Zoomtopia 2023: Các dịch vụ mới giúp bạn hoàn thành công việc tốt nhất

Công việc là một phần quan trọng trong cuộc sống — nhiều người trong chúng ta dành một nửa thời gian hoạt động cho công việc. Nghĩa là chúng ta cần làm những việc mà chúng ta cảm thấy quan trọng và ý nghĩa.

Làm việc có mục đích không chỉ là điều chúng ta làm, mà còn liên quan đến cách chúng ta làm việc. Động lực và năng suất gắn liền với cả hai yếu tố này, đòi hỏi các giải pháp chiến lược có thể giúp bạn hình dung lại ngày làm việc theo cách của mình — dù điều đó có nghĩa là cộng tác tốt hơn với đồng nghiệp hay giao tiếp hiệu quả hơn với khách hàng.

Việc triển khai giải pháp phù hợp là điều vô cùng quan trọng trong kỷ nguyên làm việc theo hình thức kết hợp, khi việc xây dựng mức độ kết nối và gắn kết thúc đẩy năng suất trở nên khó hơn. Khi nhiều người trong chúng ta quay lại văn phòng, công nghệ hỗ trợ tính toàn diện, công bằng và cộng tác có ý nghĩa là nền tảng không chỉ cho chiến lược làm việc theo hình thức kết hợp thành công mà còn cho việc tìm ra ý nghĩa mục đích mà tất cả chúng ta đang tìm kiếm.

Tại Zoomtopia 2023, Zoom đã công bố các giải pháp mới, tính năng cải tiến và mở rộng nền tảng có thể giúp bạn hợp lý hóa và đơn giản hóa cách làm việc với đồng nghiệp cũng như khách hàng.

Mang nhiều ý nghĩa hơn tới hoạt động làm việc nhóm

Nền tảng Zoom được thiết kế để cho phép cộng tác nhóm mượt mà trong suốt ngày làm việc bất kể bạn đang kết nối qua điện thoại, cuộc trò chuyện hay cuộc họp.

Trong cuộc họp, gần như sẽ luôn có người trình bày tài liệu để xem xét hoặc chia sẻ qua cuộc trò chuyện để lấy ý kiến sau. Đó là lý do tại sao chúng tôi vui mừng công bố Zoom Docs, không gian làm việc theo mô-đun, được AI hỗ trợ cho tài liệu, wiki và quản lý công việc, tất cả trong nền tảng Zoom. Đến năm 2024, công cụ này sẽ tích hợp với Zoom và các ứng dụng bên thứ ba để giúp bạn dễ dàng tạo, cộng tác, quản lý dự án và sắp xếp hiệu quả.

Zoom Docs nâng tầm hoạt động cộng tác bằng cách cung cấp khả năng điều chỉnh không gian làm việc theo nhu cầu dự án và người xem. Bạn có thể tùy chỉnh bố cục bằng các khối nội dung kéo và thả cho văn bản, bảng, hình ảnh, v.v., đồng thời dễ dàng tìm thấy thông tin bằng các thư mục và trang wiki. Ngoài ra, với AI được tích hợp sẵn, Zoom Docs cho phép điền nội dung từ Zoom Meetings vào tài liệu để thông báo và bắt đầu quá trình tạo, đồng thời Zoom AI Companion sẽ giúp tóm tắt và tạo thông tin.

Zoom Docs được bổ sung vào danh sách ngày càng tăng của chúng tôi về các giải pháp và tính năng mới được thiết kế để giúp gắn kết các nhóm với nhau một cách thống nhất, mượt mà. Những cải tiến gần đây và sắp tới đều được thiết kế để tăng cường sự gắn kết của nhân viên, hỗ trợ công việc theo hình thức kết hợp hoặc cải thiện năng suất:

Thúc đẩy tác động thông qua trí thông minh

Từ chất lượng âm thanh vượt trội đến khả năng khử tiếng ồn và ánh sáng trong cuộc họp được điều chỉnh tự động, AI đã trở thành một phần cốt lõi của Zoom trong nhiều năm. Đó cũng là một phần thiết yếu trong tương lai của chúng tôi, mở đường cho nền tảng của chúng tôi khi tiếp tục triển khai khả năng AI tạo sinh được thiết kế để tinh giản cách bạn làm việc.

