lại toàn bộ cuộc họp và chia sẻ nó, trở nên rất cần thiết. Bất kỳ ai không thể tham dự đều có thể xem toàn bộ cuộc họp vào lúc khác.
Tính năng ghi âm cũng rất có ích nếu bạn muốn xem lại cuộc họp để rút kinh nghiệp hơn với những gì đã nói.
Nếu tổ chức của bạn muốn ghi lại các cuộc họp thường xuyên, hãy đảm bảo rằng giải pháp hội nghị truyền hình của bạn cung cấp dung lượng lưu trữ đám mây không giới hạn.
Chú thích và chia sẻ màn hình
Chia sẻ màn hình và ứng dụng cho phép các cuộc họp tương tác hơn. Bất kỳ ai cũng có thể chia sẻ màn hình và sau đó tất cả những người tham gia có thể đánh dấu các phần của màn hình hoặc làm nổi bật thông tin cụ thể mà họ đang nói đến.
Khi thực hiện điều này trong thời gian thực sẽ giúp cuộc họp diễn ra liền mạch và giúp mọi người gắn kết hơn.
Ghi chú cuộc họp
Thay vì mong đợi mọi người ghi chú cá nhân trong cuộc họp, với phần mềm hội nghị truyền hình tiên tiến, bạn có thể ghi lại các mục hành động, các bước tiếp theo và các điểm chính trong thời gian thực. Bạn có thể tiết kiệm nhiều thời gian hơn nữa nếu phần mềm của bạn tự động gửi các ghi chú cuộc họp này cho tất cả những người tham gia sau cuộc họp.
Ưu điểm của việc có thể tạo ghi chú cuộc họp được chia sẻ là mọi người sẽ rời cuộc họp với cùng một thông tin – điều đó có nghĩa là mọi người đều hiểu rõ về những gì đã được quyết định trong cuộc họp và bước tiếp theo cần làm là gì.
Tính năng trò chuyện nhóm và riêng tư
Các câu hỏi và nhận xét chắc chắn sẽ xuất hiện trong các cuộc họp, vì vậy bạn sẽ muốn có chức năng trò chuyện nhóm nhanh chóng. Với trò chuyện nhóm, bạn có thể đăng câu hỏi để mọi người xem và trả lời hoặc chia sẻ thông tin, chẳng hạn như liên kết đến các tài nguyên được đưa ra trong cuộc họp.
Tính năng trò chuyện riêng tư rất hữu ích khi một người tham gia cần nói điều gì đó hoặc đặt câu hỏi, nhưng không muốn liên quan đến toàn bộ nhóm hoặc làm chậm tiến trình của cuộc họp.
Xem thêm: Tại sao nên sử dụng thiết bị hội nghị truyền hình USB?
Tài liệu tham khảo: https://www.intermedia.com/blog/7-video-conferencing-features-hybrid-teams-need-better-collaboration/
