Tất cả chúng ta đều đã từng tham gia một cuộc họp cùng với đồng nghiệp “ấy”. Người mà gặp những sự cố kỹ thuật liên tục khiến những người khác trong cuộc họp thất vọng và trợn tròn mắt. Hết lần này đến lần khác, âm thanh không tốt và tiếng ồn xung quanh khiến cuộc họp không diễn ra suôn sẻ và hiệu quả.
- Trên thực tế, trong Báo cáo về các cách làm việc kết hợp năm 2022 của Jabra, có đến 53% nhân viên cho biết họ dễ bị phân tâm hơn trong các cuộc họp ảo so với các cuộc họp trực tiếp hoàn toàn.
- Với 80% tất cả các cuộc họp ngày nay là ảo hoặc kết hợp. Điều này rõ ràng có thể là một trở ngại lớn đối với năng suất công việc.
Tuy nhiên, có một điều chúng ta có thể không biết (hoặc không muốn thừa nhận) là tất cả chúng ta có lẽ cũng đã từng là người trì hoãn cuộc họp và làm phiền đồng nghiệp của mình trong quá trình này.
Tất cả chúng ta có thể chịu đựng một chút khó khăn kỹ thuật. Nhưng khi nó trở nên không thể dự đoán được – xảy ra mọi lúc – khiến bạn mất kiên nhẫn. Vì vậy, Ngọc Thiên muốn cung cấp cho bạn một số điều cần lưu ý để đảm bảo rằng bạn không phải là đồng nghiệp “ấy”.
Dưới đây là 4 lý do khiến bạn bị làm phiền trong các cuộc họp trực tuyến.
1. Tiếng ồn xung quanh to hơn bạn nghĩ
Một trong những lý do khiến bạn bị làm phiền trong các cuộc họp trực tuyến đó chính là tiếng ồn xung quanh chúng ta. Với sự gia tăng của công việc sau đại dịch Covid-19 – khiến mọi người làm việc từ nhiều địa điểm khác nhau. Và trong số đó thì có rất ít nơi hoàn toàn im lặng.
- Tại văn phòng, đồng nghiệp có thể đang thực hiện một cuộc gọi khác.
- Tại một quán cà phê, tiếng trò chuyện xung quanh và tiếng bát đĩa trong bếp vang lên.
- Và ngay cả ở nhà, chuông cửa bất ngờ và tiếng chó sủa có thể bật lên.
Mặc dù sự đa dạng về các địa điểm làm việc mang lại sự linh hoạt và lợi ích cho sức khỏe. Nhưng không có gì bất ngờ khi nó mang đến những thách thức mới. Ngay cả khi bạn nghĩ rằng bạn đang ở nơi trong lành, tiếng ồn vẫn sẽ luôn tìm cách phát sinh.
Khả năng chặn tiếng ồn phần lớn bị ảnh hưởng bởi loại thiết bị âm thanh bạn đang sử dụng. Đây chính là lý do tại sao những người sử dụng micrô của máy tính xách tay hoặc tai nghe nhét tai thông thường. Tuy nhiên chúng lại có khả năng ảnh hưởng bởi tiếng ồn xung quanh cao hơn gần gấp 10 lần so với việc sử dụng tai nghe chuyên nghiệp. Tiêu biểu như dòng tai nghe Evolve2 của Jabra.
2. Bạn liên tục phải lặp lại
Theo một số cách, điều này được liên kết với số một. Nhưng nếu micrô không nhận đúng giọng nói của bạn – có thể là do micrô đang bận thu âm tiếng ồn xung quanh. Hoặc đơn giản là micrô không được tối ưu hóa với các cuộc họp trực tuyến – thì bạn sẽ thường xuyên phải lặp lại chính mình. Nếu bạn phải lặp đi lặp lại ý tưởng hay của mình, nó có thể sẽ không mang lại hiệu quả như mong muốn. Và cũng trở thành lý do khiến bạn bị làm phiền trong các cuộc họp trực tuyến.
Cũng giống như tiếng ồn xung quanh, có sự khác biệt lớn giữa những người sử dụng âm thanh máy tính xách tay hoặc tai nghe dành cho người tiêu dùng và người sử dụng âm thanh chuyên nghiệp. Nếu bạn thấy rằng mình đang lặp đi lặp lại chính mình, hãy dừng lại. Và tự hỏi liệu điều đó có thể cản trở cuộc họp hay không.
