Hướng dẫn thiết lập một phòng hội nghị truyền hình cơ bản

Công nghệ hội nghị truyền hình đã và đang mang lại những tiện ích tuyệt vời, khiến các cuộc họp trực tuyến trở nên tương đương với cuộc gặp mặt trực tiếp, và điều này giúp tiết kiệm thời gian và chi phí cho các chuyến công tác. Để biến bất kỳ phòng nào thành một phòng họp ảo, bạn chỉ cần một hệ thống hội nghị truyền hình và một số thiết bị đơn giản. Nhờ sự tiến bộ nhanh chóng của công nghệ hiện đại, chúng ta có thể tổ chức các cuộc họp trực tuyến tương tác với số lượng người lớn tham dự.

Có nhiều lợi ích trong việc sử dụng công nghệ hội nghị truyền hình, nhưng đôi khi khó tìm ra công nghệ phù hợp với nhu cầu kinh doanh của bạn. Dù bạn điều hành một doanh nghiệp địa phương với khách hàng toàn cầu hay một công ty khởi nghiệp với thành viên trong nhóm ở các địa điểm khác nhau trên thế giới, hội nghị truyền hình là một yếu tố không thể thiếu. Tuy nhiên, công nghệ và thiết bị hội nghị truyền hình có thể khác nhau tùy thuộc vào từng trường hợp sử dụng.

Để tạo ra một phòng họp trực tuyến tốt nhất cho doanh nghiệp của bạn, có một số điều cần phải lưu ý. Dưới đây là 6 điều bạn cần cân nhắc trước khi thiết lập phòng hội nghị truyền hình. Cùng theo dõi nhé!

1/ Hiển thị Video

Lựa chọn loại màn hình phù hợp rất quan trọng để kết nối mọi người qua video và chia sẻ màn hình – có thể là bảng tính (nếu có phân tích tài chính hoặc sơ đồ lộ trình sản phẩm). Màn hình video luôn là vấn đề gây tranh cãi khi thiết lập phòng hội thảo. Dưới đây là một số điều bạn cần xem xét:

• Kích thước hiển thị
• Loại màn hình – Màn hình tinh thể lỏng (LCD), Điốt phát sáng (LED) hoặc Máy chiếu
• Chiều cao lắp đặt

Đầu tiền là về kích thước. Nguyên tắc chung về kích thước màn hình là bạn nên có kích thước màn hình chéo bằng khoảng một nửa chiều dài căn phòng của bạn. Ví dụ: Để chứa 8-10 người, bạn sẽ cần chiều dài phòng ít nhất là 16 feet, lý tưởng nhất là bạn cần kích thước màn hình là 8 feet, tức là đường chéo 96 inch.

Câu hỏi tiếp theo xuất hiện trong đầu là, chi phí đó là bao nhiêu?

Mặc dù giá màn hình video đã giảm trong những năm gần đây, nhưng giá của màn hình 96 inch có thể quá cao đối với nhiều doanh nghiệp. Đối với các phòng họp nhỏ và phòng hội nghị, kích thước màn hình lên tới 60 inch sẽ hoạt động tốt và tiết kiệm chi phí. Đối với kích thước màn hình lớn hơn 60 inch, bạn nên cân nhắc sử dụng máy chiếu thay thế.

Máy chiếu rất hữu ích vì bạn có thể điều chỉnh kích thước trình chiếu. Điều này có nghĩa là ngay cả bảng tính excel cũng có thể được hiển thị khá rõ ràng. Tuy nhiên, máy chiếu cũng có một vấn đề đó là ánh sáng trong phòng. Để trình chiếu hoạt động tốt, đèn trong phòng cần phải tắt hoặc giảm độ sáng. Điều này có thể không lý tưởng cho hầu hết các cuộc họp hoặc hội nghị vì rất có thể mọi người sẽ ngủ gật trong một căn phòng thiếu ánh sáng.

Tuy nhiên, bạn có thể khắc phục điều này bằng cách sử dụng hệ thống chiếu sáng thông minh kiểm soát ánh sáng xung quanh và đảm bảo môi trường phòng họp của bạn luôn lý tưởng. Đó có thể là khoản đầu tư nhiều hơn một chút nhưng đáng để khám phá bất kể loại màn hình bạn sử dụng.

