Phòng họp trực tuyến thông minh 4.0 cần trang bị những gì?

Phòng họp trực tuyến thông minh 4.0 cần trang bị những gì

Những bước tiến nhanh chóng trong công nghệ hội nghị truyền hình hiện đại giúp cho các cuộc họp ảo diễn ra chân thật, sống động giống như trong những cuộc gặp mặt trực tiếp, biến các chuyến công tác tốn kém trở nên thừa thãi. Tất cả những gì bạn cần cho một phòng họp trực tuyến hiện đại là một hệ thống hội nghị truyền hình chuyên nghiệp và một vài thiết bị cần thiết để hô biến bất kỳ phòng họp nào thành không gian hội nghị trực tuyến đa tiện dụng thời kỳ 4.0. Dưới đây là những trang thiết bị cần thiết cho một phòng họp trực tuyến thông minh 4.0.

Màn hình video

Màn hình video hay còn gọi là màn hình TV rất quan trọng để kết nối mọi người qua video và chia sẻ màn hình – có thể là bảng tính với phân tích tài chính hoặc sơ đồ lộ trình sản phẩm. Màn hình video luôn là một mục gây tranh cãi khi thiết lập phòng họp. Dưới đây là một số điều bạn cần xem xét khi lựa chọn màn hình video:

  • Kích thước màn hình
  • Loại màn hình – Màn hình LCD, Điốt phát sáng (LED) hoặc Máy chiếu
  • Chiều cao gắn kết
MeetingBar A30 tích hợp sẵn với phần mềm hội nghị trực tuyến Zoom Meeting

Hãy bắt đầu với kích thước đầu tiên. Quy tắc chung cho kích thước màn hình là bạn nên chọn màn hình có kích thước theo đường chéo bằng khoảng một nửa chiều dài căn phòng của bạn. Đối với chỗ ngồi từ 8-10 người, bạn sẽ cần chiều dài phòng ít nhất là 16 feet, lý tưởng nhất là bạn cần kích thước màn hình là 8 feet, tức là đường chéo 96 inch.

Sử dụng máy chiếu thay cho màn hình TV cũng rất hữu ích vì bạn có thể điều chỉnh kích thước màn hình trình chiếu. Ngay cả các bảng tính excel cũng có thể được hiển thị khá rõ ràng. Tuy nhiên, máy chiếu có một bất tiện đó là ánh sáng trong phòng. Để quá trình trình chiếu hoạt động tốt, cần tắt hoặc làm mờ đèn trong phòng. Điều này có thể không lý tưởng cho hầu hết các cuộc họp hoặc hội nghị trang trọng vì rất có thể khiến mọi người không thoải mái trong một căn phòng thiếu ánh sáng. Tuy nhiên, bạn có thể khắc phục điều này bằng cách sử dụng đèn chiếu sáng thông minh để kiểm soát ánh sáng xung quanh và đảm bảo môi trường phòng họp của bạn luôn lý tưởng. Đây có thể là khoản đầu tư cao hơn một chút nhưng rất đáng để khám phá bất kể loại màn hình bạn đang sử dụng là gì.

Bạn cũng cần xem xét chiều cao lắp đặt của màn hình khi quyết định thiết lập phòng họp trực tuyến. Chiều cao lắp đặt rất quan trọng vì khi lắp đúng các thông số kỹ thuật, nó sẽ mang lại cảm giác giao tiếp thoải mái cho đôi mắt. Một chiều cao phù hợp sẽ đảm bảo rằng bạn đang nhìn đồng nghiệp của mình trong khi cũng nhìn vào màn hình. Bạn muốn màn hình được gắn ngang tầm mắt nhưng vị trí của camera hội nghị cũng rất quan trọng. Đối với màn hình có kích thước nhỏ hơn, vị trí đặt máy ảnh lên phía trên màn hình cho hiệu quả hoạt động tốt. Nhưng đối với màn hình lớn hơn, đặt máy ảnh bên dưới màn hình có thể là một lựa chọn lý tưởng hơn.

Xem ngay: Danh sách giá treo tivi di động dành cho phòng họp trực tuyến

Phần mềm họp trực tuyến

Phần mềm họp trực tuyến hay còn gọi là phần mềm hội nghị truyền hình đã nhận được nhiều sự chú ý trong những năm gần đây. Có rất nhiều phần mềm họp trực tuyến xuất hiện trên thị trường và việc lựa chọn một sản phẩm phù hợp có thể khó khăn cho bạn. Tuy nhiên, tiêu chí lựa chọn phần lớn sẽ phụ thuộc vào nhu cầu kinh doanh của doanh nghiệp, nhưng khả năng bảo mật và khả năng mở rộng cũng là những cân nhắc quan trọng. Điều đầu tiên bạn cần xem xét khi lựa chọn một phần mềm họp rực tuyến là cách mà bạn sẽ sử dụng nó:

  • Phần mềm sẽ chỉ được sử dụng cho các cuộc họp nhóm? Đây sẽ là những cuộc họp nhỏ hay quy mô lớn?
  • Bạn sẽ tổ chức hội thảo trên web hay tổ chức lớp học trực tuyến?
Kết nối nhanh, khởi động nhanh, quản lý đơn giản

Trường hợp sử dụng của bạn sẽ xác định loại tính năng mà phần mềm hội nghị truyền hình phải cung cấp. Các tính năng như: ghi âm, mức độ tương tác và trải nghiệm di động là mối quan tâm hàng đầu cho các lớp học trực tuyến. Mặt khác, khả năng xử lý số lượng lớn người tham gia trong khi vẫn giữ được chất lượng video độ nét cao và chia sẻ màn hình là những tính năng quan trọng cần có cho hội thảo trên web.

Dễ sử dụng là một tính năng quan trọng khác. Bạn không muốn đồng nghiệp/khách hàng/học sinh của mình phải gặp khó khắn với việc tải xuống ứng dụng và cách thức sử dụng nó để tham gia cuộc họp trực tuyến. Điều này đặc biệt quan trọng đối với các buổi giới thiệu sản phẩm và hội thảo trên web. Bạn muốn có trải nghiệm đơn giản chỉ với một cú nhấp chuột là có thể tham gia cuộc họp. Giao diện đơn giản giúp người thuyết trình tránh bị chậm trễ và gián đoạn lâu và tránh khỏi việc vật lộn với giao diện người dùng phức tạp, khó sử dụng.

Một số phần mềm hội nghị truyền hình chất lượng cao hiện nay

Âm thanh – loa và micro họp trực tuyến

Loa và micrô là thành phần quan trọng của hội nghị truyền hình và đóng góp đáng kể vào trải nghiệm cuộc họp. Mic và loa có thể được đặt trên bàn. Loa dạng thanh sound-bar có thể được gắn bên dưới màn hình video. Lựa chọn thiết bị âm thanh phụ thuộc vào diện tích phòng họp và số lượng người tham gia. Đối với các phòng nhỏ hơn, loa hội nghị dạng sound-bar thích hợp vì chúng nằm gọn bên dưới màn hình. Phòng họp lớn hơn yêu cầu nhiều micrô và loa. Nên sử dụng loa tích hợp micro, vừa tiết kiệm chi phí, vừa tiết kiệm không gian phòng họp. Những thiết bị này có thể được đặt trên bàn theo chuỗi hoa cúc hoặc có thể được gắn cố định trên trần nhà.

Oneking KS-V3B-U3H trang bị cảm biến hình ảnh 4K Ultra HD

Khi chọn loa và micrô, cần xem xét kết nối có dây hoặc không dây, vì điều này có thể ảnh hưởng đến vẻ thẩm mỹ của phòng họp. Cho dù bạn chọn hệ thống âm thanh gắn trần với phạm vi phủ sóng 360 ° hay một thanh soundbar đơn giản, hãy nhớ rằng không phải lúc nào cũng quan tâm đến âm lượng mà chất lượng của âm thanh cũng rất quan trọng. Việc thiết lập hệ thống âm thanh phù hợp sẽ giúp giảm tiếng vọng, tiếng vang và các tiếng ồn khác, nâng cao chất lượng cuộc họp trực tuyến cho những người tham gia.

Gợi ý danh sách loa hội nghị chất lượng cao

Webcam hội nghị

Webcam hội nghị có thể thay đổi từ webcam đơn giản cho các phòng họp nhỏ đến webcam phức tạp hơn cho các phòng hội nghị lớn. Trong các phòng họp trực tuyến nhỏ có màn hình video nhỏ, camera thường được đặt phía trên màn hình. Như đã đề cập trước đó, Webcam cũng có thể được đặt bên dưới màn hình, nhưng đây không phải lúc nào cũng là lựa chọn tốt nhất.

thiết lập đa dạng trên nhiều vị trí khác nhau

Trong các phòng họp nhỏ, bàn và ghế thường được đặt gần màn hình video và do đó cũng gần với camera. Và hầu hết các camera đều có góc nhìn hẹp , dẫn đến những người ngồi gần camera nhất bị khuất khỏi trường nhìn và không xuất hiện trên màn hình video. Để giảm thiểu điều này, bạn có thể sử dụng camera có góc nhìn rộng, như Jabra PanaCast (180 độ). Một lựa chọn khác là Meeting Owl , đi kèm với camera góc 360 độ, loa tích hợp và micrô đa hướng.

