Cùng với những lợi ích to lớn mà hình thức họp trực tuyến đem lại, ngày càng có nhiều doanh nghiệp, tổ chức áp dụng hình thức hội họp này thay thế cho họp trực tiếp, đem đến những đổi mới vượt bậc trong các hình thức cộng tác, làm việc nhóm trong thời đại công nghệ số 4.0 ngày nay. Vậy Họp trực tuyến là gì? Những lợi ích mà hình thức hội nghị trực tuyến này đem lại là gì? Có những ứng dụng hàng đầu nào được sử dụng để phục vụ hội nghị trực tuyến? Cùng tìm hiểu chi tiết qua bài viết dưới đây.
Họp trực tuyến là gì?
Họp trực tuyến hay còn gọi là họp online/cuộc họp ảo được tổ chức thông qua trình duyệt web hoặc qua các ứng dụng trên máy tính và các thiết bị thông minh (điện thoại, máy tính bảng,…). Hình thức họp trực tuyến đang dần trở nên phổ biến trong các tổ chức lớn và nhỏ khi họ đang tìm cách kết nối và cộng tác với các thành viên ở khoảng cách xa về mặt địa lý. Hiểu biết sâu hơn về họp trực tuyến có thể giúp bạn và nhóm cộng tác của bạn tổ chức các cuộc họp ảo thành công hơn và cải thiện khả năng cộng tác hiệu quả hơn.
Khi nào nên tiến hành một cuộc họp trực tuyến?
Hình thức họp trực tuyến được sử dụng thay thế họp mặt trực tiếp để hỗ trợ giám sát các công việc hàng ngày, tổ tức các phiên hội thảo, các cuộc họp nhóm và các cuộc phỏng vấn online. Ngoài ra, họp trực tuyến cũng đóng vai trò quan trọng trong lĩnh vực đào tạo. Gần 77% các công ty ngày nay sử dụng hình thức đào tạo online hay còn gọi là E-learning, để hỗ trợ đào tạo, phát triển chuyên môn cho nhân viên. E-learning đang dần trở nên phổ biến không kém gì hội thảo trực tuyến hay hội nghị truyền hình trực tuyến.
Lợi ích của hình thức họp trực tuyến
Tiết kiệm thời gian
Các cuộc họp trực tuyến có thể được tổ chức bất kỳ lúc nào và ở bất kỳ địa điểm nào. Điều duy nhất cần thiết khi tổ chức họp trực tuyến là kết nối Internet đủ mạnh mẽ để có thể truyền tải âm thanh, hình ảnh và dữ liệu liền mạch. Bên cạnh đó, đối với các cuộc họp trực tuyến chuyên nghiệp gồm nhiều người tham gia, cần trang bị các thiết bị họp online chất lượng cùng phần mềm hội nghị chuyên dụng có các tính năng ưu việt.
Đối với một doanh nhân, thời gian rất quý giá không kém gì tiền bạc. Vì vậy, thời gian rất quan trọng trong mọi lĩnh vực, để đạt được thành công lớn. Thiết lập một cuộc họp trực tuyến giúp tiết kiệm thời gian hiệu quả, đồng thời có thể sử dụng quỹ thời gian trong ngày để hoàn thành nhiều công việc khác nhau, nâng cao năng suất công việc. Đây còn có thể được coi là một phương pháp quản lý thời gian và công việc tuyệt vời.
Tiết kiệm chi phí hiệu quả
Bất kỳ một doanh nghiệp nào cũng muốn sử dụng quỹ tài chính của mình một cách khôn ngoan. Tổ chức các cuộc họp trực tuyến giúp tiết kiệm chi phí hiệu quả vì doanh nghiệp không phải trả chi phí đi lại và ăn ở cho người tham dự cuộc họp.
Nâng cao hiệu quả cộng tác
Mặc dù sự thật là giao tiếp ảo không tự nhiên hoặc trôi chảy như giao tiếp ngoài đời thực, nhưng họp trực tuyến có thể giúp bạn cảm thấy thoải mái hơn, dễ suy nghĩ ra ý tưởng hơn và cộng tác với những người khác hiệu quả hơn. Cùng với sự phát triển của hình thức hội nghị trực tuyến, tất cả các công cụ cần thiết để hỗ trợ cộng tác nhóm vẫn luôn có sẵn: như bảng trắng, tính năng ghi chú thích, chia sẻ màn hình, thậm chí cả phòng họp nhóm breaking room.
