10 thủ thuật Zoom cần biết trong năm 2025

Các cuộc họp qua Zoom giúp công việc trở nên liền mạch hơn cho các nhóm làm việc từ xa và kết hợp, nhưng đôi khi, chúng có thể khá đau đầu.

Từ việc khó khăn trong tìm nút bật tiếng giữa cuộc trò chuyện, đến quên nhấn ghi âm, hoặc xử lý những phiền nhiễu bất ngờ ở phía sau, bạn cũng đã trải qua những điều này, đúng không!

Nhưng đừng lo lắng—những khó khăn này sẽ không phá hỏng ngày làm việc của bạn. Sau khi giải quyết khá nhiều vấn đề về Zoom, chúng tôi đã tìm ra một số giải pháp. Chúng tôi sẽ cung cấp cho bạn 10 thủ thuật Zoom giúp các cuộc họp ảo trở nên suôn sẻ và không căng thẳng, hy vọng nó sẽ giúp ích cho bạn. Bắt đầu thôi!

Tìm hiểu các phím tắt của Zoom

Zoom có ​​rất nhiều phím tắt, nhưng bạn không nhất thiết phải học tất cả. Đây là những phím tắt mà tôi dựa vào để tránh phải lục tung tìm nút trong cuộc họp:

• Tạm dừng/Tiếp tục ghi âm: Alt + R (Windows) hoặc Command + Shift + R (Mac)
• Tắt tiếng/Bật tiếng: Alt + A (Windows) hoặc Command + Shift + A (Mac)
• Chia sẻ màn hình: Alt + Shift + S (Windows) hoặc Command + Shift + S (Mac)
• Chụp ảnh màn hình: Alt + Shift + T (Windows) hoặc Command + T (Mac)
• Giơ tay/Bỏ tay xuống: Alt + Y (Windows) hoặc Option + Y (Mac)

Hãy bắt đầu sử dụng chúng cho các cuộc họp sắp tới của bạn và bạn sẽ ghi nhớ chúng ngay thôi!

👉Tham khảo chi tiết Các phím tắt và hotkey hữu ích Zoom

Cung cấp cho người tham dự một phòng chờ

Bạn đã bao giờ gặp trường hợp có người tham gia cuộc họp Zoom trước khi bạn sẵn sàng chưa? Hoặc tệ hơn, có một vị khách không mời xuất hiện? Tính năng Phòng chờ của Zoom cho phép bạn toàn quyền kiểm soát người tham gia và thời điểm tham gia, mang đến trải nghiệm họp an toàn hơn.

Với tính năng này, bạn có thể sàng lọc người tham dự trước khi họ tham gia và quyết định có nên cho họ vào riêng lẻ hay cho tất cả cùng một lúc. Những người đến sớm sẽ được giữ trong sảnh ảo cho đến khi bạn sẵn sàng bắt đầu. Nếu một vị khách không mời cố gắng vào, bạn chỉ cần từ chối họ vào.

‍Sau đây là cách bạn có thể kích hoạt Phòng chờ:

• Truy cập vào cổng thông tin web Zoom của bạn và điều hướng đến Cài đặt
• Trong mục Bảo mật , bật Phòng chờ
• Tùy chỉnh. Bạn có thể cho phép một số người dùng nhất định (ví dụ: những người trong tổ chức của bạn) bỏ qua phòng chờ và giữ những người khác để phê duyệt thủ công.

Giữ quyền riêng tư trong tầm kiểm soát

Hãy thực hiện các biện pháp bảo mật sau đây cho tất cả các cuộc họp của bạn:

• Tách biệt các cuộc họp cá nhân và chuyên nghiệp: Sử dụng cùng một tài khoản Zoom cho cả cuộc họp cá nhân và chuyên nghiệp có thể gây ra rủi ro về bảo mật. Tách biệt chúng để tránh vô tình truy cập vào phòng họp riêng và để giữ an toàn cho các phiên họp chuyên nghiệp
• Sử dụng email chuyên dụng cho các sự kiện công cộng: Khi tổ chức hội thảo trên web hoặc cuộc họp công cộng, hãy tránh sử dụng địa chỉ email cá nhân của bạn. Thay vào đó, hãy sử dụng email dành riêng cho công việc hoặc sự kiện để bảo vệ quyền riêng tư của bạn và giảm nguy cơ nhận được tin nhắn không mong muốn hoặc vi phạm bảo mật
• Khóa cuộc họp sau khi bắt đầu: Sau khi tất cả những người tham gia dự kiến ​​đã tham gia, hãy khóa cuộc họp. Điều này ngăn không cho những vị khách không mời tham gia và bảo vệ cuộc trò chuyện khỏi sự gián đoạn hoặc các mối đe dọa về bảo mật
• Quản lý người tham gia chủ động: Là người chủ trì, bạn có toàn quyền kiểm soát người tham dự. Loại bỏ bất kỳ ai không nên có mặt, tắt tiếng những người tham gia gây mất tập trung và tắt tính năng trò chuyện hoặc chia sẻ màn hình nếu cần để duy trì cuộc họp suôn sẻ và tập trung
• Hạn chế ghi âm để duy trì tính bảo mật: Tắt tính năng ghi âm tự động (trừ khi cần thiết) và hạn chế quyền ghi âm của người tham gia. Điều này sẽ đảm bảo không ai có thể ghi âm các cuộc thảo luận nhạy cảm hoặc chia sẻ chúng mà không có sự cho phép thích hợp

Thiết lập một nền ảo

Cho dù bạn đang làm việc tại nhà hay đang di chuyển, một phông nền lộn xộn hoặc gây mất tập trung có thể khiến bạn mất tập trung trong cuộc họp. Tính năng phông nền ảo của Zoom cho phép bạn thay thế môi trường xung quanh thực tế của mình bằng phông nền sạch sẽ, chuyên nghiệp hoặc hình ảnh có thương hiệu phù hợp với công ty của bạn.

Để bật nền ảo:

• Vào Cài đặt > Nền & Hiệu ứng
• Nhấp vào tab Nền ảo
• Nhấp vào Không để xóa nền ảo của bạn hoặc Làm mờ để làm mềm nó
• Để tải lên phương tiện của riêng bạn, hãy nhấp vào biểu tượng thêm, chọn hình ảnh hoặc video và tải lên tệp từ thiết bị của bạn.
• Để tạo bằng AI Companion, hãy nhập mô tả vào hộp văn bản và nhấp vào Tạo. Nếu bạn muốn có kết quả khác, hãy nhấp vào Thử lại để có phiên bản mới

Sử dụng Phiên âm và Biên dịch Trực tiếp cho các Cuộc họp Đa ngôn ngữ

Nếu bạn đang tổ chức một cuộc họp với những người tham dự nói nhiều ngôn ngữ khác nhau, tính năng phiên âm và dịch trực tiếp của Zoom sẽ hữu ích. Phụ đề được dịch bằng AI cho phép người tham gia xem phụ đề theo thời gian thực bằng ngôn ngữ họ muốn và giúp họ dễ theo dõi hơn.

Ngay cả khi không cần biên dịch, phiên âm trực tiếp (mặc dù không hoàn toàn chính xác) vẫn đảm bảo khả năng tiếp cận cho những người khiếm thính hoặc gặp khó khăn khi theo dõi các cuộc trò chuyện nhanh.

Sau đây là cách bạn có thể bật phụ đề đã dịch:

• Vào Quản lý tài khoản > Cài đặt tài khoản
• Nhấp vào tab Cuộc họp
• Chuyển đổi phụ đề đã dịch trong mục Trong cuộc họp (Nâng cao)

Bật chế độ xem Thư viện

Bạn muốn các cuộc họp của mình trở nên gần gũi hơn? Gallery View trong Zoom cho phép bạn xem tối đa 49 người tham gia trên một màn hình. Tính năng này đặc biệt hữu ích cho các cuộc thảo luận nhóm, các buổi động não và các cuộc họp theo kiểu hội thảo, nơi mà việc xem phản ứng theo thời gian thực tạo nên sự khác biệt.

Để bật tính năng này, hãy đến góc trên bên phải cửa sổ Zoom và chuyển từ Chế độ xem diễn giả sang Chế độ xem thư viện.

Nếu đó là cuộc họp lớn với hơn 49 người tham dự, Zoom sẽ sắp xếp những người tham dự vào nhiều trang. Bạn có thể sử dụng các phím mũi tên để lướt qua các trang đó và xem tất cả mọi người (tối đa 1.000 hình thu nhỏ).

Bật phản hồi phi ngôn ngữ trong Cài đặt Zoom của bạn

Đôi khi trong một cuộc họp, bạn muốn phản ứng nhưng không muốn làm gián đoạn dòng chảy của người nói. Đó là lúc phản hồi phi ngôn ngữ trở nên hữu ích. Zoom cho phép người tham gia sử dụng các biểu tượng như giơ tay, ngón tay cái hướng lên/xuống, vỗ tay hoặc tách cà phê (để yêu cầu nghỉ giải lao!).

Với tư cách là người chủ trì, hãy vào Cài đặt > Cuộc họp > Phản hồi phi ngôn ngữ và bật tính năng này lên, tính năng này sẽ được bật cho tất cả người tham gia.

Khuyến khích nhóm của bạn sử dụng phản ứng phi ngôn ngữ để giữ cho các cuộc họp được tổ chức tốt hơn. Ví dụ, yêu cầu người tham gia giơ tay trước khi phát biểu hoặc giơ ngón tay cái lên để thể hiện sự đồng ý.

Lên ý tưởng và sử dụng bảng trắng

Tính năng Whiteboard của Zoom— rất lý tưởng cho việc động não cộng tác cho các nhóm làm việc từ xa như chúng tôi. Bạn có thể lập bản đồ chiến lược, phác thảo sơ đồ, vẽ sơ đồ luồng và cộng tác với các đồng đội theo thời gian thực bằng cách sử dụng canvas ảo.

Để bắt đầu chia sẻ Whiteboard của bạn, hãy vào Share Screen, sau đó nhấp vào Whiteboard trong cuộc họp của bạn. Một khung vẽ trống sẽ xuất hiện. Sau phiên, hãy xuất bảng trắng dưới dạng PDF hoặc PNG để không mất ý tưởng nào.

Sử dụng tùy chọn chia sẻ màn hình nâng cao

Ngoài việc chia sẻ toàn bộ màn hình, bạn có thể tận dụng các tính năng chia sẻ màn hình nâng cao sau trong cài đặt cuộc họp của mình:

• Chia sẻ một phần màn hình của bạn: Chỉ chọn một khu vực cụ thể để chia sẻ với khán giả của bạn và giữ các ghi chú riêng tư hoặc nội dung bí mật khác ẩn
• Chia sẻ âm thanh máy tính: Phát âm thanh chất lượng cao trực tiếp từ máy tính của bạn—lý tưởng để chia sẻ nội dung âm thanh như podcast hoặc bản ghi âm giọng nói
• Sử dụng PowerPoint làm nền ảo: Đặt mình trước slide của bạn (giống như bản tin thời tiết) và làm cho bài thuyết trình của bạn hấp dẫn hơn
• Chia sẻ nguồn cấp dữ liệu camera thứ hai: Thêm nguồn camera khác cho bản demo sản phẩm vật lý

Nhấp vào Chia sẻ màn hình > Nâng cao để truy cập các tùy chọn bổ sung này.

‍Kiểm tra xem ai đã tham dự cuộc họp của bạn

Nếu bạn đang tổ chức một phiên họp bắt buộc trên Zoom (ví dụ: chương trình đào tạo của công ty hoặc cuộc họp toàn thể), bạn có thể cần theo dõi số người tham dự. Zoom cho phép bạn tạo báo cáo chi tiết về người tham dự sau cuộc họp.

Sau đây là cách bạn có thể truy cập báo cáo tham dự cuộc họp đối với các cuộc họp mà bạn tổ chức với tư cách là người dùng được cấp phép (trả phí):

• Vào cổng thông tin web Zoom của bạn, điều hướng đến Báo cáo > Báo cáo sử dụng > Cuộc họp
• Đặt phạm vi ngày hoặc tìm kiếm cuộc họp của bạn bằng ID cuộc họp
• Xác định vị trí cuộc họp của bạn và nhấp vào số lượng người tham gia trong cột Nguồn người tham gia
• Danh sách những người tham gia cuộc họp nội bộ và bên ngoài sẽ xuất hiện, hiển thị thời gian tham gia và rời khỏi cuộc họp của họ

Báo cáo điểm danh chỉ khả dụng đối với các gói Pro, API Partner, Business, Education hoặc Zoom Enterprise.

Tổng kết

Những thủ thuật Zoom này có thể tạo ra sự khác biệt lớn trong các cuộc họp Zoom. Sử dụng các tính năng tương tác, cộng tác với đồng đội và luôn cảnh giác với các cài đặt quyền riêng tư sẽ giúp bạn thực hiện các cuộc gọi Zoom liền mạch, hiệu quả mà không gặp rắc rối.

Nếu bạn cần hỗ trợ gì về Zoom hoặc mua các gói Zoom bản quyền với giá ưu đãi, vui lòng liên hệ ngay với Ngọc Thiên qua số hotline: 028.777.98.999

Câu hỏi thường gặp