Webex, một trong những nền tảng UC lớn hiện nay, cung cấp cho người dùng vô số công cụ và khả năng cần thiết để kết nối với đồng nghiệp, khách hàng và người tham dự hội nghị.
Vì video chính là điểm thu hút chính của các hệ thống UC nên không có gì ngạc nhiên khi Webex đã đầu tư mạnh vào các tính năng của nó.
Với đầy đủ mọi tính năng từ chia sẻ màn hình thông thường – nơi người dùng có thể chia sẻ toàn bộ màn hình hoặc các ứng dụng cụ thể – đến bảng trắng tương tác, cho phép người tham gia đưa ra ý tưởng trực quan trong suốt cuộc họp, người dùng được cung cấp các công cụ tiên tiến để tăng cường cộng tác.
Giữa tất cả các tính năng, những câu hỏi thường gặp nhất liên quan đến các khía cạnh thực tế của cuộc họp, chẳng hạn như “Bản ghi Webex được lưu ở đâu?”
Câu hỏi này không chỉ liên quan đến người dùng Webex hiện tại, những người có thể cần lưu video vì lý do tuân thủ mà còn liên quan đến những người đang khám phá nền tảng này chi tiết hơn.
Do đó, chúng tôi đã biên soạn một hướng dẫn không chỉ nêu bật nơi lưu video trên Webex mà còn nêu cách thức hoạt động và những gì bạn có thể làm để thay đổi.
Cisco Webex là gì? Tất tần tật những điều cần biết
Hiểu về các tùy chọn lưu trữ cho bản ghi Webex
Webex chủ yếu cung cấp hai vị trí lưu trữ bản ghi: lưu trữ đám mây và lưu trữ thiết bị cục bộ.
Lựa chọn giữa các tùy chọn này phụ thuộc vào cài đặt cuộc họp, sở thích của người dùng và chính sách của tổ chức. Bản ghi đám mây được lưu trữ trên máy chủ Webex và có thể truy cập thông qua cổng thông tin web Webex, trong khi bản ghi cục bộ được lưu trực tiếp vào thiết bị của người dùng.
Khi người dùng bắt đầu ghi âm, Webex sẽ tự động lưu vào vị trí được xác định trước dựa trên các thiết lập được cấu hình cho cuộc họp hoặc tài khoản cụ thể đó. Đối với bản ghi đám mây, quá trình này liên quan đến việc tải dữ liệu lên máy chủ Webex, có thể mất một thời gian tùy thuộc vào kích thước bản ghi và tốc độ kết nối internet.
Điều quan trọng cần lưu ý là có thể xảy ra tình trạng chậm trễ khi xử lý—đặc biệt là đối với các bản ghi dựa trên đám mây. Những sự chậm trễ này phụ thuộc vào các yếu tố như kích thước bản ghi và tải máy chủ, đôi khi có thể dẫn đến nhầm lẫn khi người dùng cố gắng truy cập bản ghi của họ ngay sau cuộc họp.
Truy cập Đám mây và Lưu trữ cục bộ trong Webex
Đối với các bản ghi được lưu trên đám mây, người dùng có thể đăng nhập vào tài khoản Webex của họ thông qua trình duyệt web. Sau khi đăng nhập, họ sẽ điều hướng đến phần Bản ghi, nơi họ sẽ tìm thấy danh sách các cuộc họp đã ghi của mình trong mục “Bản ghi của tôi”. Bộ lưu trữ tập trung này giúp người dùng dễ dàng truy cập bản ghi của họ từ bất kỳ thiết bị nào có kết nối internet.
Lưu trữ đám mây cung cấp một số lợi thế, bao gồm chia sẻ dễ dàng hơn qua liên kết và khả năng truy cập từ nhiều thiết bị. Tuy nhiên, nó phải tuân theo giới hạn lưu trữ do gói Webex của tổ chức đặt ra. Quản trị viên CNTT nên theo dõi các giới hạn này và quản lý lưu trữ cho phù hợp.
Bản ghi cục bộ được lưu trực tiếp vào thiết bị của người dùng. Trên máy tính Windows, các tệp này thường được lưu trữ trong thư mục “Documents > Webex > Recordings”. Người dùng Mac có thể tìm thấy bản ghi của họ trong thư mục “Home > Webex > Recordings”.
Các chuyên gia CNTT cần lưu ý rằng người dùng có thể sửa đổi vị trí lưu mặc định này thông qua tùy chọn ứng dụng Webex:
- Mở ứng dụng Webex trên máy tính.
