Không gian hội nghị có tầm ảnh hưởng quan trọng đến hiệu quả của buổi hội nghị trực tuyến. Một phòng họp trực tuyến được thiết kế chuyên nghiệp với đầy đủ trang thiết bị hội nghị hiện đại sẽ giúp cải thiện hiệu suất công việc vượt bật. Vì vậy trong bài viết dưới đây chúng tôi muốn giới thiệu đến bạn đọc một số mẫu thiết kế phòng họp đạt chuẩn năm 2021, cùng những hướng dẫn cụ thể để có thể thiết lập thành công một phòng họp trực tuyến đạt chuẩn, chuyên nghiệp.
Phòng họp trực tuyến tiêu chuẩn là gì?
Phòng họp trực tuyến là không gian cộng tác quan trọng của các tổ chức, doanh nghiệp. Tại đây, các nhân viên thực hiện điều hành các cuộc họp, thảo luận về các dự án và lên ý tưởng mới cho công việc hàng ngày. Các phòng họp hiện đại được trang bị đầy đủ để tạo điều kiện thuận lợi tổ chức các cuộc họp trực tuyến liền mạch với những người tham gia từ xa. Phòng họp trực tuyến đạt tiêu chẩn cần được trang bị đầy đủ các thiết bị hội nghị truyền hình phục vụ cho các cuộc họp ảo, được thiết kế tối ưu hóa với màu sắc, cách bài trí phù hợp cho các cuộc họp trực tuyến.
Cách thiết lập một phòng họp trực tuyến đạt chuẩn
Khi tạo không gian cho hội nghị truyền hình, có ba yếu tố chính cần xem xét:
- Không gian phòng hội nghị
- Yếu tố âm thanh
- Nhu cầu hiển thị
Thiết kế của một phòng họp hội nghị truyền hình đạt chuẩn cần kết hợp các yếu tố này kết hợp với nhau.
Xem xét không gian phòng hội nghị
Mục đích sử dụng căn phòng là gì?
Trước hết hãy cân nhắc xem căn phòng sẽ hoàn toàn dùng để tổ chức hội nghị truyền hình hay được sử dụng cho nhiều mục đích khác nhau? Vì một căn phòng có thể sẽ có nhiều công dụng, vậy những công dụng đó là gì? Các loại hình tổ chức hội nghị khác, đào tạo, tiệc văn phòng?
Sau khi đã xác định được mục đích của căn phòng trước khi tiếp tục, hãy tự hỏi liệu không gian đó có đáp ứng các yêu cầu cần thiết để thực hiện mục đích đó hay không. Ví dụ: nếu bạn muốn sử dụng căn phòng cho các cuộc họp chung, hãy đảm bảo rằng phòng đủ rộng để có thể tiếp đón tất cả nhân viên một cách thoải mái. Nếu không gian không đáp ứng các yêu cầu để thực hiện mục đích đề ra, hãy tìm một không gian khác phù hợp hơn.
Căn phòng rộng bao nhiêu?
Rõ ràng, một căn phòng có kích thước lớn sẽ cần được trang bị những trang thiết bị hội nghị khác với một văn phòng cá nhân kích thước nhỏ. Cả hai không gian đều có thể hoạt động tuyệt vời cho hội nghị truyền hình, miễn là phòng họp được thiết kế phù hợp với kích thước của không gian hội nghị.
Ánh sáng thế nào?
Ánh sáng mạnh mẽ từ các khung cửa sổ chiếu vào căn phòng có thể gây ra hiện tượng đổ bóng, mất cân bằng ánh, làm giảm chất lượng hình ảnh trong video hội nghị. Cân bằng ánh sáng tự nhiên với ánh sáng trần nhà sẽ giúp làm giảm hiện tượng bóng đổ. Phòng họp với tường tông nền màu xám hoặc màu trung tính giúp cải thiện khả năng điều hòa màu sắc của camera, cho video chất lượng hình ảnh tốt hơn. Tránh sử dụng các bức tường có nền màu trắng, nên chọn phòng họp với màu tường có mức độ phản xạ (LRV) là 50 phần trăm.
Tường, trần và sàn được làm từ vật liệu gì?
Các bề mặt phẳng lớn như tường, sàn nhà sẽ gây ra hiện tượng phản xạ âm thanh, ảnh hưởng đến chất lượng âm thanh hội nghị. Vì vậy cần trang bị tấm thảm trên khu vực sàn nhà hoặc rèm cửa để làm giảm hiện tượng dội, vang âm thanh, đặc biệt trong không gian hội nghị lớn. Tránh sử dụng các bức tường kính vì chúng có khả năng vọng lại âm thanh và phản chiếu nguồn ánh sáng mạnh từ bên ngoài, làm ảnh hưởng chất lượng video hội nghị.