Dễ dàng truy cập
Không dễ dàng để tổ chức cuộc họp cho các bên liên quan gặp nhau tại một địa điểm cụ thể, đặc biệt là khi các bên liên quan ở các quốc gia khác nhau. Các vấn đề đi lại, giao thông, …… sẽ làm gia tăng đáng kể chi phí ngoài lề. Trong tình huống này, các cuộc họp trực tuyến dễ tiếp cận hơn bất kỳ phương tiện nào khác.
Hội nghị trực tuyến giúp mọi người có thể tương tác mà không cần di chuyển từ nơi này sang nơi khác. Mọi người đều có thể truy cập và tham gia hội họp bất cứ lúc nào, từ bất cứ địa điểm nào.
Hầu hết điện thoại thông minh, máy tính bảng và máy tính xách tay đều giúp bạn dễ dàng tham gia hội nghị truyền hình với mọi người mọi lúc, mọi nơi.
Những lưu ý để tổ chức một cuộc họp trực tuyến thành công
1. Lựa chọn giải pháp họp trực tuyến phù hợp: Lựa chọn giải pháp họp trực tuyến phù hợp là bước đầu tiên để tổ chức các cuộc họp thành công hơn. Với trang bị công nghệ tốt hơn, hiệu quả cộng tác nhóm được cải thiện tốt hơn, tối ưu hóa thời gian hội nghị và góp phần xay dụng thành công các dụ án của công ty.
2. Chuẩn bị và chia sẻ thông tin tài liệu trước khi cuộc họp diễn ra: Mặc dù có thể chia sẻ tài liệu, thông tin cuộc họp qua email, nhưng sử dụng nền tảng cộng tác nhóm là giải pháp tuyệt vời để chia sẻ thông tin và giúp thu hút mọi người trên cùng một nền tảng. Trước một cuộc họp trực tuyến, bạn có thể giới thiệu các thành viên trong nhóm và chia sẻ vai trò của họ trong một dự án sắp tới.
3. Trình bày rõ ràng nội dung và mục tiêu cuộc họp: Việc trình bày rõ nội dung và mục tiêu cuộc họp giúp loại bỏ sự nhầm lẫn và tránh những thảo luận không liên quan đến chủ đề cuộc họp. Vạch ra các mục tiêu và kết quả mong đợi trong cuộc họp góp phần tăng hiệu quả công việc đáng kể.
4. Bắt đầu cuộc họp đúng giờ: Tổ chức họp trực tuyến tốn nhiều thời gian và công sức của mọi người, đặt biệt là các vấn đề liên quan đến kỹ thuật công nghệ. Việc tham gia họp đúng giờ thể hiện sự tôn trọng thời gian của mọi người.
5. Tạo cảm giác thoải mái cho người tham gia: Một số người cảm thấy dễ dàng phát biểu tại chỗ trong các cuộc họp lớn – và nhỏ. Những người khác lại cảm thấy thấy giao tiếp bằng văn bản dễ dàng hơn. Hãy đảm bảo rằng mọi người có thể đóng góp ý tưởng theo cách mà họ cảm thấy thoải mái nhất. Sử dụng các giải pháp họp trực tuyến cho phép chia sẻ thông tin trước, trong và sau cuộc họp ảo, cho dù đó là thông qua tài liệu và tệp, bảng trắng kỹ thuật số, chia sẻ màn hình hoặc video.
6. Tạo khu vực thảo luận cho những nội dung phụ: Như đã đề cập trước đó, việc duy trì các cuộc họp theo đúng tiến độ đòi hỏi sự theo dõi cẩn thận để đảm bảo chỉ những vấn đề cấp bách nhất được giải quyết trực tiếp. Giữ cuộc họp diễn ra – và đúng giờ – theo chương trình. Tạo “môi trường thảo luận” cho những nội dung ít liên quan hơn thảo luận sau nếu thời gian cho phép trong cuộc họp hoặc chia sẻ những chủ đề đó trong phòng thảo luận.