3. Kết nối Bluetooth liên tục bị rớt
Đây thực sự là một vấn đề đặc biệt khó chịu và trở thành lý do khiến bạn bị làm phiền trong các cuộc họp trực tuyến. Vì nó thường dừng mọi công việc đang diễn ra cho đến khi có thể giải quyết được. Hãy tưởng tượng bạn đang trình bày một ý tưởng mới nhất của mình cho đồng nghiệp và đột nhiên âm thanh bị ngắt.
Trong khi đó, bạn tiếp tục nói, hoàn toàn không biết gì về tình hình. Cuối cùng, bạn thấy các tin nhắn trong cuộc trò chuyện cho bạn biết rằng không ai có thể nghe thấy bạn. Bạn thử kết nối lại tai nghe của mình. Bạn rời khỏi cuộc họp và tham gia lại. Và cuối cùng, bạn cảm thấy thất vọng. Từ đó bắt đầu sử dụng âm thanh máy tính xách tay của mình (khiến bạn có nguy cơ cao bị gián đoạn bởi tiếng ồn xung quanh!). Trong suốt thời gian đó, cuộc họp đã đi chệch hướng và lãng phí thời gian.
May mắn thay, đây là một kịch bản dễ dàng tránh được. Nếu tai nghe của bạn có một dongle (thiết bị USB nhỏ mà bạn cắm vào máy tính). Hãy luôn đảm bảo rằng bạn đang sử dụng nó. Nó sẽ cung cấp cho bạn kết nối Bluetooth mạnh hơn và đáng tin cậy hơn. Và nếu tai nghe của bạn không có dongle, có lẽ đã đến lúc bắt đầu tìm kiếm một chiếc.
4. Bạn không làm việc hiệu quả như bạn có thể
Chỉ số Xu hướng công việc năm 2023 mới nhất của Microsoft đã báo cáo rằng lượng thời gian dành cho các cuộc họp và cuộc gọi Microsoft Teams mỗi tuần đã tăng 300%. Kể từ tháng 2 năm 2020. Tương tự, họ báo cáo rằng “các cuộc họp không hiệu quả” là trở ngại lớn nhất đối với năng suất của nhân viên.
Với các cuộc họp liên tiếp như thế này, điều quan trọng là chúng ta phải có hiệu quả và năng suất trong từng cuộc họp. Như vậy, nếu chúng ta không tổ chức các cuộc họp của mình đúng cách. Điều đó có thể mất rất nhiều thời gian. Dẫn đến sự hợp tác khó chịu và kết quả tồi tệ. Và đó cũng trở thành một lý do khiến bạn bị làm phiền trong các cuộc họp trực tuyến.
Chất lượng cuộc họp có thể là một trong những chỉ số lớn nhất của các nhóm làm việc hiệu quả. Điều quan trọng là phải đảm bảo rằng bạn đang đóng vai trò của mình. Trong việc tạo điều kiện cho một môi trường họp tích cực và hiệu quả.
5. Kết luận
Tổ chức các cuộc họp phù hợp là rất quan trọng. Và trải nghiệm âm thanh là một phần quan trọng trong đó. Khi bạn dành nhiều thời gian hơn cho các cuộc họp trực tuyến. Điều cần thiết là micrô tai nghe của bạn có thể loại bỏ tiếng ồn xung quanh để bạn không cần phải lặp lại liên tục.
Tương tự, để tối đa hóa năng suất và hiệu quả trong các cuộc họp. Hãy đảm bảo rằng bạn đã nắm được hết những lý do khiến bạn bị làm phiền trong các cuộc họp trực tuyến. Và luôn đảm bảo có kết nối Bluetooth chắc chắn.
Để không cần lãng phí quá nhiều thời gian kết nối và kết nối lại. Tất cả những điều này sẽ góp phần tạo nên các cuộc họp chất lượng cao. Giúp chúng ta làm việc hiệu quả và chuyên nghiệp. Và ít nhất, nó sẽ đảm bảo rằng chúng ta sẽ không trở thành đồng nghiệp “ấy”nữa!
