Không có sự thay thế nào cho cách cư xử tốt trong tất cả các tương tác hàng ngày của chúng tôi. Và họ chắc chắn được đánh giá cao hơn bao giờ hết trong các cuộc họp tại nơi làm việc. Có một số nguyên tắc lâu đời bao gồm nghi thức họp tốt – đúng giờ. Duy trì giao tiếp bằng mắt, chú ý – và áp dụng các nguyên tắc tương tự cho các cuộc họp video của chúng tôi. Có thể đi một chặng đường dài tới môi trường kinh doanh hiệu quả. Nó cũng có thể giúp nâng cao danh tiếng cá nhân của bạn. Vào lãnh thổ của cuộc họp tuyệt vời trên máy chủ.
Các cuộc họp kinh doanh truyền thống thường được coi là không hiệu quả. Vì có quá nhiều sự chậm trễ và gián đoạn. Các nền tảng hội nghị video đáng tin cậy, dễ sử dụng như Zoom. Đã giúp khôi phục danh tiếng của các cuộc họp. Nhưng vẫn có những cách để đảm bảo tất cả những người tham dự của bạn tận dụng tối đa thời gian quy định.
Một số trong những cuộc gặp gỡ thông thường nhất – tránh ăn và uống. Để ý ngôn ngữ cơ thể của bạn và tôn trọng bất cứ ai đang nói – là những người không có trí tuệ. Vì vậy, đây là bảy mẹo xã giao bổ sung. Để giúp đảm bảo Cuộc họp Thu phóng tập trung và hiệu quả.
1. Hãy chắc chắn để giới thiệu tất cả mọi người ở đầu.
Giống như một cuộc họp hoặc sự kiện xã hội thực sự, bạn sẽ không bắt đầu cuộc trò chuyện giữa hai người quen mà không gặp nhau mà không giới thiệu họ. Thực tế tương tự áp dụng cho một cuộc họp ảo. Hãy chắc chắn giới thiệu tất cả các bên bạn đang tổ chức ngay từ đầu để tạo ra một môi trường chào đón và kích thích sự tham gia.
2. Đảm bảo rằng bạn có một nền tảng phù hợp với công việc.
Bạn muốn người tham dự của bạn tập trung vào nội dung cuộc họp. Chứ không phải văn phòng lộn xộn hoặc bộ sưu tập nghệ thuật tuyệt vời của bạn. Bằng cách có một khung cảnh sạch sẽ với nghệ thuật và đồ trang trí phù hợp với công việc. Bạn sẽ giảm khả năng người tham dự sẽ bị phân tâm. Bạn cũng nên cố gắng tham dự cuộc họp từ một khu vực yên tĩnh có tiếng ồn và chuyển động nền tối thiểu. Tính năng nền ảo của Zoom là một cách dễ dàng để loại bỏ phiền nhiễu nền khi bạn phải gặp ở một vị trí lộn xộn hoặc bận rộn.
3. Nhìn vào camera khi nói chuyện thay vì nhìn vào chính mình.
Nếu bạn đang nhìn mình trên màn hình trong khi nói chuyện. Có vẻ như sự chú ý của bạn ở nơi khác. Giao tiếp bằng mắt trực tiếp vào máy ảnh trong khi nói sẽ mang đến cho người tham dự ấn tượng rằng bạn đang nhìn họ chứ không phải nhìn sang một bên. Điều này tạo ra một môi trường mà mọi người đều cảm thấy gắn bó và thể hiện trong cuộc trò chuyện. Hãy chắc chắn đặt camera web và màn hình của bạn ngang tầm mắt. Dể bạn có thể nhìn vào camera và mô phỏng kết nối mắt với những người tham dự khác.
4. Loại bỏ phiền nhiễu và tập trung vào chương trình nghị sự.
Thông báo từ các ứng dụng nhắn tin, nhạc chuông và ứng dụng đang chạy trên máy tính để bàn của bạn có thể gây mất tập trung, điều này có thể khiến người tham dự của bạn cảm thấy không được tôn trọng và bị đánh giá thấp. Giảm thiểu những phiền nhiễu này giúp cuộc họp tập trung và không bị gián đoạn.
5. Hãy nhận biết các cài đặt âm thanh và video của bạn.
Kiểm tra xem micrô của bạn có bị tắt tiếng không và máy ảnh của bạn có bật không để đảm bảo rằng tất cả những người tham dự có thể nghe thấy bạn và nhìn thấy bạn khi bạn nói. Nếu bạn nhận thấy ai đó trong cuộc họp đang nói nhưng micrô của họ bị tắt tiếng. Bạn có thể cảnh báo họ rằng họ bị tắt tiếng bằng cách yêu cầu họ tắt tiếng âm thanh của họ trong tab Quản lý người tham gia. Bạn cũng có thể quản lý cách bạn bắt đầu và tham gia các cuộc họp – bật video, tham gia cuộc họp bị tắt tiếng, v.v. – trong Cài đặt Cuộc họp Zoom của bạn.
6. Chỉ mời những người tham gia cuộc họp cần có mặt ở đó.
Việc mời đồng nghiệp không cần tham gia hoặc đưa ra quyết định có thể gây bất lợi cho chất lượng cuộc họp. Vì bạn có thể gửi cho các bên liên quan một bản tóm tắt về cuộc họp qua Zoom Chat. Bạn có thể giới hạn danh sách người tham dự và giữ cho cuộc họp được sắp xếp hợp lý. Là một người được mời, hãy đảm bảo xem xét bất kỳ cuộc họp nào mà bạn nhận được. Để xác định xem bạn có thực sự cần tham dự hay không. Nếu không, yêu cầu ghi lại cuộc họp hoặc tóm tắt để có được thông tin bạn cần.
7. Nếu bạn là chủ nhà, hãy đi xung quanh.
Nguyên tắc chung cho chủ nhà họp: Đợi cho đến khi mọi người khác rời khỏi cuộc họp trước khi gác máy. Vì vậy những người tham dự có thể rời đi với tốc độ của riêng họ và nhận bất kỳ lời cuối cùng nào trước khi ngắt kết nối. Zoom sẽ chỉ định máy chủ thay thế nếu máy chủ ban đầu thoát ra trước. Nhưng đó không phải là giao diện đẹp. Một máy chủ để lại những người khác trong cuộc họp giống như được bảo lãnh trong bữa tiệc của riêng bạn.
