Zoom Webinar – phần mềm hội nghị đa chức năng, hỗ trợ tổ chức hội thảo thu phí; email nhắc nhở tự động; cung cấp quyền kiểm soát tất cả người tham gia. Tìm hiểu thêm về các gói Zoom Webinar dành cho doanh nghiệp tại vnsup.com
Ngoài các tiện ích cơ bản như giúp bạn dễ dàng và nhanh chóng tổ chức các buổi hội thảo trực tuyến mọi lúc, mọi nơi. Zoom Webinar còn mang đến cho các doanh nghiệp các tính năng bổ ích cao cấp. Phần mềm hỗ trợ tạo báo cáo, các cuộc thăm dò ý kiến, khảo sát, email tự động nhắc nhở, tất cả công cụ trong một phần mềm, tính năng bật/tắt tiếng người tham gia…Với Zoom Webinar, việc tổ chức hội nghị trực tuyến trở nên đơn giản và hiệu quả đến bất ngờ.
Bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn đọc sơ lược về cách tải, cài đặt và sử dụng Zoom Video Webinar năm 2020 nhằm phục vụ tốt nhất cho tổ chức hội họp trực tuyến của doanh nghiệp.
1. Tìm hiểu về Zoom Webinar
1.1, Zoom Webinar là gì?
Zoom Webinar là sự kết hợp của ‘web’ và ‘seminar‘ trên nền tảng Zoom.
Zoom Webinar là phần mềm hỗ trợ tổ chức hội nghị hay sự kiện marketing quảng bá trực tuyến, dựa trên nền tảng web và sử dụng internet. Nhờ vậy mọi người có thể kết nối với nhau mà không cần di chuyển tới địa điểm khác, giảm thiểu đáng kể chi phí di chuyển không đáng có. Với Zoom Webinar, tất cả mọi người có thể tham dự hội thảo ngay cả khi đang ở nhà.
Trong kinh doanh, Webinar còn có thể được sử dụng để giới thiệu sản phẩm và mời khách hàng, đối tác tham gia tương tác.
1.2, Phân biệt Panelists và Attendees trên Zoom Webinar
- Panelists (người tham gia): Là những người tham gia hội thảo và có đầy đủ quyền trong một cuộc họp trên Webinar. Họ có quyền xem và gửi video, chia sẻ màn hình , chú thích, v.v. Panelists phải được người chủ trì hội thảo (Host) trên Webinar chỉ định quyền tham gia hội thảo. Người chủ trì cũng có thể hạn chế quyền của người tham dự bằng cách tắt một số tính năng như: khởi động video, chia sẻ màn hình, ghi âm…
- Attendeees (người dự thính): Là những người tham gia hội nghị nhưng chỉ ở chế độ chỉ xem. Attendees có thể được hiển thị nếu người chủ trì cho phép. Chế độ xem của attendees về hội thảo trên Webinar được kiểm soát bởi người chủ trì. Họ có thể tương tác với Host và các Panelists thông qua phần Hỏi và Đáp và trò chuyện (Q&A).
2. Hướng dẫn cách sử dụng Zoom Webinar dành cho người chủ trì cuộc họp (Host)
2.1, Cách cài đặt trước 1 hội nghị trực tuyến trên Zoom Webinar
Bước 1: Đăng nhập tài khoản (Sign in) tại zoom.us/webinar
Bước 2: Chọn Webinars trên thanh công cụ.
Bước 3: Chọn Schedule A Webinar
a. Các thiết lập bắt buộc
- Topic: Chủ đề của buổi hội thảo trên Webinar
- Description: Mô tả chi tiết về nội dung hội thảo
- Use a Template: Chọn mẫu bạn muốn sử dụng
- When: Thời gian bắt đầu hội thảo Webinar
- Duration: Thời lượng của Webinar
- Time Zone: Múi giờ tại vị trí tổ chức Webinar
- Recurring webinar: Cho phép Webinar được lặp lại hằng ngày
- Registration: Yêu cầu người xem Webinar đăng ký thông tin
- Webinar Password: Mật mã để tham gia Webinar
- Video: Bật/Tắt Camera của Người chủ trì (Host) và Người Tham Gia (Panelist)
- Audio Options: Cho phép người xem gọi vào từ Điện Thoại (Telephone), Máy tính (Computer Audio) hoặc cả 2 (Both)
b. Các tính năng bổ sung của Webinar (Webinar Option)
- Q & A: Người xem đặt câu hỏi cho Người Chủ Trì
- Pratice Session: Khu vực chuẩn bị cho Người Chủ Trì và Người Tham Gia trước khi bắt đầu Webinar, khi sử dụng tính năng này, người nghe sẽ không được truy cập trước Người Chủ Trì
- Only authenticated users can join: Người dùng phải đăng nhập tài khoản Zoom nếu muốn tham gia
- Make the Webinar on-demand: cho phép Người Xem xem lại Webinar trong trường hợp bị trễ giờ tham gia. Yêu cầu khi tạo Webinar cần phải bật chức năng Registration
- Record the webinar automatically: Tự động ghi lại hội thảo, và ghi trên máy chủ hoặc lưu trên đám mây.
- Alternative Hosts: Chỉ định người có thể bắt đầu Webinar thay thể cho Người Chủ Trì. Yêu cầu account người này là account trả phí, và được quản lý chung 1 Bussiness.
- Language Interpretation: Chỉ định người phiên dịch. Tính năng này cần liên hệ Zoom Support để mở ra
Bước 4: Bấm chọn Schedule
c. Các tùy chọn chuẩn bị trước cho một webinar
- Invitations – Lời mời tham dự
Invite Panelists (Mời người tham dự): Nhập tên và địa chỉ email để mời người tham dự.
Nhấn Save để gửi lời mời đến Panelists mới được nhập. Add Another Panelist nếu bạn muốn thêm nhiều hơn một.
2. Email Settings – Cài đặt Email liên quan
Trong mục Email Settings:
- Select Email Language: chọn ngôn ngữ gửi Email, hiện tại Zoom vẫn chưa có Email bằng Tiếng Việt.
- Email Contact: Email liên hệ
- Invitation Email to Panelists: Thư mời Email đến Panelists
- Confirmation Email to Registrants Send upon registration: Email xác nhận cho người đăng ký khi gửi đơn đăng ký tham gia.
- No reminder email to Attendees and Panelists: Email nhắc nhở cho Attendees và Panelists
- No follow-up email to Attendees: Email theo dõi Attendees, nhắc nhở về việc tham gia
- No follow-up email to Absentees: Email nhắc nhở đối với người đăng ký nhưng vắng mặt
3. Branding – Xây dựng thương hiệu của bạn
- Title: tiêu đề của đơn đăng ký tham dự Webinar
- Banner: hiển thị ở đầu trang mời tham dự.
- Logo: Sẽ được hiển thị ở bên phải của chủ đề hội thảo trên trang thư mời
- Post Attendee URL: Link Post đăng bài tham dự
- Post Webinar Survey: Survey sẽ được mở trong trình duyệt của người tham gia ngay sau khi Webinar kết thúc.
d. Cách tạo bảng khảo sát, đánh giá hội nghị trên Zoom Webinar
- Polls: Tạo ra Polls để bỏ phiếu với nội dung được lên sẵn.
2. Q&A: Được cài đặt mặc định và bạn có thể thay đổi quyền
e, Tính năng Live Streaming của Webinar
Chức năng Live Streaming có thể thực hiện trên Facebook, WorkPlace, hay Youtube.
2.2, Hướng dẫn cách bắt đầu hội nghị trực tuyến đã được cài đặt trước trên Zoom Webinar
Có 2 cách thực hiện:
- Cách 1: Đăng nhập vào cổng thông tin web Zoom.us và nhấp vào Webinar, chọn Start
- Cách 2: Trong ứng dụng Zoom, bấm vào tab Cuộc họp (Meeting). Tìm Webinar và nhấp vào Start
2.4, Hướng dẫn điều hành hội nghị trực tuyến trên Zoom Webinar
- Người chủ trì và người tham gia chính đều có thể chia sẻ màn hình
- Share screen: có thể share audio của thiết bị nếu đó là video clip.
- Chia sẻ slide trình chiếu.
- Cung cấp white board (bảng trắng).
2. Người chủ trì có quyền ghi lại video và audio của cuộc họp.
3. Người chủ trì có thể sử dụng virtual background (màn hình ảo) để hiển thị màn hình đã chọn sẵn nếu cần thiết.
4. Quyền phê duyệt người tham dự
- Cách 1: Người tham dự đăng ký và được gửi thư mời email, họ có thể tự động tham gia cuộc họp khi nhấp vào ID đã được gửi ở email.
- Cách 2: Người chủ trì (Host) sẽ tự phê duyệt từng người tham dự
2.5, Cách xem báo cáo kết quả về hội nghị trực tuyến đã tổ chức trên Zoom Webinar
Bước 1: Đăng nhập vào website: Zoom.us và chọn Reports, rồi nhấp vào Account Management > Reports.
Bước 2: Nhấp vào Usage Reports
3. Hướng dẫn tải, cài đặt và sử dụng Zoom Webinar dành cho Panelists
3.1, Điều kiện sử dụng Zoom Webinar
- Phải mua gói hội thảo trên web gồm 100, 500, 1000, 3000, 5000 hoặc 10000 người tham gia
- Máy chủ phải được cấp phép (áp dụng với gói trả tiền)
- Zoom Desktop Client phiên bản 3.0+
- Zoom ứng dụng di động phiên bản 3.0+
3.2, Cách tham gia cuộc họp trên Zoom Webinar
Có 2 cách:
- Cách 1: Click vào link mời tham gia cuộc họp ở thư mời email.
- Cách 2: Đối với người đã cài đặt Zoom Video Webinar và đã có tài khoản zoom. Chỉ cần tham gia bằng cách nhập ID và password trong tư mời email đã nhận.
4. Hướng dẫn tải, cài đặt và sử dụng Zoom Webinar dành cho Attendees
4.1, Điều kiện sử dụng Zoom Webinar
- Phải mua gói hội thảo trên web gồm 100, 500, 1000, 3000, 5000 hoặc 10000 người tham gia.
- Máy chủ phải được cấp phép (áp dụng với gói trả tiền)
- Zoom Desktop Client phiên bản 3.0+
- Zoom ứng dụng di động phiên bản 3.0+
4.2, Cách tham gia cuộc họp trên Zoom Webinar
Có 2 cách:
- Cách 1: Click vào link mời tham gia cuộc họp ở thư mời email.
- Cách 2: Đối với người đã cài đặt Zoom Video Webinar và đã có tài khoản zoom. Chỉ cần tham gia bằng cách nhập ID và password trong thư mời email đã nhận.
