Hiện nay, tình hình dịch bệnh Covid-19 vẫn còn đang diễn biến phức tạp. Nên việc tổ chức sự kiện trực tiếp như thông thường là một điều rất khó khăn và có rủi ro cao. Vì vậy, có không ít các doanh nghiệp đang dần chuyển sang hình thức trực tuyến. Hình thức tổ chức sự kiện trực tuyến mới bắt đầu trở thành xu hướng trong mùa dịch này. Do đó, không phải ai cũng biết hết được những lợi ích của việc tổ chức sự kiện trực tuyến mang lại. Hãy đọc ngay bài viết này, Ngọc Thiên sẽ nói rõ về những lợi ích của việc tổ chức sự kiện trực tuyến mang lại cho doanh nghiệp bạn. Hình thức này sẽ là một xu hướng được ứng dụng nhiều trong tương lai.
Hình thức tổ chức sự kiện trực tuyến là gì?
Hình thức tổ chức sự kiện trực tuyến là sự kiện được thực hiện thông qua mạng internet và qua các phần mềm, nền tảng trực tuyến như: Zoom, Webex, Google Meet,…
Bằng việc sử dụng công nghệ truyền thông trực tuyến; để phân phối một nguồn nội dung duy nhất cho nhiều người nghe và người xem. Các khách mời và người tham dự sự kiện đều tương tác với nhau trong môi trường ảo dựa trên web. Sự kiện này còn có thể được ghi hình lại để phát sau; hoặc được phát trực tiếp theo nhu cầu, mục đích tổ chức của doanh nghiệp.
Sự khác biệt giữa việc tổ chức sự kiện trực tuyến so với trực tiếp
Cũng giống như các sự kiện trực tiếp, sự kiện trực tuyến đều có ngày; giờ và nội dung chương trình làm việc cụ thể.
Tuy nhiên, điểm khác biệt so với sự kiện trực tiếp là tất cả sự kiện đều diễn ra trên nền tảng internet; và các khách mời sẽ không ở chung cùng một địa điểm bất kì nào cả. Ngoài ra, khu vực tổ chức thực chất chỉ có sân khấu; hệ thống âm thanh, ánh sáng vừa phải; hay đơn giản chỉ là một chiếc phông xanh cùng MC và xung quanh là các hệ thống thu phát. Để người xem thông qua màn hình có thể cảm nhận chân thực và rõ nét nhất về sự kiện.
Lợi ích của việc tổ chức sự kiện trực tuyến
Giảm nguy cơ bùng phát bệnh và đảm bảo an toàn
Lợi ích đầu tiên của việc tổ chức các sự kiện trực tuyến trong mùa dịch covid hiện nay chính là: làm giảm nguy cơ bùng phát dịch bệnh. Và đảm bảo an toàn cho tất cả các khách mời tham dự. Các sự kiện sẽ được diễn ra suôn sẻ mà không lo bị lây lan mầm bệnh.
Tiết kiệm thời gian
Đối với các sự kiện trực tiếp, bạn cần phải mất thời gian để di chuyển đến địa điểm diễn ra sự kiện. Đối với các sự kiện ở xa; hoặc các sự kiện ở nước ngoài thì việc di chuyển sẽ mất rất nhiều thời gian. Với các sự kiện trực tuyến, thì vấn đề đó được giải quyết nhanh gọn lẹ. Bạn chỉ cần ngồi một chỗ, đảm bảo có kết nối internet tốt. Thì bạn đã có thể tham gia sự kiện một cách nhanh chóng mà không cần phải di chuyển bất cứ đâu.
Đối với các nhà tổ chức sự kiện việc lựa chọn diễn giả cũng trở nên linh hoạt hơn rất nhiều. Có thể mời các diễn giả từ mọi nơi trên thế giới; mà không cần phải lo lắng quá nhiều về lịch trình; hay thời gian di chuyển bởi họ có thể tham dự ngay tại nhà.
Tiết kiệm tối đa chi phí
Khi tổ chức các sự kiện trực tiếp bạn sẽ phải tốn rất nhiều chi phí để đặt địa điểm; setup không gian; đảm bảo danh sách diễn giả; trả lương cho nhân viên sự kiện; nhận bảng hiệu và xây dựng thương hiệu vật lý và tạo ra những trải nghiệm độc đáo cho người tham dự. Điều này có thể tiêu tốn rất nhiều chi phí cho doanh nghiệp của bạn. Đối với các sự kiện trực tuyến những chi phí này dường như không còn nữa. Bạn chỉ bỏ ra chi phí rất ít để mua các nền tảng hỗ trợ tổ chức; và chi phí khuyến mãi và phí mời diễn giả (nếu có).
