Hướng dẫn cách setup phòng họp trực tuyến từ A đến Z

Hướng dẫn cách setup phòng họp trực tuyến từ a đến z

Hiện nay, có rất nhiều doanh nghiệp, công ty, tổ chức lựa chọn giải pháp họp trực tuyến để tiết kiệm chi phí và thời gian. Tuy nhiên, rất nhiều tổ chức, doanh nghiệp vẫn chưa nắm được cách setup phòng họp trực tuyến sao cho đảm bảo chất lượng cuộc họp diễn ra tốt nhất. Thì hãy cùng Ngọc Thiên tìm hiểu trong bài viết dưới đây nhé!

Các bước setup một phòng họp trực tuyến

Bước 1: Xác định số điểm kết nối

Hiện tại, có hai mô hình chính là site to site (kết nối 2 điểm) và Multisites (kết nối từ 2 điểm trở lên). Tùy vào nhu cầu của doanh nghiệp để lựa chọn mô hình phù hợp.

Bước 2: Xác định chi phí lắp đặt

Chi phí setup phòng họp trực tuyến phụ thuộc vào các yếu tố:

  • Số điểm cầu kết nối quyết định đến việc lựa chọn thiết bị phù hợp.
  • Thương hiệu của các trang thiết bị đầu tư.

Bước 3: Xác định nhu cầu sử dụng

Về nhu cầu sử dụng, bạn cần xác định được 2 yếu tố quan trọng:

Số người tham dự:

  • Cá nhân: Sử dụng các ứng dụng cài đặt trên điện thoại, máy tính để tham gia cuộc họp.
  • Nhóm dưới 10 người: Đầu tư các thiết bị phần cứng chuyên dụng
  • Nhóm trên 10 người: Đầu tư các thiết bị chuyên dụng để setup phòng họp trực tuyến, camera có độ phân giải cao, có thể quay nét toàn cảnh hoặc zoom cận cảnh. Ngoài ra, tổ chức nên gắn nhiều camera ở các góc độ và vị trí khác nhau.

Đo diện tích phòng họp:

Kiểm tra lại tất cả các tiêu chí: Ánh sáng, độ vang, loại trần, tường, bàn ghế sắp xếp sao cho hợp lý.

Bước 4: Lựa chọn và lắp đặt thiết bị

Sau khi đưa ra kế hoạch chi tiết, bạn tiến hành lựa chọn các thiết bị phòng họp trực tuyến phù hợp với ngân sách và quy mô đã đề ra. Sau đó tiến hành lắp đặt cho phòng họp của mình.

Bước 5: Đưa vào thử nghiệm

Sau khi lựa chọn và lắp đặt xong, bạn cần tiến hành chạy thử các trang thiết bị nhằm tránh những rủi ro sau này. Cụ thể, bạn hãy đánh giá về mức độ tối ưu về kỹ thuật, không gian để đưa ra giải pháp thay đổi sao cho phù hợp.

Các bước setup một phòng họp trực tuyến

Các thiết bị cần thiết để setup phòng họp trực tuyến

  • Codec: Xử lý mã hóa nhận và truyền tín hiệu âm thanh và hình ảnh thông qua đường truyền
  • Camera -Thu tín hiệu hình ảnh
  • Microphone – Thu tín hiệu âm thanh
  • Remote – Điều khiển từ xa
  • Hệ thống loa
  • Màn hình hiển thị
  • Đường truyền mạng
  • Bộ nguồn và một số dây cáp đi kèm
  • Các thiết bị đi kèm

Mô hình phòng họp trực tuyến

Phòng họp trực tuyến sử dụng phần mềm

Hệ thống phòng họp trực tuyến sử dụng phần mềm là trong quá trình họp bạn sẽ sử dụng một số phần mềm như: Zoom, Webex, Google Meeting, Skype,…kết hợp thêm với những thiết bị như: micro, loa, camera, PC hay Laptop để tạo và tham dự cuộc họp. Hệ thống họp trực tuyến này vô cùng tiện lợi và nhanh chóng.  Mức đầu tư hệ thống không quá cao về dễ dàng di chuyển.

Một số phần mềm được sử dụng nhiều nhất hiện nay

Phòng họp trực tuyến sử dụng phần cứng

Phòng họp trực tuyến sử dụng phần cứng là sử dụng các hệ thống đồng bộ của các hãng sản xuất thiết bị họp trực tuyến như Aver, Polycom, Yealink, Cisco,… Hệ thống này có độ bảo mật cao, đảm bảo an toàn tuyệt đối cho dữ liệu của cuộc họp. Hơn nữa chất lượng hình ảnh của hệ thống cũng rất cao. Nếu như các thiết bị âm thanh phòng họp được lắp đặt đúng chuẩn thì sẽ đem đến âm thanh rõ ràng, chân thực, giúp cho cuộc họp trở nên chuyên nghiệp và hoàn hảo hơn rất nhiều.