Bạn cũng cần xem xét chiều cao lắp đặt khi quyết định bố trí phòng của mình. Chiều cao lắp đặt rất quan trọng vì khi thực hiện đúng, nó sẽ mang lại cảm giác tiếp xúc bằng mắt. Nó sẽ đảm bảo rằng bạn đang nhìn đồng nghiệp của mình đồng thời đang nhìn vào màn hình. Bạn muốn màn hình được gắn ngang tầm mắt nhưng vị trí đặt camera cũng rất quan trọng. Trên kích thước màn hình nhỏ hơn, đặt camera phía trên màn hình hoạt động tốt nhưng trên màn hình lớn hơn, đặt camera bên dưới màn hình có thể là lựa chọn tốt hơn.

2/ Công nghệ hội nghị truyền hình

Công nghệ hội nghị truyền hình gần đây đã nhận được rất nhiều sự chú ý. Có một danh sách dài để lựa chọn và việc lựa chọn trở nên khó khăn. Sự lựa chọn của bạn phần lớn sẽ phụ thuộc vào yêu cầu kinh doanh của bạn nhưng tính bảo mật và khả năng mở rộng cũng là những cân nhắc quan trọng. Điều đầu tiên bạn cần cân nhắc khi chọn công nghệ hội nghị truyền hình là cách bạn sẽ sử dụng hội nghị truyền hình:

Chúng sẽ chỉ được sử dụng cho các cuộc họp nhóm? Và liệu đó sẽ là cuộc họp nhỏ hay lớn?

Bạn sẽ tổ chức hội nghị trên web hay lớp học trực tuyến?

Trường hợp sử dụng của bạn sẽ xác định loại tính năng mà phần mềm hội nghị truyền hình của bạn phải cung cấp. Các tính năng như ghi âm, mức độ tương tác và trải nghiệm di động là chìa khóa cho lớp học trực tuyến. Mặt khác, khả năng xử lý số lượng lớn người tham gia trong khi vẫn giữ được chất lượng video cao và chia sẻ màn hình là những tính năng quan trọng cần có cho hội thảo trên web.

Dễ sử dụng là một tính năng quan trọng khác. Bạn không muốn người dùng cuối của mình gặp khó khăn khi tải xuống ứng dụng và tham gia cuộc họp trực tuyến. Điều này đặc biệt quan trọng đối với các buổi trình diễn sản phẩm và hội thảo trên web. Bạn muốn trải nghiệm đơn giản với càng ít cú nhấp chuột càng tốt. Bạn cũng muốn nó đơn giản theo quan điểm của người thuyết trình để tránh sự chậm trễ và gián đoạn kéo dài khi người thuyết trình gặp khó khăn với giao diện người dùng khó hiểu.

Cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng, đừng bỏ qua chất lượng và tính sẵn sàng hỗ trợ khách hàng. Khi mọi thứ không ổn, điều mà đôi khi vẫn xảy ra, bạn sẽ không muốn khán giả hoặc khách hàng của mình bị bỏ mặc. Bộ phận hỗ trợ khách hàng phản hồi nhanh chóng và hiệu quả đảm bảo rằng các cuộc họp, hội thảo trên web và lớp học trực tuyến của bạn bắt đầu và kết thúc đúng giờ. Nếu bạn có hỗ trợ CNTT nội bộ thì phần lớn việc này sẽ được xử lý nội bộ và bạn có thể không cần hỗ trợ kỹ thuật bên ngoài nhiều.

*Một số tùy chọn hội nghị truyền hình phổ biến là:

• Zoom
• Microsoft Teams
• Google Meet
• GoToMeeting

3/ Hệ thống âm thanh – Loa và micro

Loa và micrô là thành phần quan trọng của việc thiết lập phòng hội nghị truyền hình và đóng góp đáng kể vào trải nghiệm cuộc họp. Mic và loa có thể được đặt trên bàn, thanh âm thanh được gắn bên dưới màn hình video và nếu bạn muốn trang nhã hơn, nó thậm chí có thể ở trên trần nhà.