- Điều hướng đến Tùy chọn > Bản ghi.
- Kiểm tra hoặc sửa đổi vị trí lưu được chỉ định.
- Việc hiểu các đường dẫn lưu trữ này rất quan trọng đối với nhóm hỗ trợ CNTT khi khắc phục sự cố bản ghi bị thiếu.
Truy cập di động và web
Đối với người dùng truy cập Webex thông qua thiết bị di động hoặc trình duyệt web, các bản ghi phải được lưu trữ trên đám mây để có thể truy cập thông qua cổng thông tin web Webex.
Điều này đảm bảo tính nhất quán trên nhiều nền tảng và thiết bị khác nhau, cho phép những người làm việc từ xa hoặc ở nhiều địa điểm khác nhau có thể truy xuất tệp của họ một cách liền mạch.
Quản lý và tối ưu hóa lưu trữ bản ghi Webex
Quản trị viên CNTT có các công cụ mạnh mẽ để quản lý các bản ghi Webex trên toàn tổ chức của họ. Sử dụng Webex Site Administration hoặc Control Hub, quản trị viên có thể thực hiện quản lý hàng loạt các bản ghi để tối ưu hóa dung lượng lưu trữ khả dụng.
Các nhiệm vụ hành chính chính bao gồm:
- Tìm kiếm bản ghi dựa trên các tiêu chí như tên, kích thước tệp, chủ sở hữu hoặc ngày tạo.
- Xóa các bản ghi không cần thiết để giải phóng dung lượng.
- Khôi phục bản ghi âm từ thùng rác trong vòng 30 ngày.
- Phân bổ lại bản ghi khi nhân viên rời khỏi tổ chức.
- Các công cụ này có sẵn cho các tổ chức lưu trữ bản ghi cả cục bộ và trên đám mây.
Chiến lược tối ưu hóa lưu trữ
Để tối đa hóa hiệu quả trong việc quản lý lưu trữ bản ghi Webex:
- Thường xuyên xem lại và xóa các bản ghi không cần thiết.
- Triển khai chính sách lưu giữ để tự động lưu trữ hoặc xóa các bản ghi cũ.
- Hướng dẫn người dùng cách quản lý tệp tin của mình tốt nhất.
- Theo dõi mức sử dụng dung lượng lưu trữ và điều chỉnh hạn ngạch khi cần thiết.
Các chuyên gia CNTT cũng nên biết về thời hạn lưu trữ cho các loại bản ghi khác nhau. Ví dụ, bản ghi cuộc gọi Webex thường có sẵn trong một năm kể từ ngày ghi. Hiểu được những hạn chế này giúp lập kế hoạch chiến lược quản lý lưu trữ hiệu quả.
Các cân nhắc về tuân thủ và bảo mật
Đối với các tổ chức có yêu cầu tuân thủ cụ thể, Webex tích hợp với các giải pháp ghi âm cuộc gọi của bên thứ ba được chứng nhận.
Các giải pháp này cung cấp khả năng tuân thủ tiên tiến như lưu giữ không giới hạn và đã được Cisco thử nghiệm.
Khi triển khai các giải pháp như vậy, các chuyên gia CNTT nên cân nhắc:
- Truyền dữ liệu an toàn giữa Webex Cloud và nhà cung cấp bên thứ ba.
- Các tùy chọn lưu trữ có thể tùy chỉnh phù hợp với nhu cầu tuân thủ.
- Phù hợp với các quy định về bảo vệ dữ liệu và chính sách bảo mật của tổ chức.
Đối với các ngành công nghiệp được quản lý chặt chẽ, lưu trữ cục bộ có thể được ưu tiên hơn so với lưu trữ đám mây do khả năng kiểm soát quyền truy cập dữ liệu chặt chẽ hơn.
Lưu theo cách bạn muốn trên Webex
Việc hiểu được nơi lưu bản ghi Webex là điều cần thiết đối với các chuyên gia CNTT quản lý các công cụ cộng tác.
Biết được nơi lưu trữ tệp của bạn sẽ ảnh hưởng đến việc tuân thủ, khả năng truy cập và quản lý lưu trữ tổng thể trong tổ chức của bạn.
Bằng cách nắm vững các tùy chọn lưu trữ đám mây và cục bộ, tận dụng hiệu quả các công cụ quản trị và triển khai các biện pháp tốt nhất để quản lý lưu trữ, các nhóm CNTT có thể đảm bảo sử dụng Webex hiệu quả trong khi vẫn duy trì sự tuân thủ trong toàn tổ chức.