Như vậy để tổ chức một buổi sự kiện đạt hiệu quả tốt nhất bạn chỉ cần trang bị cho mình một chiếc webcam máy tính và bản quyền phần mềm hỗ trợ.
Xem thêm các webcam tốt cho máy tính: TẠI ĐÂY
Bản quyền phần mềm Zoom Events hỗ trợ tổ chức sự kiện tốt nhất hiện nay
- Giải pháp quản lý sự kiện trực tuyến đa năng tất cả trong một.
- Cho phép tối thiểu 100 tham luận viên có quyền tương tác trong cuộc họp.
- Hiển thị 49 màn hình cùng lúc.
- Thời gian tổ chức sự kiện trực tuyến không giới hạn (tối đa 30 giờ)
- Đăng ký, bán vé (trả phí / miễn phí) để tham gia sự kiện
- Hỗ trợ thông dịch viên ngôn ngữ
- Thư viện lưu trữ các bản ghi sau sự kiện để quản lý nội dung đã ghi
Nâng cao khả năng tiếp cận
Nâng cao khả năng tiếp cận có lẽ là lợi ích nổi bật nhất của hình thức tổ chức sự kiện trực tuyến. Vì nhờ sự kiện trực tuyến doanh nghiệp có thể tiếp cận cùng lúc số lượng lớn người tham dự đến từ khắp mọi nơi trên thế giới. Trong khi đó chương trình sự kiện trực tiếp truyền thống thường giới hạn số lượng người tham gia, tham dự. Chắc hẳn ưu điểm này là yếu tố then chốt thúc đẩy doanh nghiệp nhanh chóng tổ chức chương trình sự kiện trực tuyến.
Dễ dàng quản lý hơn
Sự kiện trực tuyến cung cấp cho bạn nhiều quyền kiểm soát hơn trong ngày diễn ra sự kiện. Sẽ không có căng thẳng thông thường đi kèm với hậu cần; trang thiết bị, đào tạo nhân viên tại chỗ; hoặc phải có mặt ở nhiều nơi cùng một lúc để gặp trực tiếp các bên liên quan và khách mời truyền thông. Điều này có nghĩa là bạn có thể tập trung vào việc đảm bảo bạn có tất cả các công cụ kỹ thuật số để mang lại trải nghiệm liền mạch cho những người tham dự của bạn.
Phân tích và báo cáo sau sự kiện tốt hơn
Các sự kiện trực tiếp thường dựa vào các cuộc khảo sát và ứng dụng sự kiện dành cho thiết bị di động để nhận phản hồi và đo lường mức độ tương tác cho sự kiện của họ. Thách thức lớn đối với những người tổ chức sự kiện trực tiếp là rất khó thu hút những người tham dự hoàn thành bản khảo sát hoặc cung cấp phản hồi về sự kiện.
Sự kiện trực tuyến có lợi thế lớn hơn sự kiện trực tiếp. Bởi vì nền tảng sự kiện trực tuyến có thể thu thập và báo cáo về dữ liệu thời gian thực khi sự kiện đang diễn ra. Phân tích dữ liệu này sau sự kiện có thể cực kỳ hữu ích. Vì nó có thể cho thấy những khía cạnh nào trong sự kiện được người tham dự yêu thích nhất. Và những yếu tố nào cần được cải thiện hoặc loại bỏ trong các sự kiện trong tương lai.
Một số lưu ý khi tổ chức sự kiện trực tuyến
- Lựa chọn hệ thống trang thiết bị đúng tiêu chuẩn, phầm mềm hỗ trợ phù hợp
- Chuẩn bị nội dung tổ chức sự kiện trực tuyến kỹ lưỡng, hoàn chỉnh
- Bố trí không gian tổ chức chương trình sự kiện trực tuyến chỉn chu, đẹp mắt
- Tổ chức truyền thông trước thời điểm diễn ra sự kiện trực tuyến
Thông tin liên hệ với chúng tôi
CÔNG TY TNHH CUNG ỨNG NGỌC THIÊN
Tel: 028 777 98 999 – Hotline: 1900 099 978
Email: [email protected]
Website: thietbihop.com