Sự lựa chọn của bạn phụ thuộc vào quy mô phòng hội nghị của bạn và số lượng người tham gia. Đối với những căn phòng nhỏ hơn, dàn âm thanh sẽ phù hợp vì chúng nằm gọn bên dưới màn hình. Phòng lớn hơn yêu cầu nhiều micrô và loa. Chúng có thể được đặt trên bàn theo dạng dây xích hoặc có thể cố định trên trần nhà.

*Một số Loa hội nghị & Micro bán chạy hàng đầu tại Ngọc Thiên:

4/ Camera hội nghị

Camera phòng hội nghị của bạn có thể khác nhau, từ camera web đơn giản dành cho phòng họp nhỏ đến camera phức tạp hơn dành cho phòng hội nghị lớn. Trong các phòng họp nhỏ có màn hình video nhỏ, camera thường được đặt phía trên màn hình. Như chúng ta đã thảo luận trước đó, máy ảnh cũng có thể được đặt bên dưới màn hình, nhưng đây không phải lúc nào cũng là lựa chọn tốt nhất.

Trong các phòng họp nhỏ, bàn ghế thường được đặt gần màn hình video và do đó cũng gần với camera. Và hầu hết các máy ảnh đều có góc nhìn hẹp vì điều này những người ngồi gần camera nhất sẽ bị loại khỏi tầm nhìn. Để giảm thiểu điều này, bạn có thể sử dụng camera có góc nhìn 180 độ, như Jabra PanaCast. Một lựa chọn khác là sử dụng Yealink SmartVision 60, đi kèm với camera góc 360 độ, loa tích hợp và micrô đa hướng.

Ngoài camera, bạn cũng cần quan tâm đến ánh sáng trong phòng. Ánh sáng kém sẽ khiến trải nghiệm hội nghị truyền hình trở nên khó chịu ngay cả khi bạn có camera chất lượng cao. Tránh để nguồn sáng duy nhất từ ​​một phía của căn phòng. Điều này dẫn đến một bên của khuôn mặt bị bóng mờ hoặc bị chặn. Ngoài ra, hãy đảm bảo rằng không có đèn nền. Ví dụ, tránh ngồi quay lưng về phía cửa sổ, vì điều này sẽ khiến bạn trở thành một hình bóng. Thay vào đó, hãy đối diện với cửa sổ hoặc nguồn sáng để nó mang lại cho bạn ánh sáng dịu nhẹ và dễ chịu.

*Danh sách một số camera hội nghị yêu thích hàng đầu hiện nay:

5/ Bảng điều khiển

Bạn có thể tự hỏi rằng liệu bảng điều khiển trong phòng họp có tác dụng gì? Đây thường là câu hỏi khi các công ty mua riêng tất cả phần cứng riêng lẻ và lắp ráp nó thành một bộ dụng cụ dành cho phòng hội nghị. Mặc dù điều này phục vụ mục đích nhưng nó không giống với bộ công cụ họp đầy đủ như Zoom Room hoặc bộ công cụ Google Hardware for Meets.

6/ Công cụ đặt lịch

Lên lịch phòng là một phần mềm giúp việc quản lý cuộc họp trở nên đơn giản. Nó tích hợp với lịch của bạn như Outlook, Lịch Google… và tất cả những gì bạn cần làm là mời phòng tham dự cuộc họp giống như cách bạn mời đồng nghiệp của mình. Điều này đảm bảo rằng phòng họp đã được đặt và tránh việc đặt phòng trùng. Ngoài ra, bên ngoài phòng họp, hội thảo còn lắp đặt màn hình lịch trình phòng, đèn LED hoặc bảng điều khiển cảm ứng.

