Cùng với sự phát triển của công nghệ, hình thức phỏng vấn và làm việc Online qua Zoom, Zalo hay Skype,…. càng trở nên phổ biến nhờ vào những tiện lợi về không gian và thời gian mà nó đem lại. Bên cạnh đó, nhà tuyển dụng cũng có thể giới thiệu nhân sự mới qua hình thức họp trực tuyến. Tuy nhiên, việc giới thiệu nhân viên mới qua hình thức Online hoàn toàn khác với buổi gặp mặt trực tiếp, vì vậy, cần có 1 quy trình nhất định để tạo ra trải nghiệm thân thiện nhưng vẫn cập nhật đầy đủ các thông tin của người mới.
Dưới đây là 10 bí quyết hay về những gì cần thiết để tiến hành thuận lợi buổi giới thiệu nhân sự mới qua họp trực tuyến. Bạn có thể áp dụng ngay những chia sẻ dưới đây từ các chuyên gia để bảo rằng mọi người đều cảm thấy thoải mái và có thể có một khởi đầu tuyệt vời ngay tại buổi gặp mặt đầu tiên.
10 bí quyết hay để giới thiệu nhân sự mới qua Online
Tạo sự thoải mái giữa nhân viên tại chỗ và nhân viên từ xa
Khi bạn đang giới thiệu nhân sự mới qua họp trực tuyến, điều quan trọng là tạo ra một bầu không khí nơi những người tham gia cảm thấy thoải mái khi đặt câu hỏi và có thể chào hỏi nhau một cách hiệu quả. Đảm bảo những người tham dự từ xa có thể nhìn và nghe rõ người trình bày và những người tham gia khác.
Thiết lập không gian trình bày của nhân sự mới, đảm bảo cả những người tham gia tại chỗ và từ xa đều có thể nhìn thấy và nghe rõ người trình bày. Vì vậy cần đảm bảo camera và micrô của người mới có phạm vi hoạt động vừa phải, cung cấp âm thanh và hình ảnh rõ ràng, bất kể họ đang ở đâu trong phòng.
Đảm bảo cung cấp đầy đủ các hỗ trợ về ngôn ngữ
Nếu bạn là thành viên của một tổ chức toàn cầu, nhân viên mới có thể nói một ngôn ngữ khác với những người còn lại. Trong trường hợp này, hãy sử dụng tính năng phiên dịch ngôn ngữ có sẵn trong phần mềm họp trực tuyến mà tổ chức đang sử dụng.
Đối với phần mềm họp trực tuyến Zoom Cloud Meetings, bạn có thể tận dụng tính năng Phiên dịch ngôn ngữ của Zoom để cho phép nhân viên của bạn có quyền truy cập thông tin kịp thời và chính xác bằng ngôn ngữ của họ. Tính năng phiên dịch ngôn ngữ của Zoom khả dụng với nhiều loại ngôn ngữ khác nhau: tiếng Nhật, tiếng Trung, tiếng Anh,……giúp mọi người có thể nghe hiểu lẫn nhau, bất kể họ đến từ vùng nào.
Tạo không gian làm quen thân thiện với các đồng nghiệp
Các buổi giới thiệu nhân sự mới không chỉ là để chia sẻ thông tin với những người mới được tuyển dụng – mà còn là để làm quen với đồng đội và đồng nghiệp của bạn! Vì vậy, việc chuẩn bị trước là rất quan trọng, giúp phá vỡ sự đơn điệu của các bản trình bày trên giấy và mang đến cho nhân viên cơ hội tương tác trong bầu không khí thoải mái.
Đối với các phiên giới thiệu nhân sự mới trên Zoom, hãy tận dụng tính năng “Chia phòng họp nhóm – Breakout Room” để gộp những người tham gia tại chỗ và từ xa thành các nhóm nhỏ hơn, sau đó giới thiệu nhân sự tại từng phòng. Điều này tạo ra một không gian riêng biệt, nơi các nhân viên có thể gắn kết với nhau ở cấp độ cá nhân hơn và tạo tiền đề để xây dựng những mối quan hệ quan trọng hơn trong tương lai.