Một số bộ thiết bị hội nghị chất lượng hiện nay

Hướng dẫn cách setup phòng họp trực tuyến

Cách setup phòng họp trực tuyến sử dụng phần mềm

Một số thiết bị cơ bản trong hệ thống phòng họp trực tuyến sử dụng phần mềm  

  • Laptop hoặc PC
  • Camera
  • Micro (Camera và Micro sử dụng cổng kết nối USB)
  • Loa 
  • Phần mềm họp được cài đặt trên PC/Laptop

Các bước tiến hành setup hệ thống họp trực tuyến sử dụng phần mềm

  • Bước 1: Chuẩn bị phòng họp (Bàn ghế, thiết bị trình chiếu, tài liệu, văn bản)
  • Bước 2: Cài đặt phần mềm họp trên Laptop/PC
  • Bước 3: Kết nối Micro và Camera vào Laptop/PC thông qua cổng USB
  • Bước 4: Mở các phần mềm họp trực tuyến và tạo phòng
  • Bước 5: Cấp ID và Password để mọi người Join phòng
  • Bước 6: Tiến hành cuộc họp

Cách setup phòng họp trực tuyến sử dụng phần cứng

Một số thiết bị cơ bản trong hệ thống phòng họp trực tuyến sử dụng phần cứng  

  • Camera
  • Micro
  • MCU (Bộ giải mã tín hiệu)
  • Loa
  • Thiết bị hiển thị (Tivi, máy chiếu)

Các bước tiến hành setup hệ thống họp trực tuyến sử dụng phần cứng

  • Bước 1: Chuẩn bị phòng họp (Bàn ghế, ổ điện, mạng Internet, tài liệu,…)
  • Bước 2: Bật các thiết bị trong hệ thống họp trực tuyến (Camera, Micro, Loa, MCU, Tivi/máy chiếu)
  • Bước 3: Bật hệ thống loa ngoài (Nếu bạn dùng thêm loa ngoài)
  • Bước 4: Mọi người tham gia vào cuộc họp thông qua hệ thống đã được setup

Những lưu ý khi setup phòng họp trực tuyến

Những lưu ý khi setup phòng họp trực tuyến

Về yếu tố nội thất

Nội thất phòng họp cần được thiết kế đơn giản, có đầy đủ trang thiết bị cơ bản như bàn ghế để họp. Lưu ý, nên lựa chọn bàn phòng họp hình oval hoặc dạng bán nguyệt để dễ dàng xoay camera để quan sát người trong phòng họp. Ghế nên chọn loại ghế hội trường, không có tựa lưng cao gây cản trở tầm nhìn.

Nên bố trí phòng họp trực tuyến theo hình vòng cung hoặc chữ U để có thể tập trung vào màn hình lớn, đảm bảo đường truyền đạt hình ảnh tốt nhất.

Hạn chế trang trí

Nên hạn chế trang trí rườm rà bên trong phòng họp trực tuyến. Theo đó, phòng họp càng đơn giản càng tốt để không gây khó khăn trong quá trình ghi hình. Đặc biệt, không đặt những hình ảnh có khung kính trong phòng họp vì chúng sẽ gây chói mắt và ảnh hưởng chất lượng hình ảnh. Ngoài ra, bạn cũng nên hạn chế các cây cảnh, lọ hoa để tránh người tham gia bị mất tập trung.

Lựa chọn tông màu phù hợp

Bạn nên tránh chọn những tông màu quá rực rỡ gây rối mắt và phản chiếu ánh sáng khi trình chiếu. Ngoài ra, bạn cũng không nên chọn màu trắng cho phòng họp vì chúng gây ảnh hưởng xấu đến kết quả hiển thị video. Tránh dán giấy dán tường nhiều hoa văn gây rối mắt khiến người tham gia mất tập trung, hoa mắt, chóng mặt

Bạn nên chọn những tông màu nhạt, trung tính như: màu ghi, nâu, xám nhạt, be,…để đảm bảo hiển thị tốt nhất cũng như tạo sự tập trung cho người dự họp.

Mức độ ánh sáng cho phòng họp

Hệ thống đèn đảm bảo cung cấp đủ ánh sáng cho phòng họp.

Lưu ý, nên tránh ánh sáng chiếu trực tiếp vào camera làm lóa mắt, ảnh hưởng chất lượng hình ảnh trong quá trình họp.

Độ cách âm của phòng họp

Nên sử dụng các thiết bị cách âm chất lượng để tránh âm thanh truyền có tạp âm gây cản trở người nghe. Sử dụng thảm sàn để giảm tiếng vọng, tiếng ồn.

Bạn cần tư vấn hỗ trợ về cách setup phòng họp trực tuyến và các thiết bị phần mềm, phần cứng cho phòng họp trực tuyến thì hãy liên hệ ngay với Ngọc Thiên theo hotline 1900 099 978 để được tư vấn, hỗ trợ chi tiết nhất.

Đánh giá