Lên lịch phòng giúp tăng hiệu quả cuộc họp của nhóm bạn. Các cuộc họp nhóm có nhiều khả năng bắt đầu và kết thúc đúng giờ. Ngoài ra, nhân viên có thể nhanh chóng chuyển các cuộc họp ngẫu hứng vào phòng họp nhỏ. Bảng hiển thị bên ngoài các phòng hiển thị lịch trình trong ngày, tên cuộc họp và những người tham gia được mời. Các nhóm của bạn có thể xem màn hình, đảm bảo rằng nó miễn phí và dễ dàng thêm cuộc họp của họ vào lịch chỉ bằng một vài thao tác nhấn.

Một lợi ích bổ sung của phần mềm đặt lịch phòng là khả năng phân tích phòng mà bạn có quyền truy cập. Nó ghi lại các số liệu thống kê quan trọng như số giờ mỗi phòng được đặt trước, tần suất họp, thời gian trong ngày và thời lượng trung bình của các cuộc họp. Điều này có thể mở ra cánh cửa dẫn đến rất nhiều hiểu biết sâu sắc cho nhóm của bạn. Robin, teem và appspace là một số công cụ quản lý cuộc họp thường được sử dụng.

7/ Yếu tố bổ sung khác

Sáu công nghệ trên là những yếu tố cần thiết của phòng hội nghị nhưng có nhiều công nghệ phòng hội thảo giúp bạn nâng tầm nó lên một hoặc hai bậc. Dưới đây là một số bổ sung thú vị để cải thiện trải nghiệm phòng hội nghị của bạn:

7.1 Bảng trắng tương tác

Nếu lên ý tưởng là một tính năng thường xuyên trong các cuộc họp ảo của bạn thì bảng trắng tương tác có thể là tài sản vô giá. Những bảng trắng này cho phép bạn chú thích trực tiếp trên màn hình và chia sẻ nó với những người tham gia trong thời gian thực hoặc sau cuộc họp. Điều này giúp tạo ra các bài thuyết trình hấp dẫn hơn và thu hút sự tham gia nhiều hơn.

7.2 Hệ thống trình chiếu không dây

Hệ thống trình chiếu không dây là công nghệ cho phép nhiều thiết bị như PC, máy tính bảng hoặc điện thoại thông minh truyền phát nội dung đồng thời lên màn hình lớn hơn bằng công nghệ phản chiếu màn hình. Vì nhiều người dùng có thể truy cập đồng thời vào hệ thống và thuyết trình, điều này rất hữu ích trong môi trường cộng tác như các phiên động não.

*Dưới đây là một số hệ thống trình chiếu không dây phổ biến:

• Barco ClickShare,
• BenQ InstaShow, and
• Mersive Solstice

8/ Tổng kết

Cho dù bạn sử dụng hội nghị truyền hình cho các cuộc họp trực tuyến trên web, Webinar, bán hàng hay webcast, bạn luôn cần có những thiết bị phù hợp và công cụ phù hợp để nó hoạt động hiệu quả cho bạn. Mặc dù các cuộc họp trên web ngang hàng rất đơn giản, nhưng khi nói đến việc tận dụng tối đa các công nghệ hội nghị truyền hình, cho dù các thiết bị phòng hội nghị này có thân thiện với người dùng đến mức nào đi chăng nữa thì chúng cũng không đơn giản chỉ là “cắm và chạy”.

Có nhiều sự khác biệt nhỏ dựa trên các trường hợp sử dụng ảnh hưởng đến hoạt động của phòng hội nghị của bạn. Vì vậy, việc thiết lập phòng hội nghị phù hợp cùng với sự hỗ trợ kỹ thuật nhanh chóng và nhất quán là rất quan trọng để phòng hội nghị của bạn vận hành trơn tru.

Bây giờ bạn đã có tất cả thông tin chuyên sâu cần thiết để nâng cấp thiết bị phòng hội nghị của mình. Nhưng nếu bạn vẫn còn nhiều thắc mắc về việc thiết lập, chi phí để thực hiện, đừng quên liên hệ ngay với Ngọc Thiên để chúng tôi hỗ trợ bạn tốt nhất nhé!

Bài viết khác:

• Bố trí phòng họp tiêu chuẩn: Mọi thứ bạn cần biết
• 4 giải pháp hội nghị truyền hình All-in-one cho không gian nhỏ
• Top 3 webcam 4k tốt nhất năm 2023