Trong thời buổi công nghệ số phát triển mạnh mẽ như hiện nay, hình thức họp trực tuyến dần thế chỗ cho phương thức hội họp gặp mặt trực tiếp với nhiều ưu điểm vượt trội. Cùng với sự phát triển này, các khái niệm: Webinar, Web seminar đầ xuất hiện, và chắc chắn ràng bạn đã nghe nhắc đến những cụm từ này ở đâu đó rồi. Vậy Web seminar là gì, có mối liên hệ gì với Webinar? Cùng tìm hiểu chi tiết qua bài viết dưới đây.
Khái niệm Web seminar là gì?
Web Seminar (Hội thảo trên Web) là các cuộc họp trực tuyến trong đó người tổ chức mời một danh sách những người tham dự có thể nghe hoặc xem bài thuyết trình trực tuyến của một hoặc nhiều người cùng thuyết trình. Sự kết hợp giữa ‘web’ và ‘seminar’ còn tạo nên tên gọi chung là “Webinar”- một thuật ngữ cũng được dùng để chỉ đến hội thảo trên web hay các sự kiện tổ chức trực tuyến. Hội thảo trên web là một sự kiện được tổ chức ảo mà chỉ có khán giả trực tuyến tham dự.
Ngày nay, có nhiều phần mềm hỗ trợ hội thảo trên Web ra đời, một trong những phần mềm mềm nổi bật nhất phải kể đến Zoom Webinar, hay còn được gọi tắt là Webinar.
Xem ngay: Webinar là gì? Cách tạo Webinar miễn phí trên Zoom
Những tính năng cơ bản của Webinar
Dưới đây là một số tính năng cơ bản của hội thảo trên web thường có trên các phần mềm và dịch vụ hội thảo trên web khác nhau:
- Giao tiếp dựa trên âm thanh, video và văn bản trong thời gian thực
- Dễ dàng trình bày trình chiếu, tài liệu và nội dung màn hình
- Chia sẻ, tải xuống và ghi lại các bài giảng hoàn chỉnh và chia sẻ hoặc xem chúng sau đó
- Khảo sát, thăm dò ý kiến người xem, Q&A, thực hiện các bài kiểm tra và câu đố
Hội thảo trên web giúp người thuyết trình tương tác với khán giả của họ bằng nhiều cách khác nhau như trò chuyện, khảo sát, thăm dò ý kiến, câu đố và bảng câu hỏi. Những người tham dự cũng có thể chia sẻ sự kiện hội thảo trên web bằng cách sử dụng các trang mạng xã hội.
Người ta cho rằng nếu bạn đến muộn trong một buổi hội thảo, bạn sẽ bỏ lỡ một phần của nó. Nhưng có nhiều loại hội thảo trên web khác nhau, một số trong số đó giúp giảm thiểu vấn đề này.
Các loại hội thảo trên Webinar
Hội thảo trên web có thể được phân loại thành ba loại dựa trên các bản phát hành và tính sẵn có.
- Live Webinars
- On-Demand Webinars
- Automated Webinars
Live Webinars (Hội thảo trực tiếp trên Web)
Live Webinar thường là các sự kiện diễn ra một lần trong ngày và giờ được chỉ định. Không có tùy chọn nào để xóa hoặc tạm dừng hội thảo live trực tiếp trên web. Live Webinar diễn ra giống như một buổi hội thảo thực tế do một người thực hiện. Nếu tham gia muộn, bạn sẽ bỏ lỡ một phần của hội thảo live trên webinar.
On-Demand Webinars (Hội Thảo Trên Web Theo Yêu Cầu)
Hội thảo trên web theo yêu cầu cho phép khán giả đã đăng ký sau đó xem hội thảo vào thời điểm họ mong muốn. Dựa trên các tính năng của phần mềm Webinar được sử dụng, người xem có thể sử dụng các hình thức tương tác như câu hỏi bỏ phiếu (polling) hoặc hỏi đáp (Q&A).
Automated Webinars (Hội Thảo Trên Web Tự Động)
Hội thảo trên web tự động hoạt động theo thứ tự:
- Người thuyết trình ghi lại và tải hội thảo trên webinar lên nền tảng được hỗ trợ
- Ngày và thời gian phát hành được thiết lập
- Khi đến ngày và giờ được chỉ định, hội thảo trên web sẽ được phát trực tiếp cho khán giả.
Hội Thảo Trên Web Hoạt Động Như Thế Nào?
Để thiết lập hội thảo trên web, bạn cần cài đặt và đăng ký bản quyền phần mềm hội nghị trực tuyến (Zoom Webinar/Zoom Meeting) và chuẩn bị các trang thiết bị cần thiết (máy tính, Webcam, loa, micro,tai nghe,…).
Dưới đây là danh sách các bước cần thực hiện để dễ dàng tạo hội thảo trên web.
- Đăng ký bản quyền Zoom Webinar để tổ chức hội thảo trên web của bạn.
- Đặt ngày và giờ cho hội thảo trên web của bạn
- Chọn và chuẩn bị chủ đề, nội dung tương ứng cho hội thảo
- Quảng cáo hội thảo trên web của bạn – giới thiệu hội thảo trên web bằng cách sử dụng phương tiện truyền thông xã hội và các trang mạng xã hội (facebook, Twitter,…) để thu hút sự chú ý và quan tâm của những người khác.
- Thực hành trước khi phát TRỰC TIẾP – kiểm tra thiết bị và cài đặt của thiết bị.
Xem ngay: Hướng dẫn cách đăng ký tài khoản Webinar đơn giản nhanh chóng
Phần Mềm Hội Thảo Trên Web
Dưới đây là danh sách các phần mềm và dịch vụ hội thảo trên web (miễn phí và trả phí) nổi tiếng nhất hiện nay mà bạn có thể sử dụng để tổ chức thành công các sự kiện trực tuyến.
- Zoom Meeting
- Zoom Webinar
- Webex Meeting
- Microsoft Teams
Sau khi hội thảo trên web được tạo, tất cả những gì còn lại là gửi lời mời, chia sẻ liên kết trên phương tiện truyền thông xã hội – nếu đó là hội thảo trên web công khai – và quảng bá nó để mở rộng phạm vi tiếp cận tối đa.
Tham Gia Hội Thảo Webinar
Việc tham gia hội thảo webinar trở nên khá dễ dàng. Tất cả những gì bạn cần để tham gia là nhấp vào liên kết hội thảo trên web và đăng ký bằng bất kỳ thiết bị nào được kết nối internet của bạn. Yêu cầu đối với thiết bị được sử dụng để đăng ký và tham gia hội thảo Webinar như sau:
- Kết nối ổn định với mạng tốc độ cao
- Phần mềm cần thiết được yêu cầu để truy cập hội thảo trên web (nếu được yêu cầu)
- Khả năng đầu ra video và âm thanh tốt
- Hầu hết các thiết bị do nhiều người sở hữu đều có khả năng hỗ trợ hội thảo trên web ngay lập tức mà không cần nhiều thiết lập – ngoại trừ cài đặt phần mềm hội thảo trên web nếu được yêu cầu.
Sau khi đăng ký, bạn có thể tham gia hội thảo webinar vào ngày và giờ được chỉ định.
Lợi Ích Của Webinar
Webinar mang lại rất nhiều ưu điểm và loại bỏ nhiều hạn chế của hội thảo trực tiếp. Trong khi hội thảo ngoài đời thực có một số hạn chế sau:
- Yêu cầu sự có mặt trực tiếp của người tham gia
- Không độc lập và linh hoạt
- Số lượng tùy chọn tương tác ít hơn
- Tốn nhiều thời gian, tiền bạc và chỉ lên kế hoạch tổ chức một buổi hội thảo duy nhất
Hội thảo trên web tận dụng tối đa cả hai thế giới thực và ảo, cung cấp trải nghiệm liền mạch và linh hoạt cho người dùng. Dưới đây là danh sách một số lợi ích mà Webinar đem lại:
Chi phí thấp
Hội thảo trên web giúp tiết kiệm tối đa chi phí đi lại và giảm đáng kể số tiền mà người tổ chức và người tham dự chi cho việc tạo hoặc tham dự hội thảo tương ứng. Hội thảo trên web cũng có xu hướng chủ yếu là miễn phí trong khi cung cấp nhiều giá trị cho người xem và doanh nghiệp. Điều này làm cho hội thảo trên web tiết kiệm chi phí hơn rất nhiều so với tổ chức hội thảo thực tế.
Mang đến nhiều tiện Lợi
Vì Webinar được tổ chức trực tuyến, nó cho phép mọi người lưu trữ và xem chúng ngay từ nhà hoặc tại văn phòng một cách thoải mái. Tất cả những gì được yêu cầu là kết nối internet ổn định để tham gia và theo dõi sự kiện Webinar được tổ chức.
Phạm Vi Tiếp Cận Trên Toàn Thế Giới
Một người có thể tổ chức hội thảo trên web cho khán giả trên khắp thế giới với một phần nhỏ chi phí. Dễ dàng tiếp cận nhóm đối tượng lớn hơn bao gồm mọi người từ khắp nơi trên thế giới, thay vì chỉ địa phương của bạn. So với điều này, chi phí đi lại để tổ chức hội thảo cho một nhóm lớn hoặc tham dự hội thảo ở một quốc gia khác sẽ cao hơn số tiền cho phép bạn tạo hoặc xem hội thảo trên web trong nhiều tháng.
Hiệu quả tương tác cao
Webinar hỗ trợ tương tác khá tốt với tất cả các tính năng nổi bật như: tổ chức các cuộc khảo sát, thăm dò ý kiến và bảng câu hỏi. Các hoạt động này chắc chắn sẽ khiến khán giả khá quan tâm và giúp hội thảo trở nên dễ hiểu hơn. Hội thảo trên web cũng giúp quản lý lượng khán giả lớn hơn vì mọi người đều có xu hướng nghe âm thanh và xem video của riêng họ, mang lại cảm giác cá nhân hơn.
Quảng bá Hình Ảnh Thương Hiệu
Hội thảo trên web hoạt động như một nền tảng để các doanh nghiệp tiếp cận đối tượng mục tiêu và liên hệ trực tiếp với họ. Xu hướng này giúp cải thiện khả năng nhận diện thương hiệu và phổ biến hình ảnh của người trình bày (cá nhân, thương hiệu hoặc đại diện doanh nghiệp) trong mắt khán giả.
Mở rộng tiềm năng bán hàng
Để tham dự hội thảo trên webinar, người xem phải quan tâm đến hội thảo đó mới tự nguyện đăng ký. Điều này chứng tỏ đây là một công cụ thu thập dữ liệu và tạo khách hàng tiềm năng có giá trị. Vì chỉ những người quan tâm mới tự nguyện đăng ký, hội thảo trên web giúp các doanh nghiệp tạo ra một danh sách dài các khách hàng tiềm năng và khách hàng tiềm năng trong thời gian ngắn. Webinar cũng có thể được sử dụng để tăng doanh số bán hàng bằng cách chuyển đổi người xem thành khách hàng tiềm năng. Điều này có thể được thực hiện bằng cách bán cho người xem các sản phẩm được giới thiệu.
Tổng kết
Hội thảo trên web (Webinar ) có thể được sử dụng thành công trong nhiều ngành và lĩnh vực. Webinar thuận tiện cho cả người tham dự, diễn giả và người tổ chức nói chung. Đây là lý do tại sao Webinar đã trở thành một trong những công cụ bán hàng quan trọng nhất cho các cá nhân và doanh nghiệp.
