Lựa chọn thiết bị hội nghị phù hợp: Từ A đến Z cho người mới

Trong thế giới kết nối ngày nay, thiết bị hội nghị không còn là một thứ “xa xỉ” mà còn là yếu tố cần thiết đối với các doanh nghiệp muốn phát triển trong môi trường kỹ thuật số.

Khi làm việc từ xa và họp trực tuyến trở thành chuẩn mực mới, các công ty ở mọi quy mô phải tìm kiếm giải pháp phù hợp nhất với nhu cầu riêng của mình trên thị trường giải pháp hội nghị truyền hình đa dạng.

Trong bài viết này, thietbihop.com sẽ hướng dẫn bạn những yếu tố cân nhắc khi lựa chọn thiết bị hội nghị truyền hình, kết hợp với kiến ​​thức chuyên môn và nhiều thông tin bổ ích, ít được biết đến để giúp doanh nghiệp của bạn đưa ra quyết định sáng suốt.

Xác định mục tiêu sử dụng

Trước khi tìm hiểu thông số kỹ thuật của nhiều thiết bị hội nghị truyền hình khác nhau, trước tiên điều quan trọng là phải hiểu rõ các yêu cầu riêng của doanh nghiệp bạn.

Bước đầu tiên này đặt nền tảng cho quyết định mua hàng sáng suốt, đảm bảo rằng thiết bị được chọn phù hợp với quy mô, cơ cấu và mục tiêu dài hạn của công ty.

Xác định quy mô và cấu trúc doanh nghiệp

• Đầu tiên là quy mô và cấu trúc doanh nghiệp của bạn. Một công ty khởi nghiệp nhỏ với đội ngũ gắn kết chặt chẽ sẽ có nhu cầu khác với một tập đoàn đa quốc gia với hàng nghìn nhân viên.
• Một thiết lập đơn giản với webcam và micrô chất lượng cao có thể đủ cho các doanh nghiệp nhỏ.
• Mặt khác, các doanh nghiệp lớn hơn có thể cần các hệ thống phức tạp có khả năng tổ chức các cuộc họp quy mô lớn với sự tham gia của nhiều người ở nhiều địa điểm.

Ví dụ, thiết lập Zoom Rooms của Zoom cung cấp các giải pháp có khả năng mở rộng và phát triển cùng doanh nghiệp của bạn.

Điều đặc biệt thú vị là Zoom Rooms có thể được tùy chỉnh theo kích thước phòng hội nghị của bạn, cho dù đó là không gian họp nhỏ hay phòng họp lớn.

Tính linh hoạt này rất quan trọng đối với các công ty đang mong đợi sự tăng trưởng hoặc thay đổi cách bố trí văn phòng.

Đánh giá tần suất và mục đích của hội nghị truyền hình

Bước tiếp theo là đánh giá tần suất doanh nghiệp của bạn tổ chức hội nghị truyền hình và mục đích của các cuộc họp này.

• Bạn có sử dụng hội nghị truyền hình chủ yếu cho các cuộc họp nội bộ của nhóm hay thường xuyên tổ chức các buổi thuyết trình và hội thảo trên web cho khách hàng không?
• Tần suất và mục đích của hội nghị truyền hình sẽ ảnh hưởng rất nhiều đến loại thiết bị bạn cần.

Nếu doanh nghiệp của bạn sử dụng hội nghị truyền hình để tương tác với khách hàng, việc đầu tư vào thiết bị cao cấp có chất lượng âm thanh và hình ảnh rõ nét là điều cần thiết.

Mặt khác, nếu hội nghị truyền hình chủ yếu được sử dụng cho các cuộc họp nội bộ, bạn có thể ưu tiên tính dễ sử dụng và tích hợp với các công cụ hiện có.

Xem xét ngân sách của bạn

Ngân sách là yếu tố quan trọng khi lựa chọn thiết bị hội nghị truyền hình. Mặc dù có thể hấp dẫn khi lựa chọn tùy chọn giá cả phải chăng nhất, nhưng điều quan trọng là phải cân nhắc đến giá trị lâu dài và ROI (tỷ suất hoàn vốn) tiềm năng của thiết bị.

Ví dụ, các hệ thống rẻ hơn thiếu khả năng mở rộng, dẫn đến chi phí nâng cấp bổ sung. Một cách tiếp cận thông minh là phân loại ngân sách của bạn thành ba cấp: cấp cơ bản, tầm trung và cao cấp.