Gần đây, Zoom đã công bố Zoom AI Companion, được cung cấp không tính thêm phí kèm theo dịch vụ trả phí trong tài khoản người dùng Zoom đủ điều kiện của bạn* và đã nhanh chóng giới thiệu các khả năng mới. Các khả năng và dịch vụ mới nhất hiện bao gồm:

• Khả năng tạo ý tưởng trên bảng trắng kỹ thuật số và sắp xếp chúng theo danh mục, giúp các nhóm làm việc nhanh hơn.
• Mở rộng quyền truy cập vào Zoom AI Companion cho một số khách hàng giáo dục và y tế nhất định

Và còn nhiều điều thú vị khác nữa. Một số khả năng khác từ AI Companion mà bạn có thể mong đợi trong những tháng tới:

• Soạn thảo cuộc trò chuyện cho Zoom Events, nơi người quản lý sự kiện sẽ nhận trợ giúp từ AI tạo sinh thông qua lời mời sự kiện qua email do AI soạn và trò chuyện tại phòng đợi (ra mắt trong vài tháng tới), cũng như các phiên (ra mắt vào năm tới).
• Tự động phát hiện mục đích cuộc họp trong tin nhắn Zoom Team Chat và hiển thị nút lên lịch giúp tinh gọn quy trình lên lịch.
• Trả lời tin nhắn nhanh chóng bằng các gợi ý giúp hoàn thiện câu và phản hồi.
• Phân tích cuộc hội thoại phức tạp và đề xuất trả lời thông minh cho người dùng để giúp duy trì cuộc hội thoại.

*Dành cho khách hàng dùng dịch vụ trả phí được chỉ định cho tài khoản người dùng Zoom. Zoom AI Companion có thể không khả dụng ở tất cả các khu vực và ngành dọc.

Cho phép cộng tác linh hoạt trên nền tảng hiện đại

◼ Hoạt động gắn kết nhân viên

• Workvivo: Workvivo, được Zoom mua lại vào đầu năm nay, là một giải pháp giao tiếp và gắn kết nhân viên giúp củng cố văn hóa công ty bằng cách tạo ra những cách mới để kết nối mọi người. Việc áp dụng chiến lược gắn kết nhân viên liên tục, mạnh mẽ là rất quan trọng trong môi trường làm việc ngày nay và bạn sẽ sớm có thể truy cập Workvivo ngay trong nền tảng Zoom.

◼ Làm việc theo hình thức kết hợp

• Các tính năng Zoom Rooms cho cuộc họp kết hợp diễn ra tốt hơn: Khi có nhiều người trong Zoom Rooms, những người dự thính từ xa có thể khó xác định được tên của mọi người và bản phiên âm cuộc họp chỉ liệt kê tên của Zoom Rooms, bất kể người nói là ai. Tính năng thẻ tên cho phép những người trong phòng họp hiển thị tên cùng với video của họ. Thẻ tên dự kiến được ra mắt vào năm 2024.
• Tính năng tìm đường cho Đặt trước không gian làm việc: Dù tính năng Đặt trước không gian làm việc đã có từ năm 2022 nhưng vẫn liên tục được tối ưu nhằm hỗ trợ trải nghiệm văn phòng kết hợp hiện đại. Tính năng tìm đường của chúng tôi, ra mắt vào năm 2024, sẽ cung cấp bản đồ hiển thị đường đi đến chỗ ngồi mà bạn đã đặt, giúp bạn tìm thấy chỗ của mình dễ dàng hơn.
• Huddles cho nhân viên làm việc kết hợp: Bạn muốn tái tạo hiệu ứng gắn kết cho đội ngũ làm việc theo hình thức kết hợp? Đây chính là lúc Huddles phát huy tác dụng. Huddles là không gian làm việc chung trực tuyến nhằm hiểu rõ hơn về đồng nghiệp hoặc để nhanh chóng nhận được câu trả lời cho câu hỏi. Với tính năng mới nhất “chế độ xem văn phòng của tôi”, bạn có thể biết khi đồng nghiệp đang ở trong phòng hội ý ảo hay văn phòng thực tế cùng với tình trạng hiện diện và vị trí của họ. “Chế độ xem văn phòng của tôi” trong Huddles dự kiến sẽ ra mắt vào năm 2024.

