Vì diễn biến phức tạp của dịch COVID-19, để đảm bảo an toàn cho mọi người và xã hội. Thì nhiều công ty, tổ chức đã chọn giải pháp làm việc online tại nhà. Làm việc online tại nhà và họp trực tuyến cũng còn khá mới so với nhiều người; Nên bạn cần phải làm quen với nó. Bài viết này, Ngọc Thiên sẽ hướng dẫn bạn cách họp trực tuyến hiệu quả. Giúp bạn nắm rõ các bước để chuẩn bị trước khi tham gia một buổi họp trực tuyến.
Lựa chọn và sử dụng thành thạo phần mềm họp trực tuyến
- Nếu bạn là host (người chủ trì cuộc họp)
Thì bạn cần phải biết lựa chọn một phần mềm phù hợp để tổ chức cuộc họp trực tuyến cho doanh nghiệp mình. Hiện nay, có khá nhiều phần mềm hỗ trợ họp trực tuyến cho bạn lựa chọn như:
– Zoom: Một giao diện rất dễ sử dụng và phổ biến hiện nay. Với bản miễn phí thì cuộc họp từ 3 thành viên trở lên bị giới hạn trong 40 phút. Còn đối với bản trả phí thì đầy đủ các tính năng, và có nhiều gói Zoom để bạn lựa chọn phù hợp nhất với nhu cầu của doanh nghiệp.
XEM CHI TIẾT CÁC TÍNH NĂNG VÀ CÁC GÓI ZOOM HIỆN NAY: Tại đây
– Google Hangouts Meet: đây là là gói dịch vụ nâng cấp cho khách hàng G-suite, hỗ trợ lên tới 250 người tham gia.
– Skype: Phần mềm đã khá quen thuộc, nhưng chỉ đơn thuần để chat và gọi video, phù hợp với nhóm nhỏ để đường truyền ổn định.
– Webex: Giao diện khá tương tự Zoom và dễ sử dụng.
XEM CHI TIẾT TÍNH NĂNG, BẢN QUYỀN WEBEX VÀ BÁO GIÁ: Tại đây
- Nếu bạn là một thành viên tham gia cuộc họp
Bạn cần phải cài đặt trước phần mềm. Đọc tìm hiểu các tính năng và cách sử dụng phần mềm. Bạn có thể đọc các tài liệu hướng dẫn sử dụng và thực hiện thử. Nếu bạn không nhớ có thể ghi nhớ lại các bước hoặc lưu tài liệu lại để dễ dàng xem và sử dụng.
Chuẩn bị sẵn kế hoạch, thời gian họp trực tuyến
- Nếu bạn là host (người chủ trì cuộc họp)
Lập ra một kế hoạch cũng như lịch trình họp cụ thể và thông báo đến tất cả người tham dự. Như vậy sẽ giúp người tham dự biết nội dung cuộc họp là gì và sắp xếp thời gian tham gia cuộc họp đúng giờ.
- Nếu bạn là một thành viên tham gia cuộc họp
Sau khi biết nội dung cuộc họp và thời gian cuộc họp. Bạn cần chuẩn bị nội dung chỉnh chu, báo cáo nếu có để có thể trình bày đến ban lãnh đạo. Cần note lịch giờ tham gia họp tránh quên và tham gia trễ.
Chuẩn bị thiết bị hỗ trợ, đường truyền mạng trước khi họp trực tuyến
Đừng đợi đến vài phút trước khi cuộc họp rồi mới đăng nhập, mà bạn cần kiểm tra các thiết bị trước đó khoảng 10 – 15 phút. Chẳng hạn:
- Đường truyền Internet đủ mạnh.
- Đảm bảo máy ảnh, mic đều hoạt động tốt.
- Chuẩn bị sẵn các thiết bị hỗ trợ như loa, tai nghe, webcam để đảm bảo hình ảnh, âm thanh của bạn.
XEM THÊM CÁC THIẾT BỊ HỖ TRỢ NHƯ LOA, WEBCAM, TAI NGHE: Tại đây
Kiểm soát thời gian nói, ưu tiên nội dung quan trọng khi họp
Bạn nên kiểm soát thời gian nói của mình một cách hợp lý và ưu tiên nội dung quan trọng. Tránh nói lan man dài dòng làm cho mọi người tham gia cuộc họp trở nên chán nản. Bởi vậy, mỗi người chỉ nên nói về những gì có liên quan đến cuộc họp và đảm bảo vẫn truyền tải đủ nội dung sau mỗi buổi họp.
Tập trung vào cuộc họp tránh làm việc riêng hoặc tự ý rời đi
Nên đảm bảo luôn luôn theo dõi nội dung buổi họp và luôn trực tiếp tham gia họp. Tránh trường hợp tự ý rời cuộc họp; vì điều này sẽ khiến bạn không theo dõi đủ thông tin buổi họp, làm phiền nhiều người khác.
Sự tập trung hoàn toàn vào cuộc họp; không chỉ giúp bạn hiểu rõ nội dung họp mà còn thể hiện sự nhiệt tình; tâm huyết của mình đối với công việc.
Tham gia thảo luận và tương tác trong cuộc họp
Nếu bạn là người lãnh đạo, bạn nên tạo nhiều cơ hội để nhân viên của mình có thể tương tác, phát biểu ý kiến. Để cuộc họp diễn ra sôi nổi và hiệu quả hơn. Đồng thời, nhân viên cũng phải biết chủ động thảo luận trong cuộc họp, tránh trường hợp chỉ thụ động ngồi nghe.
Ghi chép lại nội dung cuộc họp trực tuyến
Việc bạn ghi chép lại nội dung quan trọng trong cuộc họp. Sẽ giúp bạn xác định được các việc cần làm tiếp theo. Và lộ trình để đạt được những mục tiêu đã đặt ra. Đồng thời, ghi lại nội dung cuộc họp giúp bạn chủ động hơn trong công việc. Bên cạnh đó bạn còn có thể chia sẻ các thông tin quan trọng đến những đồng nghiệp bỏ lỡ cuộc họp.
Bạn có thể ghi chép lại tài liệu bằng các tính năng sẵn có trên máy tính, điện thoại như ghi chú, file Google Docs hoặc có thể ghi vào cuốn sổ, tập giấy…