Điều này cho phép bạn khám phá nhiều lựa chọn và cân nhắc lợi ích của từng lựa chọn. Nhiều doanh nghiệp thấy rằng các lựa chọn tầm trung mang lại sự cân bằng tốt nhất giữa chi phí và chất lượng, đặc biệt là khi xem xét tổng chi phí sở hữu, bao gồm lắp đặt, bảo trì và nâng cấp tiềm năng.

Các yếu tố xem xét khi lựa chọn thiết bị hội nghị

Sau khi hiểu rõ nhu cầu kinh doanh của mình, bước tiếp theo là tập trung vào các tính năng chính giúp xác định thiết bị hội nghị truyền hình chất lượng cao.

Những tính năng này rất quan trọng để đảm bảo cuộc họp của bạn diễn ra hiệu quả, hấp dẫn và không gặp trục trặc kỹ thuật.

1. Chất lượng video

Tầm quan trọng của chất lượng video không thể được cường điệu hóa. Trong thời đại độ phân giải HD và 4K đang chiếm ưu thế, việc có video rõ nét, sắc nét là điều cần thiết để giao tiếp hiệu quả.

• Điều này đặc biệt đúng đối với các cuộc họp khách hàng hoặc hội thảo trên web, nơi chất lượng video kém có thể tạo ra hình ảnh thiếu chuyên nghiệp.
• Khi lựa chọn thiết bị hội nghị truyền hình, hãy tìm camera có độ phân giải ít nhất là 1080p.
• Nếu ngân sách cho phép, hãy cân nhắc đầu tư vào camera 4K, loại camera mang lại độ rõ nét vô song.
• Khái niệm tốc độ khung hình ít được biết đến nhưng cũng không kém phần quan trọng, đó là số khung hình trên giây (fps) mà máy ảnh có thể chụp được.
• Tốc độ khung hình cao hơn (thường là 30 khung hình/giây trở lên) đảm bảo video mượt mà hơn với ít nhòe chuyển động hơn, điều này đặc biệt hữu ích trong các cuộc thảo luận nhanh hoặc khi chia sẻ nội dung động như trình diễn sản phẩm.

2. Chất lượng âm thanh

Trong khi chất lượng video thu hút nhiều sự chú ý nhất thì chất lượng âm thanh cũng quan trọng không kém, thậm chí còn quan trọng hơn.

Âm thanh rõ ràng đảm bảo mọi người đều có thể được nghe, bất kể họ ở đâu trong phòng hoặc đang sử dụng thiết bị nào.

• Khi đánh giá micro, hãy xem xét kiểu thu âm (cách micro thu âm thanh) và tính năng khử tiếng ồn.
• Một sự thật ít được biết đến là một số micro cao cấp, như micro dùng trong phát thanh chuyên nghiệp, có thể thu âm thanh từ các hướng cụ thể trong khi lọc tiếng ồn xung quanh.
• Một khía cạnh khác cần xem xét là loại thiết bị âm thanh. Trong khi micro USB nổi tiếng vì dễ sử dụng, các doanh nghiệp yêu cầu chất lượng âm thanh hàng đầu có thể khám phá micro XLR, cung cấp độ trung thực âm thanh vượt trội nhưng yêu cầu thiết bị bổ sung như giao diện âm thanh.

3. Giao diện người dùng và dễ sử dụng

Dù thiết bị hội nghị truyền hình của bạn có tiên tiến đến đâu, cũng không mang lại giá trị cho doanh nghiệp nếu việc sử dụng nó quá khó khăn.

• Giao diện người dùng (UI) trực quan và dễ sử dụng là tối quan trọng, đặc biệt đối với những nhân viên không chuyên về kỹ thuật cần thiết lập cuộc họp nhanh chóng.
• Hãy tìm kiếm các hệ thống có chức năng cắm và chạy, nơi thiết bị có thể dễ dàng kết nối và sử dụng mà không cần quy trình thiết lập phức tạp.
• Ngoài ra, hãy cân nhắc phần mềm tích hợp liền mạch với các công cụ hiện có của bạn, chẳng hạn như lịch và hệ thống quản lý dự án.
• Một mẹo nội bộ là chọn thiết bị cung cấp cài đặt UI có thể tùy chỉnh. Ví dụ, Thiết bị Cisco Webex cho phép người dùng cá nhân hóa giao diện điều khiển, điều này có thể đặc biệt hữu ích cho các doanh nghiệp muốn chuẩn hóa quy trình họp ở nhiều địa điểm khác nhau.