Thêm một số hoạt động thú vị vào buổi giới thiệu
Việc trình bày, giới thiệu thông tin của nhân sự mới trong buổi gặp mặt đầu tiên khá là quan trọng. Tuy nhiên, việc trình bày thông tin một cách rập khuôn, máy móc như 1 đứa trẻ phải trả bài trong giờ học dễ khiến người nghe cảm thấy nhàm chán và không có hứng thú theo dõi. Thay vào đó, hãy lồng ghép thông tin cần trình bày với một số hoạt động thú vị, chẳng hạn như trò chơi đố vui và các trò chơi khác…., Như vậy, bạn có thể tạo ra một bầu không khí vui vẻ và năng động, nơi nhân viên có thể tham gia và ghi nhớ thông tin hiệu quả hơn.
Trên Zoom App Marketplace, bạn có thể tìm thấy hơn một nghìn ứng dụng tích hợp cho nền tảng Zoom, bao gồm nhiều trò chơi thú vị có thể sử dụng trong cuộc họp! Thoải mái chèn các trò chơi vào các phiên giới thiệu Online, giúp thúc đẩy trải nghiệm thú vị nhưng vẫn đảm bảo cung cấp đủ thông tin cho tất cả mọi người.
Khuyến khích sự tham gia của người nghe
Trình bày thông tin rõ ràng và hiệu quả trong quá trình giới thiệu nhân sự mới là quan trọng, nhưng việc khuyến khích nhân sự mới tham gia vào buổi giới thiệu cũng quan trọng không kém. Dành ra một khoản thời gian để người tham gia có thể đặt câu hỏi hoặc tham khảo lại các phần cụ thể của bài thuyết trình.
Để khuyến khích sự tham gia của người nghe, hãy sử dụng chức năng Chat trong cuộc họp của Zoom, cho phép trả lời câu hỏi trực tiếp mà không làm gián đoạn phần trình bày của người giới thiệu. Hoặc cũng có thể tạo phiên Hỏi & Đáp (Q&A) cho các sự kiện giới thiệu nhân sự mới lớn hơn được tổ chức trên Zoom Webinar. Đối với các hoạt động tương tác, trong đó người tham gia cần thao tác trên màn hình, tài liệu được chia sẻ, hãy sử dụng tính năng Chú thích (Annonate) để đánh dấu, ghi chú thích trên tài liệu,….
Tận dụng âm nhạc
Phát một số bản nhạc trong buổi giới thiệu nhân viên mới có thể giúp tạo không khí thoải khoái và tự nhiên hơn.
Quan niệm rằng họp trực tuyến thì không thể chia sẻ âm nhạc cùng nhau là sai lầm! Zoom Meetings cung cấp chế độ âm thanh nổi có độ trung thực cao đi kèm với tính năng chia sẻ màn hình, cho phép người dùng thoải mái chia sẻ âm nhạc trong cuộc họp mà không cần bất kỳ thao tác nén dữ liệu nào, cũng không bị nhiễu âm thanh.
Xem ngay: Cách Share âm thanh trên Zoom trên máy tính và điện thoại
Hỗ trợ bữa trưa cho cả nhân viên từ xa
Hầu hết các đơn vị đều cho rằng trong bối cảnh có nhân viên làm việc Online tại nhà, thì chỉ cần hỗ trợ bữa trưa cho những người làm việc tại công ty là đủ. Tuy nhiên hãy xem xét đến việc hỗ trợ bữa trưa cho cả những người làm việc từ xa, đó là biểu hiện của một tổ chức chuyên nghiệp và công bằng. Cung cấp bữa trưa cho nhân viên không chỉ thể hiện sự quan tâm của tổ chức mà còn giúp cả nhóm tập trung làm việc hiệu quả hơn vào nửa cuối ngày.
