Bạn cần trợ giúp để thiết lập cuộc họp Zoom nhưng không biết bắt đầu từ đâu? Cho dù bạn đang tạo cuộc gọi video đầu tiên hay quản lý các cuộc họp nhóm thường xuyên, bài viết này sẽ hướng dẫn bạn các bước để lên lịch cuộc họp Zoom và chia sẻ các cuộc họp ảo này theo nhiều cách khác nhau. Cùng Ngọc Thiên tìm hiểu chi tiết nhé!
3 cách lên lịch cuộc họp Zoom
Đầu tiên, điều quan trọng là bạn cần biết rằng có nhiều cách khác nhau để lên lịch cuộc họp Zoom và chia sẻ liên kết cuộc họp Zoom để mời người khác:
- Thông qua phiên bản web của Zoom
- Thông qua ứng dụng Zoom trên máy tính
- Thông qua ứng dụng di động Zoom
- Thông qua ứng dụng Calendar mà bạn kết nối Zoom của mình
*Ngoài ra, bạn cũng có thể sử dụng Zoom Scheduler (tốn phí) để lên lịch cuộc họp.
1. Cách lên lịch cuộc họp Zoom và gửi lời mời Zoom trên Web
Cách lên lịch cuộc gọi Zoom
Trước hết, bạn truy cập vào trang chủ Zoom (Zoom.us), vì đó là trang chủ và đăng nhập. Sau khi thực hiện xong, hãy làm theo các bước sau:
Bước 1: Nếu bạn đã đăng nhập, bạn sẽ có thể thấy trang này
Bước 2: Vào “Cuộc họp” ở menu bên trái và nhấn “+ Lên lịch cuộc họp” ở bên phải
Bước 3: Sau đó, bạn sẽ thấy thông tin chi tiết về cuộc họp mà bạn phải điền vào. Ở nửa trên, bạn có thể:
- Chọn tên cuộc họp và thêm mô tả
- Quyết định thời gian: khi nào cuộc họp sẽ diễn ra, thời lượng, Múi giờ và liệu đây có phải là cuộc họp định kỳ hay chỉ là cuộc họp một lần. Trong trường hợp bạn muốn cuộc họp định kỳ, bạn nên cung cấp thông tin chi tiết
Bước 4: Sau đó, nếu bạn cuộn xuống nửa dưới, bạn có thể thực hiện những việc khác:
- Chọn những người sẽ tham dự. Bạn có thể bật hoặc tắt tùy chọn cho phép người tham dự truy cập vào cuộc trò chuyện của cuộc họp trước và sau cuộc họp
- Chọn mẫu cuộc họp, cho phép bạn tạo cuộc họp dựa trên các quy tắc của các cuộc họp khác (do đó, bạn không phải lúc nào cũng cần tạo cuộc họp từ đầu, trong trường hợp chúng tương tự nhau)
- Thêm bảng trắng Zoom, nếu bạn đã tạo bất kỳ bảng nào trong thư viện của mình; hoặc bạn cũng có thể thêm bất kỳ tài liệu nào
- Tùy chỉnh mật mã, nếu bạn muốn
- Chọn xem mọi người phải đợi sự cho phép của người chủ trì để tham gia cuộc họp hay họ có thể tham gia ngay lập tức
- Có thể bật hoặc phải tắt video
- Và chọn một số tùy chọn sau: nếu người tham gia có thể tham gia cuộc họp tại bất kỳ thời điểm nào trong phiên; nếu người tham dự sẽ tự động bị tắt tiếng khi vào; nếu cuộc họp sẽ được ghi lại trên máy tính của người chủ trì mà không cần kích hoạt thủ công; hoặc nếu có hạn chế quyền truy cập dựa trên vị trí Bây giờ bạn chỉ cần nhấn lưu
Bước 5: Cuối cùng, bạn sẽ được chuyển đến màn hình với đầy đủ thông tin cuộc họp
- Thêm cuộc họp vào ứng dụng lịch của bạn (điều này sẽ gửi lời mời đến lịch của họ thông qua email của người liên hệ)
- Tham khảo mật mã
- Sao chép lời mời để gửi cho người khác theo cách thủ công
- Lưu cài đặt cuộc họp dưới dạng mẫu.