◼ Năng suất

• Cuộc họp hiệu quả hơn: Chúng ta chỉ có bấy nhiêu thời gian trong ngày, vì vậy việc đảm bảo bạn tận dụng tối đa các cuộc họp là rất quan trọng. Chúng tôi đang nâng cao trải nghiệm cuộc họp với thẻ Cuộc họp được cải tiến trong ứng dụng Zoom, các tính năng ghi chú mới với Zoom Notes và cải tiến đối với trò chuyện liên tục trong cuộc họp, mang đến nhiều thứ bạn cần hơn vào một nơi để giúp bạn làm việc năng suất và dễ dàng theo dõi danh sách việc cần làm trước, trong và sau cuộc họp.
• Zoom Clips: Với tính năng cung cấp video không đồng bộ mới, bạn có thể dễ dàng ghi lại, chỉnh sửa và chia sẻ video dạng ngắn chất lượng cao cả trong nội bộ lẫn bên ngoài. Zoom Clips, ra mắt trong vài tháng tới, cho phép giao tiếp rõ ràng, giảm thời gian lãng phí và hỗ trợ cộng tác giữa các múi giờ.
• Zoom Scheduler: Là công cụ lên lịch cuộc hẹn, Zoom Scheduler (nhìn chung hiện đã được cung cấp) được thiết kế để giảm thời gian và rắc rối khi lên lịch cuộc hẹn với người bên ngoài tổ chức của bạn thông qua việc tích hợp mượt mà với nền tảng Zoom, giúp gặp gỡ, cộng tác dễ dàng hơn và tận dụng tối đa thời gian của bạn. Zoom Scheduler sắp có nhiều tính năng mới, bao gồm:
  • Khả năng kết hợp lịch trình thời gian rảnh riêng cho mỗi người chủ trì để nhóm không phải đóng lịch cho các nhóm hoặc khu vực khác nhau.
  • Khả năng ủy quyền hỗ trợ để trợ lý điều hành hoặc các thành viên hỗ trợ khác có thể đặt chỗ cho người khác.
  • Thành phần tích hợp Salesforce, giúp bạn tự động liên kết một cách mượt mà các bản ghi cuộc họp từ Zoom Scheduler trong Salesforce.

◼ Củng cố mối quan hệ khách hàng

Nhu cầu của khách hàng không ngừng tăng cao, vì vậy các giải pháp của chúng tôi — như Zoom Contact Center — được xây dựng để theo kịp và nâng cao cách thức làm việc của nhân viên hỗ trợ. Trợ Lý Ảo Zoom (ZVA) được bổ sung vào danh mục đầu năm nay để hỗ trợ trên web và thiết bị di động cho cả khách hàng và nhân viên hỗ trợ trong thời gian lưu lượng truy cập cao và hiện cả hai đang tiếp tục phát triển để nâng cao trải nghiệm khách hàng.

*Một số cải tiến thú vị sắp ra mắt cho Zoom Contact Center và Trợ Lý Ảo Zoom bao gồm:

• AI tạo sinh trong ZVA, hỗ trợ các nhóm xây dựng quy trình công việc và đào tạo bot nhanh hơn, dễ dàng hơn bao giờ hết.
• Trợ giúp chuyên gia AI, cung cấp các bài viết cơ sở kiến thức và thông tin chi tiết hữu ích trong quá trình tương tác trực tiếp để giúp nhân viên hỗ trợ giải quyết các vấn đề khách hàng hiệu quả và năng suất. Và không chỉ dành cho nhân viên hỗ trợ, tính năng Trợ giúp Chuyên gia AI còn giúp người giám sát làm việc hiệu quả bằng cách tạo các bản tóm tắt và tự động thông báo cho họ về những tương tác quan trọng nhất họ cần chú ý.
• Trình quay số đi, điều khiển máy tính từ xa, xóa thông tin nhận dạng cá nhân và Khóa do khách hàng quản lý cho Zoom Contact Center.
• Thành phần tích hợp với hai ứng dụng số Meta phổ biến là WhatsApp và Messenger** để nhân viên hỗ trợ có thể gặp khách hàng tốt hơn ở vị trí của khách hàng.

Nhằm mở rộng hơn nữa dịch vụ trải nghiệm khách hàng của chúng tôi, tính năng Quản lý tương tác nhân sự (WEM) Zoom trang bị cho trung tâm liên hệ của bạn số lượng nhân viên hỗ trợ phù hợp vào đúng thời điểm để đáp ứng nhu cầu khách hàng. WEM bao gồm Quản lý chất lượng Zoom, một công cụ trải nghiệm khách hàng (CX) được AI hỗ trợ để phân tích các tương tác khách hàng thông qua các kênh liên lạc khác nhau nhằm mở ra những hiểu biết quan trọng về kinh doanh và cung cấp chương trình huấn luyện tùy chỉnh riêng cho nhân viên hỗ trợ.

**Tính khả dụng của các thành phần tích hợp sẽ được công bố trong những tháng tới.

◼ Hỗ trợ quy trình làm việc mượt mà

Bất kể bạn đang giao tiếp với đồng nghiệp hay khách hàng, khả năng chọn kênh, ứng dụng hoặc thiết bị liên lạc sẽ còn phát triển hơn nữa. Sự lựa chọn củng cố toàn bộ nền tảng Zoom, một hệ sinh thái mở được thiết kế cho phép bạn truy cập vào bất kỳ thứ gì bạn cần để làm việc hiệu quả nhất.

Dù đang triển khai Ứng dụng Zoom hay một trong vô số thành phần tích hợp trên Zoom App Marketplace, việc tích hợp các chức năng thiết yếu vào chính quy trình công việc hiện tại sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và tăng năng suất. Một số cách mới giúp bạn áp dụng hệ sinh thái mở để tinh gọn cách làm việc:

Giúp ngày làm việc của bạn trở nên năng suất hơn

Tại nơi làm việc, những tác vụ lặt vặt ngày càng nhiều, đòi hỏi nhiều thời gian và sức lực, ví dụ như thời gian cần thiết để chuyển sang ứng dụng tài liệu riêng khi bạn đang gọi điện, soạn cuộc trò chuyện kỹ lưỡng hoặc tìm ra điều còn thiếu trong chiến lược trải nghiệm khách hàng. Khi loại bỏ những tác vụ không cần thiết hoặc quá phức tạp, bạn không chỉ lấy lại năng suất mà còn mở đường cho công việc mang tính chiến lược hơn.

Dù bạn đưa tài liệu vào nền tảng giao tiếp, loại bỏ việc lặt vặt bằng các tính năng AI trực quan hay tinh giản quy trình công việc bằng các thành phần tích hợp, thì nền tảng Zoom cũng là nơi có mọi thứ để bạn làm việc hiệu quả, có ý nghĩa. Nhờ Zoom, bạn có thể dành nhiều thời gian hơn trong số hơn 40 giờ làm việc đó để tạo ra kết quả có ý nghĩa, mối quan hệ tốt hơn và kết nối bền chặt hơn.

*Tham khảo: tại đây