4. Khả năng tương thích với Nền tảng phần mềm

Thiết bị hội nghị truyền hình của bạn phải tương thích với nền tảng phần mềm của doanh nghiệp bạn.

• Phần cứng phải tích hợp trơn tru để tránh các sự cố kỹ thuật trong các cuộc họp, dù là Zoom, Microsoft Teams hay Google Meet.
• Khả năng tương thích đa nền tảng cũng rất quan trọng, đặc biệt đối với các doanh nghiệp có nhiều người dùng tham gia cuộc họp từ nhiều thiết bị và hệ điều hành khác nhau.
• Một số giải pháp cao cấp, như Poly Studio X, cung cấp hỗ trợ tích hợp cho nhiều nền tảng hội nghị truyền hình, loại bỏ nhu cầu cài đặt phần mềm bổ sung.

5. Tính năng bảo mật

Trong thời đại vi phạm dữ liệu và tấn công mạng, các tính năng bảo mật phải là ưu tiên hàng đầu khi lựa chọn thiết bị hội nghị truyền hình.

Hãy tìm kiếm các hệ thống cung cấp mã hóa đầu cuối, bảo vệ mật khẩu an toàn và tuân thủ các tiêu chuẩn về quyền riêng tư dữ liệu như GDPR hoặc HIPAA.

Điều thú vị là một số hệ thống hội nghị truyền hình tiên tiến, như Zoom for Healthcare, được thiết kế để đáp ứng các yêu cầu bảo mật nghiêm ngặt đối với thông tin nhạy cảm, khiến chúng trở thành lựa chọn tuyệt vời cho các ngành như chăm sóc sức khỏe và tài chính.

Tư vấn chọn thiết bị phù hợp với từng không gian

Kích thước phòng và số lượng người tham gia là tiêu chí chính khi lựa chọn thiết bị hội nghị truyền hình. Hệ thống hội nghị cần đáp ứng:

• Không được quá nhỏ: để tất cả người tham gia đều có thể nhìn thấy và nghe rõ;
• Không được quá lớn: để chất lượng cuộc họp không bị giảm sút.

Vì vậy, Ngọc Thiên sẽ xem xét tất cả các loại phòng để tư vấn cho bạn dựa trên tình hình của bạn.

Văn phòng đơn lẻ hoặc làm việc từ xa

Bạn ở một mình trong văn phòng, hoặc cùng một đồng nghiệp khác trong một không gian biệt lập và thu hẹp. Trong trường hợp này, một webcam chuyên nghiệp được bổ sung thêm một micrô tốt sẽ là đủ. Ngọc Thiên cung cấp một số webcam cho hội nghị truyền hình và các giải pháp nghe nhìn từ Logitech, Poly, Yealink…

Xem thêm:

• Webcam phòng họp trực tuyến tốt nhất 2024
• Top 3 webcam giá rẻ đáng mua nhất 2024
• Top 10 thiết bị hội nghị truyền hình tốt nhất hiện nay

Nhóm nhỏ (2-4 người)

Lúc này, chúng ta đã di chuyển ra khỏi không gian văn phòng hoặc cá nhân và vào các phòng nhỏ (huddle room), kiểu không gian làm việc chung. Cấu hình này đang trở nên phổ biến gần đây, vì vậy rất đáng để để tâm.

Cấp độ hội nghị truyền hình sẽ rất quan trọng khi mở rộng lĩnh vực của bạn, bằng cách sử dụng thanh hội nghị truyền hình và màn hình. Thanh hội nghị truyền hình thường được tích hợp micrô và loa để phát âm thanh và camera để quay video. Sau đó, bạn sẽ phải kết nối nó với màn hình chuyên nghiệp để hiển thị người liên lạc và giao diện người dùng.

Một số thanh hội nghị truyền hình có hệ điều hành và nền tảng hội nghị truyền hình tích hợp sẵn nên không cần máy tính để vận hành.

Tham khảo các sản phẩm dành cho nhóm nhỏ tại đây.

Phòng họp nhỏ (4-7 người)

Bây giờ chúng ta đến với các phòng họp nhỏ, xuất hiện trong các doanh nghiệp nhỏ hoặc SME. Một lần nữa, Thanh video hội nghị truyền hình sẽ là lựa chọn lý tưởng, cùng với một màn hình có kích thước phù hợp.

Với số lượng người tham gia như vậy, việc nghĩ đến việc lắp đặt các giải pháp âm thanh như loa ở góc phòng và có thể là một micro gắn trần nhà cũng rất thú vị.