Hãy xem xét cung cấp bữa trưa cho cả những nhân viên mới ngay trong buổi giới thiệu đầu tiên. Thay vì gửi cho họ bữa trưa trực tiếp, hãy cung cấp 1 số tiền nhất định trong ngày mà họ có thể chi tiêu cho bữa trưa. Bằng cách này, nhân viên làm vệc Online từ xa có thể thưởng thức bữa trưa miễn phí do họ lựa chọn cũng như các đồng nghiệp làm việc tại công ty của họ.
Thiết lập “giờ vui vẻ”
Còn cách nào hay hơn để xây dựng tinh thần đồng đội, phát triển mối quan hệ giữa các nhân viên mới và cũ qua việc thiết lập “giờ vui vẻ”? Để tạo “giờ vui vẻ” cho buổi giới thiệu nhân viên mới, chỉ cần gửi cho tất cả nhân viên lời mời tham gia cuộc họp video sau giờ làm việc. Đối với cuộc họp sau giờ làm việc, có thể tổ chức các trò chơi, hoạt động nhóm hoặc thậm chí chỉ cần trò chuyện với nhân viên mới để làm quen với họ.
Có thể “thiết lập giờ vui vẻ” trên Zoom bằng cách sử dụng tính năng nền ảo Immersive View, cho phép đặt tất cả người tham dự vào cùng một nơi. Ngoài ra, có thể sử dụng tính năng bộ lọc (Filter của zoom) để thêm một số hiệu ứng kỳ lạ và vui nhộn vào nguồn cấp dữ liệu video. Có thể khuyến khích nhóm của bạn trong “giờ vui vẻ” sử dụng các icon phản ứng trong cuộc họp để thể hiện cảm xúc của bản thân khi chơi trò chơi hoặc tham gia trong các hoạt động!
Tạo một thư viện tài nguyên
Các buổi giới thiệu nhân viên mới qua Online thường bao gồm nhiều loại thông tin và những người mới còn chưa quen với quy trình làm việc của tổ chức mới. Vì vậy, hãy tạo một thư viện tài nguyên, nơi bao gồm các thông tin cần thiết cho những nhân viên mới. Tại đây, họ có thể truy cập dễ dàng và có thể tìm thấy bất cứ thông tin khi nào họ cần mà không cần phải hỏi ai đó.
Có thể sử dụng tính năng ghi âm trên đám mây của Zoom để ghi lại phiên giới thiệu và gửi cho nhân sự mới, nhờ vậy, họ có cơ hội xem lại các thông tin cần thiết bất cứ khi nào họ muốn. Việc cung cấp cho những nhân sự mới quyền truy cập vào các tài liệu đào tạo khác đã được ghi và lưu trữ lại trên đám mây cũng giúp họ bắt kịp tốc độ công việc nhanh hơn.
Tạo một kỷ niệm đáng nhớ
Sau khi buổi giới thiệu nhân sự mới kết thúc, hãy tạo một kỷ niệm đáng nhớ cho các nhân viên mới! Có nhiều cách để thể hiện sự đánh giá cao của bạn đối với nhân viên mới, cho dù họ làm việc Oline tại nhà. Có thể gửi cho họ những món quà nhỏ có kèm ảnh đại diện của công ty, chẳng hạn như ly sứ, hay áo phông, hoặc thậm chí là bộ quà tặng bao gồm: nhãn dán, sổ tay, chăn hoặc các vật dụng khác,…. để kỷ niệm ngày gia nhập công ty của họ
Xem thêm:
Top 9 cách dạy học trực tuyến hiệu quả nhất dành cho giáo viên
Thông tin liên hệ
CÔNG TY TNHH CUNG ỨNG NGỌC THIÊN
Điện thoại/Zalo: 028 777 98 999
Hotline kỹ thuật: 1900099978
Email: info@vnsup.com