Cách mời người tham dự cuộc họp Zoom trên web
Bạn muốn biết cách chia sẻ liên kết cuộc họp Zoom trên web? Đây cũng là một quy trình rất đơn giản và dễ dàng:
- Từ ảnh chụp màn hình trước, hiển thị màn hình mà bạn sẽ thấy khi bắt đầu cuộc họp, bạn có thể tìm thấy liên kết sao chép và gửi cho mọi người. Dễ dàng. Và nếu bạn muốn thêm nhiều người hơn, trong cùng màn hình đó, hãy nhấn chỉnh sửa – sau đó bạn có thể gửi cho nhiều người hơn. Nhưng bạn đã rời khỏi màn hình, chỉ cần nhấp vào “Cuộc họp” trên menu bên trái một lần nữa và bạn sẽ có thể kiểm tra lại hoặc chỉnh sửa
- Có một lựa chọn khác, có lẽ là dễ nhất và phổ biến nhất – nếu bạn quyết định thêm cuộc họp Zoom của mình vào công cụ Lịch (như Google Calendar hoặc Outlook Calendar), những người được mời sẽ nhận được lời mời họp Zoom của bạn qua email và họ sẽ có lời mời đó trên ứng dụng lịch của họ. Bạn chỉ cần đảm bảo rằng Zoom có quyền truy cập vào các công cụ đó.
2. Cách lên lịch cuộc họp Zoom và gửi lời mời trên ứng dụng máy tính để bàn
Cách lên lịch cuộc họp Zoom trên máy tính để bàn
Bước 1: Mở ứng dụng Zoom và chọn tùy chọn để lên lịch cuộc họp
Bước 2: Tiếp theo, bạn sẽ thấy một cửa sổ với các tùy chọn cuộc họp tương tự như những tùy chọn đã đề cập trên máy tính để bàn. Hãy đảm bảo rằng bạn xem qua tất cả các tùy chọn đó, bao gồm những người bạn muốn mời tham gia cuộc họp Zoom và nếu bạn muốn kết nối cuộc họp của mình với công cụ lịch (bao gồm Google Calendar, iCal và các công cụ khác). Và nhấn gửi!
*trong trường hợp bạn quyết định gửi thông qua ứng dụng lịch, điều rất quan trọng là bạn đừng quên thiết lập kết nối này trước, để phòng ngừa.
Cách gửi lời mời tham gia Zoom dành cho máy tính để bàn
Nếu bạn muốn biết cách chia sẻ liên kết cuộc họp Zoom của mình trên ứng dụng máy tính để bàn để thêm nhiều người vào cuộc họp Zoom, hãy làm theo các bước sau:
Bước 1: Tìm cuộc họp bạn muốn chỉnh sửa
Bước 2: Nhấp vào ba dấu chấm của cuộc họp đó (góc dưới bên phải của sự kiện)
Bước 3: Nhấn “Sao chép lời mời” nếu bạn muốn liên kết lời mời được gửi thủ công
Bước 4: Nhấn “Chỉnh sửa” nếu bạn muốn thêm nhiều người trực tiếp vào cuộc họp
- Nếu bạn nhấn chỉnh sửa, bạn sẽ thấy thông tin chi tiết về cuộc họp – chọn người hoặc những người bạn muốn mời tham gia cuộc họp Zoom của mình
Bước 5: Nhấn lưu (góc dưới bên phải) của cửa sổ đó
Và thế là xong, trên ứng dụng dành cho máy tính để bàn
3. Cách lên lịch cuộc họp Zoom và mời người khác trên ứng dụng di động Zoom
Cách lên lịch cuộc họp Zoom thông qua ứng dụng di động
Tương tự như ứng dụng dành cho máy tính để bàn, trên thiết bị di động, bạn sẽ thấy một màn hình có một số tùy chọn trong các nút màu xanh lam
Bước 1: Chọn “Nút Lên lịch” nếu đó là điều bạn muốn
Bước 2: Bạn sẽ tìm thấy các tùy chọn cuộc họp tương tự như những tùy chọn đã đề cập trước đó, bao gồm cả những người tham dự cuộc họp Zoom của bạn
Bước 3: Nhấn lưu (góc dưới bên phải)
Và thế là xong.
Cách mời người khác tham gia cuộc họp Zoom thông qua ứng dụng di động
Bạn muốn mời những người khác tham gia cuộc họp mà bạn đã tạo? Cũng dễ dàng trên thiết bị di động. Một cuộc họp mà bạn đã đăng nhập:
Chọn cuộc họp bạn muốn mời tham gia bằng cách nhấp vào ba dấu chấm của cuộc họp đó
Sau đó, bạn có hai tùy chọn: a) bạn có thể chỉnh sửa thông tin chi tiết cuộc họp (góc trên bên phải) và người tham gia mới; b) hoặc bạn chỉ cần nhấn “Thêm người tham dự” vào cuộc họp Zoom và nhập tên của họ
Cách gửi lời mời tham gia Zoom: thông qua ứng dụng Calendar
Sau khi bạn tạo cuộc họp Zoom, trong trường hợp bạn liên kết Zoom với ứng dụng lịch như Google Calendar, bạn có thể chỉ cần tạo và chỉnh sửa các sự kiện từ ứng dụng lịch. Bạn chỉ cần đảm bảo rằng kết nối giữa Zoom và Google Calendar, trong trường hợp này, đã được thiết lập trước. Và bạn sẽ ổn thôi – trên các sự kiện Google Calendar, bạn sẽ thấy rằng các liên kết có liên kết video Zoom.
Câu hỏi thường gặp
Làm thế nào để tạo liên kết cuộc họp Zoom bằng mật khẩu?
Bật “Yêu cầu mật mã cuộc họp” trong cài đặt cuộc họp của bạn khi lên lịch thông qua cổng thông tin Zoom. Bạn có thể sử dụng mật khẩu do Zoom tạo hoặc tự tạo. Sau khi bật, mật khẩu sẽ được bao gồm trong lời mời họp của bạn, đảm bảo chỉ những người tham gia được mời mới có thể tham gia.
Làm thế nào để lên lịch cuộc họp Zoom cho ngày tiếp theo?
Đăng nhập vào tài khoản Zoom của bạn và nhấp vào “Lên lịch họp”. Nhập thông tin chi tiết về cuộc họp bao gồm tiêu đề, ngày, giờ và thời lượng. Sau đó, bạn có thể tùy chỉnh các cài đặt như phòng chờ hoặc mật khẩu. Sau khi thiết lập tùy chọn của mình, hãy nhấp vào “Lên lịch” để xác nhận và tạo liên kết cuộc họp của bạn.
Tôi có thể lên lịch họp Zoom định kỳ không?
Có, hãy chọn “Cuộc họp định kỳ” khi lên lịch và chỉ định tần suất và ngày kết thúc. Điều này tạo ra một liên kết cuộc họp nhất quán cho tất cả các phiên, giúp những người tham dự thường xuyên dễ dàng hơn. Bạn có thể thiết lập các cuộc họp lặp lại hàng ngày, hàng tuần hoặc hàng tháng với ngày kết thúc cụ thể.
Làm thế nào để tôi có thể mời người tham gia một cách hiệu quả?
Chia sẻ thông tin chi tiết về cuộc họp của bạn thông qua liên kết Zoom trực tiếp hoặc bằng cách sử dụng nút “Sao chép lời mời”. Điều này cung cấp tất cả thông tin cần thiết bao gồm thời gian, ngày tháng và thông tin chi tiết về quyền truy cập. Để mời nhanh, hãy sử dụng định dạng này: “Bạn được mời tham dự [sự kiện] vào [ngày] lúc [giờ]. Tham gia tại đây: [liên kết].”
Tôi có thể lên lịch họp Zoom từ thiết bị di động của mình không?
Có, hãy tải xuống ứng dụng Zoom dành cho thiết bị di động và đăng nhập vào tài khoản của bạn. Nhấn vào nút “Lên lịch” và nhập thông tin chi tiết về cuộc họp của bạn. Ứng dụng dành cho thiết bị di động cung cấp hầu hết các tính năng dành cho máy tính để bàn, bao gồm đặt mật khẩu, bật phòng chờ và gửi lời mời.
Tôi quản lý phòng chờ như thế nào?
Bật “Phòng chờ” trong cài đặt cuộc họp của bạn để tạo sảnh đợi ảo nơi người tham gia chờ cho đến khi được phép vào. Tính năng bảo mật này cho phép bạn kiểm soát những người tham gia cuộc họp và thời điểm tham gia. Bạn có thể cho phép người tham gia riêng lẻ hoặc tất cả cùng một lúc.
Khi tôi thiết lập cuộc họp trên Zoom, nó có tự động gửi lời mời không?
Zoom không tự động gửi lời mời trừ khi bạn đã tích hợp với ứng dụng lịch như Google Calendar hoặc Outlook. Khi sử dụng các tích hợp này, lời mời sẽ được tự động gửi đến địa chỉ email bạn chỉ định trong quá trình thiết lập. Nếu không, bạn sẽ cần chia sẻ liên kết cuộc họp theo cách thủ công.