Xem xét các yếu tố âm thanh
Mục đích sử dụng và kích thước của căn phòng sẽ quyết định phần lớn nhu cầu trang bị về âm thanh. Âm thanh phòng họp rất quan trọng, âm thanh tốt đảm bảo mọi người có thể nghe và hiểu được nội dung cuộc họp. Để có chất lượng hội nghị tốt nhất, nên giảm thiểu tối đa sự phản xạ của âm thanh từ nhiều bề mặt trong phòng. Các sản phẩm cách âm, tiêu âm là sự lựa chọn hoàn hảo để ngăn chặn hiện tượng dội âm, vang âm, giúp tất cả mọi người nghe rõ được âm thanh phát ra từ video hội nghị. Các giải pháp tiêu âm có thể được sử dụng để cải thiện âm thanh phòng họp bao gồm:
- Trần nhà cách âm.
- Tường cách âm.
Micro để bàn là một trong những thiết bị vô cùng cần thiết trong một phòng họp có diện tích vừa phải với có trang bị sẵn bàn hội nghị cố định. Tuy nhiên, micrô âm trần luôn được ưu tiên hơn đối với các phòng họp có bố cục năng động.
Thiết lập nhiều micrô kèm theo loa ngoài thường phổ biến cho các phòng họp trung bình và phòng họp lớn và được sử dụng với nhiều mục đích khác nhau – chẳng hạn như đào tạo hoặc tổ chức các cuộc họp chung.
Nhu cầu hiển thị
Cần trang bị bao nhiêu màn hình cho một phòng họp và kích thước như thế nào?
Để xác định cần sử dụng bao nhiêu màn hình TV và kích thước màn hình, cần xem xét kích thước và mục đích sử dụng của phòng họp. Mặc dù văn phòng cá nhân kích thước nhỏ có thể hạn chế các tùy chọn video. Nhưng các phòng họp lớn với nhiều người tham gia thường trang bị nhiều màn hình để cải thiện trải nghiệm hội nghị video. Đôi khi, một màn hình sẽ được dành riêng cho người thuyết trình để họ có thể theo dõi bản trình bày của mình.
Cần xem xét vị trí cửa sổ cũng như cách bố trí chỗ ngồi trước khi quyết định vị trí của camera. Camera hội nghị thường được đặt trên hoặc gần màn hình để cho người tham gia có thể thoải mái nhìn vào màn hình và giao tiếp với người tham gia ở đầu bên kia cuộc họp. Màn hình/Camera hội nghị đặt sai vị trí có thể khiến hình ảnh người thuyết trình hiện lên không rõ nét hoặc bị sáng quá mức, ảnh hưởng xấu đến chất lượng video hội nghị.
Những mẫu thiết kế phòng họp trực tuyến đạt tiêu chuẩn
Không gian hội nghị nhỏ dành cho 1-6 người tham gia
Phòng họp cá nhân
Phòng họp nhóm
Phòng thảo luận nhóm
Phòng họp trực tuyến tầm trung dành cho 8-14 người tham gia
Phòng họp tầm trung cho 8 người tham gia
Phòng họp tầm trung cho 10-13 người tham gia
Phòng hội thảo tầm trung
Phòng họp trực tuyến kích thước lớn trên 15 người tham gia
Phòng họp lớn trang bị 1 màn hình
Phòng họp lớn trang bị 2 màn hình
Phòng họp lớn với bàn chữ U
Tổng kết
Trên đây là danh sách các mẫu thiết kế phòng họp trực tuyến đạt chuẩn cùng những lưu ý quan trọng khi thiết lập một phòng hội nghị trực tuyến mà bạn có thể tham khảo. Ngọc Thiên là đơn vị chuyên cung cấp và hỗ trợ tư vấn các giải pháp họp trực tuyến, hỗ trợ thiết lập phòng hội nghị trực tuyến đạt chuẩn cho các tổ chức, doanh nghiệp trên phạm vi toàn quốc. Liên hệ đến Ngọc Thiên qua số điện thoại 028 777 98 999 để được hỗ trợ tư vấn chi tiết về các giải pháp hội nghị truyền hình cũng như phương án lắp đặt các thiết bị hội nghị phù hợp.
Xem thêm: Tư vấn lắp đặt hệ thống hội nghị truyền hình cho phòng họp vừa và lớn
Thông tin liên hệ
CÔNG TY TNHH CUNG ỨNG NGỌC THIÊN
Điện thoại: 028 777 98 999
Hotline/Zalo: 0939 039 028 (Mr.Thoại)
Email: info@vnsup.com