7. Tóm tắt nội dung cuộc họp với các mục hành động rõ ràng: Với rất nhiều cuộc họp xen kẽ với lịch trình hàng ngày, điều quan trọng là phải đảm bảo công việc tiến triển theo trình tự đã đề ra sau khi mỗi cuộc họp kết thúc. Việc tóm tắt các mục hành động rõ ràng giúp cho mọi người nắm rõ được nội dung buổi họp và các bước tiếp theo cần phải thực hiện.
Top các ứng dụng họp trực tuyến hàng đầu cho doanh nghiệp
Để tổ chức thành công hay tham gia thành công một cuộc họp online, việc lựa chọn ứng dụng họp trực tuyến chất lượng, phù hợp vô cùng quan trọng. Dưới đây là danh sách các ứng dụng họp trực tuyến hàng đầu cho doanh nghiệp cần được sử dụng ưu tiên cho các cuộc họp.
Zoom Meeting
Zoom Meeting là phần mềm hội nghị trực tuyến hàng đầu hiện nay được rất nhiều doanh nghiệp, tổ chức tin dùng với nhiều tính năng nổi bật. Zoom hỗ trợ cả gói Zoom Basic miễn phí cho các cuộc họp cá nhân 1-1 với thời gian hội họp không giới hạn và họp nhóm tối đa 100 người trong thời hạn 40 phút. Tuy nhiên Gói Zoom Pro trả phí cung cấp nhiều tính năng vượt bật hơn cho các cuộc họp chuyên nghiệp, chẳng hạn như: tổ chức cuộc họp tối đa 1000 người tham gia với gói Large Meeting Add-on, chia sẻ màn hình, ghi chú thích, ghi và lưu trữ video trên đám mây,…Để tổ chức các cuộc họp trực tuyến chuyên nghiệp, đồng thời tận dụng các tính năng nâng cao của Zoom để cải thiệu hiệu quả cộng tác, doanh nghiệp nên sử dụng các gói Zoom Pro theo tháng hoặc theo năm.
Xem thêm: Bản quyền Zoom Pro – Gói 1 tháng
Webex
Bên cạnh Zoom Meeting, Webex là một trong những ứng dụng hội nghị trực tuyến nổi bật nhất hiện nay. Webex được các chuyên gia đánh giá cao về tính bảo mật. Gói Webex miễn phí hỗ trợ tối đa 100 người tham gia với thời lượng lên đến 50 phút, hỗ trợ các tính năng chia sẻ màn hình, chú thích, lưu trữ nội dung trên máy tính,… Gói Webex trả phí mở rộng với nhiều tính năng nâng cao như: hỗ trợ không giới hạn số lượng người tham gia cuộc họp với thời lượng tối đa lên đến 24 giờ, nhắn tin và trò chuyện nhóm không giới hạn, chia sẻ cùng lúc nhiều màn hình,…..
Xem thêm: Bản quyền phần mềm Webex Meeting
Webinar
Webinar là phần mềm họp trực tuyến chuyên dụng cho phép tổ chức hội thảo trên web với số lượng người tham gia từ 100 đến 10000 tùy theo gói được lựa chọn. Webinar hỗ trợ các tính năng nổi bật như: chia sẻ màn hình và webcam, tạo các cuộc thăm dò và khảo sát, ghi lại và chỉnh sửa video dễ dàng,….Dạy học trực tuyến thông qua Webinar là một ý tưởng tuyệt vời dành cho cả người tổ chức và người tham dự. Với người tổ chức sẽ giúp họ tiếp cận được hàng ngàn học sinh, sinh viên khắp nơi trên toàn thế giới. Còn với người tham dự, họ sẽ không tốn quá nhiều thời gian hay tiền bạc để di chuyển đến lớp học đó.
Xem thêm: Bản quyền phần mềm Zoom Webinar – Add-On 100 participants [1 năm]
Thông tin liên hệ
CÔNG TY TNHH CUNG ỨNG NGỌC THIÊN
Điện thoại: 028 777 98 999
Hotline/Zalo: 0939 039 028 (Mr.Thoại)
Email: info@vnsup.com
