Họp giao ban trực tuyến là gì? Để tổ chức 1 cuộc họp giao ban trực tuyến thành công cần chuẩn bị những gì? Hãy cùng Ngọc Thiên tìm hiểu bài viết dưới đây nhé!
Họp giao ban là gì?
Họp giao ban (Progress Meetings) là cuộc gặp mặt của 2 hoặc nhóm người. Nhằm mục đích bàn bạc, đánh giá, xem xét công việc đã và đang thực hiện để đưa ra những quyết định, bàn giao công việc, nhiệm vụ trong thời gian tới.
Hình thức họp giao ban diễn ra thường xuyên; phổ biến tại bất kỳ đơn vị tổ chức nào nhất là các doanh nghiệp chuyên sản xuất, kinh doanh.
Họp giao ban trực tuyến là gì?
Họp giao ban trực tuyến là hình thức họp giao ban thông qua thiết bị hoặc phần mềm họp trực tuyến. Được kết nối qua internet giữa 2 hoặc nhiều địa điểm xa nhau.
Họp giao ban trực tuyến còn có các tên gọi khác như là: họp từ xa, hội nghị truyền hình; hội nghị trực tuyến, họp trực tuyến.
Các bước chuẩn bị cho một kế hoạch cuộc họp giao ban trực tuyến hiệu quả
Nêu ra mục đích cuộc họp
Điều quan trọng nhất khi lập ra cuộc họp trực tuyến là mọi người phải biết lý do; mục đích của cuộc họp là gì. Ví dụ như: cập nhật tiến độ, xây dựng nhóm, ra quyết định, giải quyết vấn đề, chia sẻ ý tưởng hoặc cuộc họp đổi mới,…
Sau khi đã xác định được mục đích của cuộc họp; thì mới có thể bắt đầu quá trình tổ chức cho một cuộc họp thành công được.
Mời đúng thành viên tham dự họp
Hãy cân nhắc về các khách mời tham gia cuộc họp. Để cuộc họp hiệu quả hơn thì hãy mời những người có liên quan đến mục đích của cuộc họp; có thể đưa ra những ý kiến giá trị tốt, có khả năng đưa ra quyết định sáng suốt.
Hãy chắc chắn rằng bạn không mời những người không cần thiết đến cuộc họp tránh mất thời gian của cả hai bên.
Xây dựng kế hoạch cuộc họp chi tiết
Hãy lập ra kế hoạch chi tiết của cuộc họp, các mục cần làm, các timeline sẽ diễn ra. Bạn cần ghi rõ những mốc thời gian quan trọng để cuộc họp không bị thiếu sót.
Khuyến khích người tham gia chuẩn bị trước và giao nhiệm vụ rõ ràng cho từng người
Bạn nên gửi tài liệu về cuộc họp cho những người tham gia trước đó vài ngày. Để họ có thời gian nghiên cứu, chuẩn bị trước. Và giao nhiệm vụ cho từng người ví dụ như đề xuất ý kiến, hay đóng góp ý tưởng,… Để khi diễn ra cuộc họp có thể suôn sẻ và hiệu quả nhất. trao đổi một cách hiệu quả hơn.
Các thiết bị cần chuẩn bị cho một cuộc họp giao ban trực tuyến
Để có thể thực hiện được một cuộc họp trực tuyến dù đơn giản hay chuyên nghiệp thì bạn cũng cần phải chuẩn bị những trang thiết bị cần thiết để setup một phòng họp chỉn chu hơn. Bạn cần chuẩn bị những trang thiết bị sau:
Bộ thiết bị họp trực tuyến
Gồm: Codec, camera, microphone, remote, bộ nguồn và dây cáp đi kèm.
Một số bộ thiết bị họp trực tuyến chất lượng hiện nay:
Đường truyền mạng
Tiếp theo, để truyền được tín hiệu hình ảnh, âm thanh đi ta cần phải có đường truyền internet. Đây là yếu tố cực kỳ quan trọng vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng cuộc họp.
Màn hình hiển thị
Để có thể hiển thị hình ảnh các điểm cầu; và nội dung chia sẻ ta sẽ cần đến màn hình. Bạn có thể sử dụng ti vi, màn chiếu…và có thể dùng nhiều màn hình cùng lúc.
Phần mềm họp giao ban trực tuyến
Phần mềm là một thứ không thể thiếu để họp trực tuyến. Hiện nay có rất nhiều các phần mềm hỗ trợ họp trực tuyến như Zoom, Webex, Google Meet, Skype,… Nhưng trong đó thịnh hành và được nhiều người sử dụng nhất phải kể đến Zoom. Zoom có giao diện dễ sử dụng cho tất cả mọi người; tích hợp đầy đủ tính năng, chi phí hợp lý. Là sự lựa chọn hàng đầu cho các cuộc họp giao ban trực tuyến.
Thiết bị hỗ trợ
Một số thiết bị hỗ trợ để cuộc họp trực tuyến có thể diễn ra tốt như: Mic, loa, bộ khuếch đại, thiết bị lưu trữ, bảng điện tử,…
Một số thiết bị loa, mic đang được ưa chuộng hiện nay như:
Kết luận: Trên đây là những thông tin chi tiết về họp giao ban; họp giao ban trực tuyến và những điều cần chuẩn bị cho cuộc họp để đạt hiệu quả nhất. Hy vọng qua bài viết này của Ngọc Thiên sẽ giúp ích cho bạn. Bạn cần tư vấn, hỗ trợ về các thiết bị; phần mềm họp trực tuyến thì hãy liên hệ ngay với chúng tôi. Để được hỗ trợ nhanh nhất nhé!
Thông tin liên hệ với chúng tôi
CÔNG TY TNHH CUNG ỨNG NGỌC THIÊN
Tel: 028 777 98 999 – Hotline: 1900 099 978
Email: [email protected]
Website: thietbihop.com