Tham khảo các sản phẩm dành cho phòng họp nhỏ tại đây.

Phòng họp vừa (7-12 người)

Lúc này, bạn sẽ đến phòng họp lớn của công ty. “Thanh hội nghị truyền hình” đơn giản là không đủ, xét đến kích thước của phòng họp và số lượng người tham gia.

Do đó, bạn nên tìm hiểu các giải pháp âm thanh mà thiết bị nghe nhìn của chúng tôi nghiên cứu và lắp đặt theo mong đợi và đặc thù phòng của bạn.

Một số dự án lắp đặt của chúng tôi bạn có thể tham khảo

Các giải pháp chia sẻ màn hình không dây khác, chẳng hạn như ClickShares, cũng có thể được sử dụng trong hệ thống hội nghị truyền hình của bạn.

Tham khảo các sản phẩm dành cho phòng họp vừa tại đây.

Phòng hội nghị lớn (12 người trở lên )

Với số lượng người tham gia từ 12 người trở lên, hội nghị truyền hình của bạn sẽ phải diễn ra trong phòng hội nghị đủ lớn để chứa tất cả mọi người.

• Về mặt thiết bị kỹ thuật, bạn sẽ phải chọn máy ảnh góc rộng để đóng khung mọi người. Một số máy ảnh tự theo dõi cho phép bạn đóng khung và phóng to trực tiếp vào người nói, để mọi sự chú ý đều tập trung vào người đó.
• Ngoài ra, giải pháp âm thanh tùy chỉnh sẽ tốt hơn. Giải pháp này sẽ cho phép bạn phân phối đầu ra và đầu vào âm thanh theo cách tối ưu để âm thanh được thu và phân phối đều khắp phòng.
• Về micro, các mẫu đứng trên sàn thường hoạt động rất tốt, nhưng bạn sẽ cần một số micro để mọi người có thể trò chuyện. Đó là lý do tại sao chúng tôi khuyên dùng micro gắn trần, có thể tích hợp trực tiếp vào thành phần của giải pháp âm thanh tùy chỉnh của bạn. Chúng được tích hợp vào trần nhà, khiến chúng hầu như không nhìn thấy được, và có tính năng theo dõi và khử tiếng ồn, do đó chỉ có giọng nói của những người đang nói được thu lại.
• Đối với các cuộc hội nghị truyền hình có sự tham gia của nhiều người, chúng tôi đặc biệt khuyên dùng loại micrô này.
• Ngược lại, màn hình lớn hoặc máy chiếu video lý tưởng để hiển thị các thông điệp theo cách mà mọi người trong phòng đều có thể nhìn thấy. Tùy thuộc vào kích thước phòng, thậm chí có thể lắp đặt nhiều màn hình.

Tham khảo các sản phẩm dành cho phòng họp lớn tại đây.

*Tips nhỏ dành cho bạn:

• Tham khảo ý kiến chuyên gia: Hãy tìm đến các đơn vị cung cấp giải pháp hội nghị để được tư vấn chi tiết.
• Demo sản phẩm: Nếu có thể, hãy demo trực tiếp các thiết bị trước khi quyết định mua.
• Chọn nhà cung cấp uy tín: Lựa chọn các đơn vị có kinh nghiệm, cung cấp dịch vụ bảo hành, bảo trì tốt.

Tại Ngọc Thiên, chúng tôi luôn sẵn sàng để hỗ trợ và giải đáp các thắc mắc liên quan về việc lựa chọn thiết bị hội nghị phù hợp với doanh nghiệp ở mọi quy mô. Liên hệ ngay qua số hotline: 028.777.98.999 để được phản hồi nhanh nhất!

Kết luận

Khi hội nghị video đóng vai trò quan trọng trong hoạt động kinh doanh, việc đầu tư vào thiết bị phù hợp trở nên quan trọng hơn bao giờ hết.

Dù bạn là một startup nhỏ hay một doanh nghiệp lớn, những thông tin trong hướng dẫn này sẽ giúp bạn đưa ra quyết định thông minh phù hợp với nhu cầu và ngân sách của mình.

Các doanh nghiệp đang tìm cách nâng cao trải nghiệm hội nghị video của mình nên xem xét việc hợp tác với Ngọc Thiên. Giải pháp hội nghị của chúng tôi được thiết kế để đảm bảo giao tiếp và hợp tác liền mạch, phù hợp với yêu cầu cụ thể của bạn.

Câu hỏi thường gặp