Trong những năm qua, Zoom đã phát triển từ một công cụ hội nghị truyền hình thành một nền tảng đa năng tất cả trong một bao gồm các giải pháp UC, cộng tác, trung tâm liên lạc, quản lý công việc và trải nghiệm của nhân viên (EX). AI Companion của nó được tích hợp trong mọi giải pháp giúp tăng cường quy trình làm việc, tự động hóa các tác vụ, tóm tắt các cuộc họp và tăng cường năng suất trên toàn doanh nghiệp.
Zoom hiện tích hợp nhắn tin, bảng trắng, tổ chức sự kiện và thậm chí là huấn luyện hỗ trợ AI. Nó đã trở thành một trung tâm rộng lớn và vô giá cho lực lượng lao động từ xa và lai, cấu hình tích hợp sâu với các ứng dụng kinh doanh và thông tin chi tiết được AI cung cấp để hợp lý hóa việc ra quyết định. Mặc dù có một loại các tính năng mạnh mẽ, nhiều tổ chức vẫn chỉ đang khai thác bề nổi những gì Zoom có thể làm vào năm 2025. Dưới đây là 10 tính năng Zoom cho lãnh đạo CNTT để tối ưu hóa khoản đầu tư của họ.
10 tính năng Zoom cho lãnh đạo CNTT để tăng năng suất
1. Tóm tắt email và chủ đề được hỗ trợ bởi AI
Trong khi nhiều nhà lãnh đạo CNTT quen thuộc với bản tóm tắt cuộc họp của AI Companion, thì ít người biết về khả năng tóm tắt các chuỗi email và cuộc trò chuyện trò chuyện của nó. Tính năng này cho phép các nhóm nhanh chóng bắt kịp các cuộc thảo luận dài, giảm thời gian dành cho việc sàng lọc tin nhắn và đảm bảo rằng các nội dung chính luôn hiển thị và trực quan.
2. Zoom Whiteboard cho cộng tác thời gian thực và không đồng bộ
Zoom Whiteboard thường bị lu mờ bởi các giải pháp thay thế của bên thứ ba, nhưng nó là một công cụ mạnh mẽ tích hợp để động não và cộng tác theo cách riêng của nó. Nó trao quyền cho các nhóm làm việc trên các dự án theo thời gian thực hoặc không đồng bộ, hoàn chỉnh với các ghi chú dán thân thiện với giao diện người dùng, mẫu và tích hợp với các công cụ năng suất phổ biến như Jira và Trello.
3. Trò chuyện liên tục để duy trì cuộc trò chuyện
Nhiều người dùng không nhận ra rằng tính năng trò chuyện trong cuộc họp của Zoom vẫn tồn tại sau cuộc gọi. Điều này có nghĩa là các cuộc thảo luận, liên kết được chia sẻ và các điểm hành động vẫn dễ dàng truy cập, giảm thiểu nhu cầu theo dõi email riêng biệt làm phức tạp chuỗi thông tin. Các nhà lãnh đạo và nhóm CNTT có thể khuyến khích sử dụng để đảm bảo thông tin chi tiết về cuộc họp có thể truy xuất trực tiếp.
4. Chế độ đồng hành cho các cuộc họp kết hợp
Lực lượng lao động kết hợp có thể gặp khó khăn với thách thức thường trực này: sự mất cân bằng giữa cộng tác trong phòng và từ xa. Chế độ đồng hành cho phép những người tham gia trong phòng tham gia Zoom Meetings bằng thiết bị của riêng họ, truy cập trò chuyện, phản ứng và nội dung được chia sẻ mà không làm gián đoạn luồng cuộc họp. Điều này củng cố sự gắn kết cho cả người làm việc từ xa và tại chỗ.
5. Zoom Clips cho tin nhắn video nhanh
Thay vì lên lịch các cuộc họp không cần thiết để truyền đạt thông tin, các nhóm có thể tận dụng Zoom Clips để gửi các tin nhắn video ngắn được ghi lại. Tính năng này hỗ trợ các giám đốc điều hành và quản lý trong việc cung cấp thông tin cập nhật, giải thích các ý tưởng phức tạp hoặc đưa ra phản hồi mà không cần phải mất công sắp xếp các cuộc gọi thời gian thực, hợp lý hóa quy trình và cải thiện hiệu quả.
6. Mẫu cuộc họp tự động để chuẩn hóa quy trình làm việc
Nhiều tổ chức tự cấu hình cài đặt cho các cuộc họp định kỳ. Mẫu cuộc họp của Zoom giải quyết công việc quản trị này bằng cách chuẩn hóa cài đặt cho vô số trường hợp sử dụng, chẳng hạn như họp giao ban nội bộ, hội thảo trên web với khách hàng hoặc cuộc gọi bán hàng, duy trì tính thống nhất trong toàn tổ chức và quan trọng không kém là tiết kiệm thời gian quý báu.
7. Các cuộc thăm dò và câu đố nâng cao để thu hút và đào tạo
Ngoài các cuộc thăm dò cơ bản mà hầu hết người dùng đều quen thuộc, tính năng Advanced Polls & Quizzes của Zoom hỗ trợ các lựa chọn được xếp hạng, các câu hỏi phù hợp và thậm chí là các câu trả lời dựa trên hình ảnh. Đây là một công cụ ấn tượng dành cho các nhà lãnh đạo CNTT tiến hành các buổi đào tạo hoặc hội trường thị trấn, vì nó giúp tăng cường sự tham gia và hiểu biết của người dùng.
8. Smart Gallery dành cho các cuộc họp kết hợp được tối ưu hóa bằng AI
Smart Gallery khéo léo sử dụng AI để đóng khung những người tham gia riêng lẻ trong phòng họp, giúp những người tham dự từ xa có góc nhìn rõ hơn về người đang nói. Điều này giải quyết thách thức chung của cuộc họp kết hợp là những người tham gia từ xa cảm thấy bị ngắt kết nối hoặc bối rối về các cuộc trò chuyện trong phòng.
9. Chế độ Kiosk của Zoom Rooms dành cho lễ tân ảo
Đối với các tổ chức có văn phòng kết hợp, Chế độ Zoom Rooms Kiosk bao gồm trải nghiệm lễ tân ảo, nghĩa là khách truy cập có thể tự động đăng ký và yêu cầu hỗ trợ thông qua giao diện video tương tác. Điều này tăng cường bảo mật và tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý khách truy cập đồng thời giảm nhu cầu về nhân sự tại chỗ.
10. Zoom Scheduler để sắp xếp hợp lý các cuộc họp bên ngoài
Thay vì chuyển sang các công cụ lập lịch của bên thứ ba, các tổ chức có thể tận dụng Zoom Scheduler để điều phối các cuộc họp với các bên bên ngoài một cách hiệu quả. Với các đề xuất về tính khả dụng do AI cung cấp và tích hợp lịch trực tiếp, liền mạch, quy trình lập lịch được đơn giản hóa và tránh nhu cầu phải trao đổi qua lại qua email tốn nhiều thời gian.
Kết luận
Không cần phải nói, Zoom hiện không chỉ là một công cụ hội nghị truyền hình mà còn là một hệ sinh thái cộng tác hoàn chỉnh với các tính năng mạnh mẽ và đa dạng đôi khi bị bỏ qua. Các nhà lãnh đạo CNTT thử nghiệm các tính năng chưa được sử dụng này có thể khám phá ra sự gia tăng năng suất, cải thiện trải nghiệm làm việc kết hợp và lợi nhuận đầu tư vào Zoom cao hơn.
Tận dụng các tính năng Zoom cho lãnh đạo giúp nâng cao quy trình làm việc và thúc đẩy lực lượng lao động năng suất và gắn kết hơn vào năm 2025. Tại sao không?
Trải nghiệm Zoom bản quyền ngay hôm nay để đổi mới cách bạn làm việc và tổ chức của mình vận hành tốt hơn. Liên hệ Ngọc Thiên qua hotline: 028.777.98.999 để được hỗ trợ tốt nhất!
Liên quan khác:
