Gần đây, Zoom đã dành nhiều thời gian, công sức và tiền bạc để chứng minh rằng nó không chỉ là một nền tảng hội nghị truyền hình. Zoom Workflow Automation, một tính năng hỗ trợ AI được thiết kế để tăng hiệu quả tại nơi làm việc, đã và đang thu hút sự chú ý.
Dựa trên danh mục ngày càng mở rộng các khả năng hỗ trợ AI khác với Zoom Workplace, giải pháp toàn diện của Zoom dành cho các cuộc họp, trò chuyện và năng suất, Workflow Automation hướng đến mục tiêu cung cấp giải pháp tối ưu cho năng suất kết hợp.
Theo Zoom, trình xây dựng quy trình làm việc không cần mã này sẽ giúp nhân viên tập trung vào công việc có ý nghĩa hơn, tiết kiệm thời gian và mở khóa mức độ sáng tạo cao hơn. Nhà cung cấp cũng hy vọng công cụ mới của mình sẽ hỗ trợ các nhà lãnh đạo doanh nghiệp đang phải vật lộn với tình trạng thiếu hụt kỹ năng liên tục.
Hãy cùng thietbihop.com tìm hiểu kỹ hơn về Zoom Workflow Automation và những gì nó có thể làm cho bạn nhé!
Zoom Workflow Automation là gì?
Zoom Workflow Automation là trình tạo quy trình công việc không cần mã được hỗ trợ bởi AI được tích hợp trong nền tảng Zoom Workplace. Hiện tại, tính năng này được tích hợp vào giải pháp Team Chat của Zoom, nhưng Zoom cho biết sẽ sớm công bố thêm nhiều “khả năng mới” hơn.
Được giới thiệu vào ngày 10 tháng 7 năm 2024, thông qua bài viết thông báo trên trang web Zoom, Workflow Builder chủ yếu nhằm mục đích cải thiện hiệu quả nơi làm việc.
Với Zoom Workflow Automation, người dùng có thể thiết lập tin nhắn tự động cho Team Chat cho nhiều trường hợp sử dụng khác nhau. Ví dụ, Zoom cho biết các nhà lãnh đạo doanh nghiệp có thể sử dụng chức năng này để chào đón người mới đến kênh bằng lời chào tự động.
Giải pháp này cũng có thể được triển khai để trả lời các câu hỏi phổ biến, gửi lời nhắc nhở cho nhóm về thời hạn dự án sắp tới và theo dõi phê duyệt. Thậm chí còn có tùy chọn tạo toàn bộ bảng câu hỏi để thu thập thông tin chi tiết từ các thành viên trong nhóm.
Quan trọng nhất là bất kỳ ai cũng có thể tạo quy trình làm việc tự động mà không cần bất kỳ kiến thức kỹ thuật nào. Công nghệ của Zoom không yêu cầu kinh nghiệm lập trình và tận dụng AI tạo sinh và các mẫu dựng sẵn để giúp tự động hóa các tác vụ hàng ngày một cách dễ dàng.
Zoom Workflow Automation có chức năng gì?
Zoom đang quảng cáo giải pháp tự động hóa không cần mã của mình chủ yếu là một công cụ tăng hiệu quả cho nhân viên để tận dụng tối đa lịch trình của họ. Người dùng có thể tạo quy trình làm việc trong vài giây bằng giao diện trực quan kéo và thả tích hợp.
Mặc dù giải pháp hiện chỉ được tích hợp vào Zoom Chat, nhưng nó vẫn cung cấp nhiều cách để tăng năng suất. Nó có thể tự động hóa các tác vụ thường lệ như gửi lời nhắc cuộc họp hoặc thông báo dựa trên các kích hoạt được đặt trước. Người dùng có thể tạo quy trình làm việc theo công tắc, có điều kiện hoặc tuần tự để tăng tốc thời gian phản hồi, tăng cường cộng tác và giữ cho nhân viên tham gia.
Một số mẫu đã có sẵn cho các tác vụ phổ biến như thu thập phản hồi của nhóm hoặc gửi các bản cập nhật sản phẩm định kỳ. Tuy nhiên, Zoom cho biết họ sẽ tung ra các mẫu mới trong những tháng tới khi tìm hiểu thêm về những gì các nhóm ngày nay cần.
Đáng chú ý là, mặc dù giải pháp này hiện vẫn đang ở chế độ “Beta”, nhưng nó cũng có thể tích hợp với một số ứng dụng phổ biến được kết nối với hệ sinh thái Zoom. Ví dụ, các nhóm có thể tạo quy trình làm việc tận dụng Zoom cùng với Outlook Calendar, Google Drive, Jira, OneDrive và Google Calendar.
Tính khả dụng và giá cả
Như đã đề cập ở trên, Zoom Workflow Automation là tính năng chế độ Beta dành cho người dùng trả phí đủ điều kiện có gói Zoom Workplace. Hiện tại, bạn sẽ không thể truy cập tính năng này nếu đang sử dụng phiên bản Zoom miễn phí, nhưng người dùng gói trả phí cũng sẽ không phải trả thêm bất kỳ khoản phí nào.
Zoom chưa công bố nhiều thông tin về giá chính xác của tính năng này khi nó được cung cấp rộng rãi. Tuy nhiên, công ty đã nói rằng các gói “Premium” sẽ khả dụng. Các gói này sẽ cho phép người dùng tạo các lần chạy quy trình công việc tiêu chuẩn không giới hạn và một số lượng cụ thể các “lần chạy quy trình công việc cao cấp”, với các khoản phí cho mỗi lần chạy vượt mức phân bổ.
Đáng chú ý, một lần chạy chuẩn được mô tả là bất kỳ quy trình làm việc tự động nào chạy trong nền tảng Zoom hoặc những quy trình sử dụng một ứng dụng của bên thứ ba duy nhất. Mặt khác, các lần chạy cao cấp sử dụng nhiều ứng dụng của bên thứ ba trong một quy trình làm việc.
Cách bật Tự động hóa quy trình làm việc trong Zoom
Giống như hầu hết các tính năng mới nhất của Zoom, Workflow Automation cần được chủ tài khoản hoặc quản trị viên bật trước khi người dùng có thể truy cập. Người dùng cũng sẽ cần phiên bản Zoom dành cho máy tính để bàn mới nhất và nhà cung cấp lưu ý rằng quy trình làm việc chỉ có thể được tạo, xuất bản và chỉnh sửa bởi từng người dùng. Thêm vào đó, Workflow Automation hiện chưa khả dụng trên ứng dụng di động của Zoom.
Để bật hoặc tắt tính năng tự động hóa Zoom Workflow cho tất cả người dùng trong một tài khoản, quản trị viên sẽ cần đăng nhập vào cổng thông tin web Zoom, sau đó tìm Quản lý tài khoản trong menu điều hướng. Tiếp theo:
- Chọn Cài đặt tài khoản rồi chọn…
- Trong phần Khác, hãy bật tùy chọn Bật Tự động hóa quy trình làm việc
- Chọn Cho phép kích hoạt webhook nếu cần thiết
- Nhấp vào Lưu rồi Bật hoặc Tắt để xác minh thay đổi
Người quản trị cũng có thể nhấp vào biểu tượng Khóa để ngăn người dùng khác thay đổi cài đặt. Ngoài ra, còn có tùy chọn truy cập phần Nhóm trong Quản lý người dùng để bật hoặc tắt Tự động hóa quy trình làm việc cho những người dùng cụ thể trong một đối tượng thuê.
Tạo quy trình làm việc trong Zoom
Khi quản trị viên hoặc chủ tài khoản bật Zoom Workflow Automation, người dùng có thể truy cập tính năng này trong ứng dụng Zoom dành cho máy tính để bàn hoặc từ cổng thông tin web Zoom. Sử dụng ứng dụng dành cho máy tính để bàn, nhấp vào nút Thêm trong Zoom Workplace, sau đó là Workflows. Trong ứng dụng web, bạn có thể nhấp vào Workflows trong menu điều hướng.
Từ đây, người dùng có tùy chọn tạo quy trình làm việc từ đầu hoặc sử dụng một trong các mẫu có sẵn của Zoom. Ví dụ, bạn có thể chọn mẫu “Giới thiệu thành viên mới” và bạn có thể chỉnh sửa một loạt các bước được định cấu hình trước. Bạn có thể gửi tin nhắn trực tiếp đến người dùng tham gia kênh (có hoặc không có tài nguyên đính kèm). Bạn cũng có thể gửi tin nhắn đến kênh mà người dùng tham gia hoặc yêu cầu thông tin về họ bằng biểu mẫu.
Sau khi chọn mẫu, bạn có thể thêm nhiều bước hơn bằng cách kéo và thả các bước dựng sẵn vào canvas từ bảng điều khiển bên. Sau khi đặt một bước vào canvas, bạn có thể điều chỉnh cách hoạt động của bước đó bằng bảng điều khiển cấu hình.
Nếu bạn chọn tạo quy trình làm việc từ đầu, bạn sẽ có thể:
- Lên lịch quy trình công việc để kích hoạt vào một ngày cụ thể hoặc vào một thời điểm nhất định. Bạn cũng có thể cấu hình quy trình công việc để “lặp lại”
- Xác định cách thức kích hoạt quy trình công việc, chẳng hạn như khi ai đó gửi biểu tượng cảm xúc vào cuộc trò chuyện, tham gia kênh, nhấp vào liên kết hoặc sử dụng webhook
- Xuất bản quy trình làm việc của bạn trên Zoom Workplace
Lợi ích của tính năng mới của Zoom
Tự động hóa quy trình làm việc có thể là một công cụ hữu ích, giúp các công ty và nhóm tăng hiệu quả, năng suất và sự cộng tác. Tuy nhiên, việc tạo quy trình làm việc, ngay cả với các công cụ chuyên dụng, có thể phức tạp và tốn thời gian.
Với Zoom Workflow Automation, bất kỳ ai cũng có thể tạo quy trình làm việc trong vài phút mà không cần kỹ năng lập trình. Các mẫu dựng sẵn giúp thiết kế quy trình cho các tác vụ phổ biến dễ dàng, như tuyển dụng thành viên nhóm hoặc tạo quy trình phê duyệt cho các yêu cầu nghỉ phép.
Người dùng thậm chí có thể thiết lập các quy trình công việc khác nhau để tự động hóa nhiều tác vụ và kết quả khác nhau. Ví dụ, Zoom gợi ý người dùng tạo quy trình công việc trong Team Chat cho phép họ phân loại phản hồi dựa trên từ khóa. Ví dụ, nếu ai đó đề cập đến “thanh toán”, bạn có thể tự động chuyển phản hồi đến nhóm tài chính.
Nhìn chung, Zoom Workflow Automation sẽ giúp các nhóm trong môi trường làm việc hiện đại tự động hóa nhiều tác vụ hơn và tăng năng suất. Khi Zoom tiếp tục giới thiệu các mẫu, khả năng và tính năng mới cho giải pháp này, nó có thể trở thành một tính năng khác biệt mạnh mẽ cho Zoom Workplace, loại bỏ nhu cầu sử dụng các công cụ của bên thứ ba.
Khám phá tính năng Tự động hóa quy trình làm việc của Zoom
Zoom Workflow Automation đã chứng minh cam kết liên tục của công ty trong việc xây dựng một nền tảng làm việc và năng suất kết hợp toàn diện. Mong muốn trở thành nhiều hơn một công ty dẫn đầu trong lĩnh vực hội nghị truyền hình, Zoom đã liên tục đổi mới.
Công ty liên tục giới thiệu các tính năng mới cho người dùng, từ trợ lý AI đến các giải pháp trung tâm liên lạc.
Mặc dù Zoom Workflow Automation vẫn còn trong giai đoạn đầu nhưng hứa hẹn sẽ là một tính năng mới thú vị.
Người dùng đủ điều kiện trả phí có thể tạo quy trình làm việc ngay hôm nay mà không mất thêm chi phí. Hãy nhớ rằng, bạn có thể phải trả phí cho quy trình làm việc không giới hạn và các lần chạy “Premium” nâng cao trong tương lai.
*Liên hệ Ngọc Thiên nếu bạn muốn được hỗ trợ Zoom nhanh chóng. Hotline Kỹ thuật: 19000-999-78 hoặc Sale 028-777-98-999.