Ngoài Webcam hội nghị, bạn cũng cần quan tâm đến ánh sáng trong phòng họp trực tuyến. Ánh sáng kém sẽ khiến trải nghiệm hội nghị truyền hình trở nên khó chịu ngay cả khi có camera chất lượng cao. Tránh để một nguồn sáng duy nhất từ ​​một phía của căn phòng. Điều này dẫn đến một bên của khuôn mặt bị bóng mờ hoặc không rõ hình. Ngoài ra, hãy đảm bảo rằng không có đèn nền. Ví dụ, tránh ngồi quay lưng vào cửa sổ, vì điều này sẽ khiến hình ảnh của bạn xuất hiện hình bóng đen phản chiếu trên màn hình. Thay vào đó, hãy hướng ra cửa sổ hoặc nguồn sáng để có ánh sáng dịu nhẹ và dễ chịu.

Bảng điều khiển cuộc họp

Bạn có thể thắc mắc không biết công dụng của bảng điều khiển phòng họp trực tuyến là gì. Đây thường là câu hỏi khi các công ty mua các phần cứng riêng lẻ và lắp ráp nó thành một bộ phòng hội nghị trực tuyến. Mặc dù phục vụ cho mục đích hội nghị trực tuyến, nhưng các thiết bị riêng lẻ không giống như các bộ công cụ họp trực tuyến đầy đủ như Yealink CTP18, Yealink CTP20 sử dụng kèm với bộ thiết bị hội nghị Yealink. Tính năng quan trọng nhất mà bộ thiết bị hội nghị truyền hình trọn gói mang lại là sự tiện lợi. Bảng điều khiển đi kèm với bộ thiết bị hội nghị, giúp cho việc điều khiển các cuộc họp ảo dễ dàng hơn rất nhiều. Nhờ vào bảng điều khiển, việc lên lịch cuộc họp thật dễ dàng với tích hợp Lịch và email, bạn có thể tham gia cuộc họp chỉ bằng một cú nhấp chuột. Đồng thời, bảng điều khiển cũng cung cấp khả năng truy cập nhanh chóng và dễ dàng vào tất cả các chức năng của cuộc họp.

Bảng điều khiển cuộc họp tất cả trong một Yealink RoomPanel

Bảng điều khiển cuộc họp được liên kết với iPad, máy tính bảng Android, v.v. Nên sử dụng bảng điều khiển vì nó cung cấp cho bạn đầy đủ chức năng và dễ dàng kiểm soát các cuộc họp ảo của bạn. Các tích hợp sâu với phần mềm và phần cứng hội nghị làm cho bảng điều khiển trở nên vô cùng tiện dụng vì bạn có thể tham gia các cuộc họp trực tuyến chỉ bằng một cú nhấp chuột, trình bày ngay lập tức hoặc chia sẻ màn hình không dây và thậm chí đăng ký phòng họp với lịch Google.

Một số bộ thiết bị họp trực tuyến trọn gói

Xây dựng phòng họp trực tuyến thông minh 4.0, dễ sử dụng hơn

Cho dù bạn sử dụng phòng họp trực tuyến phục vụ cho các cuộc họp hội nghị Online, hội thảo trên web, giới thiệu bán hàng hoặc webcast, bạn cần phải có thiết bị và các công cụ phù hợp để có thể tận dụng tối đa các chức năng và phục vụ hiệu quả cho công việc. Khi nói đến việc tận dụng tối đa các công nghệ hội nghị truyền hình, bất kể thiết bị phòng hội nghị này có thân thiện với người dùng đến đâu, yếu tố quan trọng và cần thiết nhất vẫn là khả năng thiết lập nhanh chóng, đơn giản.

Bây giờ bạn đã có tất cả thông tin chi tiết cần thiết để nâng cấp thiết bị phòng hội nghị của mình. Nhưng nếu bạn cảm thấy bị choáng ngợp bởi biển thông tin và còn phân phân chưa biết nên lựa chọn thiết bị phù hợp nào, hãy tham khảo ý kiến của chuyên gia. Liên hệ ngay đến chúng tôi qua số điện thoại: 028 777 98 999 để được tư vấn cụ thể những trang thiết bị phù hợp cho phòng họp trực tuyến của bạn. Ngọc Thiên là đơn vị cung cấp và phân phối phần mềm và thiết bị phòng họp trực tuyến chính hãng, uy tín với mức giá vô cùng ưu đãi, đội ngũ chuyên viên kỹ thuật tận tâm, giàu kinh nghiệm.

Xem thêm:

Các giải pháp họp trực tuyến cho phòng họp nhỏ từ 1-4 người
Tổng quan giải pháp phòng họp thông minh từ 5 – 10 người
Lựa chọn bộ giải pháp nào cho phòng họp lớn từ 15-30 người?

Thông tin liên hệ

CÔNG TY TNHH CUNG ỨNG NGỌC THIÊN

Điện thoại/Zalo: 0939 039 028 (Mr.Thoại)

Hotline kỹ thuật: 1900099978

Email: [email protected]

Đánh giá

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *