Trong thời đại nơi đâu cũng có thể trở thành nơi làm việc, từ bàn ăn, tiệm cà phê, cho đến phòng khách sạn, cách chúng ta tư duy về văn phòng giờ đã thay đổi. Văn phòng không phải là nơi cứng nhắc với những ngăn làm việc và phòng họp truyền thống, nơi nhân viên cần có mặt làm việc 8 tiếng mỗi ngày, 5 ngày mỗi tuần. Văn phòng là môi trường làm việc theo hình thức kết hợp, hỗ trợ cộng tác và kết nối.
Ở mức độ nào đó, nhân viên đang trở lại văn phòng ngày càng nhiều, tuy nhiên đôi khi họ vẫn có thể làm việc từ xa một cách linh hoạt. Nghiên cứu cho thấy tính đến tháng 2 năm 2023, 41% nhân sự ở các vị trí có thể làm từ xa đang làm việc theo lịch trình kết hợp (một số ngày làm ở văn phòng, một số ngày lại làm ở nhà), cao hơn so với mức 35% vào tháng 1 năm 2022.
Đối với nhiều nhân viên, cách tiếp cận linh hoạt này mang lại lợi ích tốt nhất từ cả 2 hình thức làm việc, nhưng mô hình làm việc kết hợp đặt ra thử thách cho các nhóm tại nơi làm việc và nhóm cơ sở. Suy cho cùng thì bạn cần tìm cách mang đến trải nghiệm tốt nhất cho toàn bộ nhân viên, dù họ ở văn phòng 5 ngày một tuần, làm tại nhà trong một nửa thời gian hoặc làm việc từ xa hoàn toàn.
Tại Zoom, họ biết các thử thách của việc xây dựng môi trường làm việc theo hình thức kết hợp — bản thân họ đã đối mặt với điều này. Trong khi nhiều nhân viên của chúng tôi (chúng tôi gọi họ là Zoomie) làm từ xa, sống và làm việc ở nhiều nơi trên khắp thế giới, số còn lại làm việc theo lịch trình kết hợp cụ thể và đến các văn phòng phân bổ trên toàn thế giới 2 lần một tuần.
Văn phòng của Zoom là bằng chứng sống về cách mọi người sử dụng công nghệ để xây dựng nơi làm việc theo hình thức kết hợp hiệu quả, khuyến khích kết nối, cộng tác và niềm tin giữa các nhóm phân tán. Văn phòng chính là trung tâm nơi chúng tôi tìm hiểu lẫn nhau, làm việc cùng nhau và sử dụng sản phẩm chúng tôi xây dựng để có thể cải tiến thêm.
Bằng việc đón nhận môi trường làm việc theo hình thức kết hợp, chúng tôi cộng tác với nhau để cải tiến công nghệ của mình, tiếp tục sáng tạo và hỗ trợ khách hàng toàn cầu bằng các giải pháp giúp định hình trải nghiệm làm việc theo hình thức kết hợp.
Nếu bạn đang đối mặt với các thử thách với việc xây dựng môi trường làm việc theo hình thức kết hợp, nơi thực sự hỗ trợ nhu cầu của nhân viên, thì Zoom có một số mẹo và chiến lược mà bạn có thể áp dụng trong bài viết dưới đây.
Thử thách #1: Tìm công nghệ phù hợp để hỗ trợ các nhóm riêng lẻ và làm việc theo hình thức kết hợp
Nền tảng Zoom luôn được thiết kế cho việc xây dựng môi trường làm việc theo hình thức kết hợp. Ngay cả trước đại dịch, Zoom đã có các nhóm riêng lẻ làm việc với nhau trên khắp các văn phòng toàn cầu.
Zoom hiểu rõ làm việc từ xa mang đến nhiều lợi ích, chẳng hạn như khả năng thu hút và tuyển dụng nhân tài giỏi nhất bất kể vị trí ở đâu, cũng như hỗ trợ đồng nghiệp có nhu cầu và khả năng khác nhau. Họ cũng hiểu lợi ích của việc trực tiếp làm việc cùng nhau: các cuộc hội thoại tự nhiên, hoạt động xây dựng đội nhóm và tương tác xã hội.
Công nghệ của Zoom mang mọi người lại gần nhau, bất kể họ đang làm việc ở đâu, thông qua tính năng trò chuyện nhóm, điện thoại, cuộc họp video, thư và lịch, bảng trắng, không gian làm việc trực tuyến và công cụ gắn kết nhân viên để hỗ trợ thúc đẩy sự kết nối giữa mọi người trong trung tâm và lực lượng lao động phân tán.
Trong thế giới làm việc theo hình thức kết hợp mới này, chúng ta đang chứng kiến nhu cầu về các cuộc họp bình đẳng hơn, hòa nhập hơn. Nhân viên làm việc từ xa muốn có trải nghiệm không thua kém ai, muốn thấy mọi người trong phòng hội nghị hay tham gia vào cuộc hội thoại bên lề. Nhân viên làm việc tại văn phòng muốn tham gia cuộc họp nhanh chóng và dễ dàng giống như khi làm ở nhà. Họ muốn công nghệ hoạt động trơn tru mà không phải lo lắng về dây cáp và kết nối đòi hỏi phải có chuyên gia công nghệ nghe nhìn để giải quyết.
Chuyên viên quản lý khách hàng lĩnh vực y tế Ash Thornley-Davies, một người đang làm việc từ xa, cho hay: “Sống ở nông thôn nước Anh đồng nghĩa với việc khó có thể đến văn phòng tại London để họp nhóm trực tiếp. Trước đây, điều này mang đến cảm giác như thể mình không có giá trị — một mẩu ghi chú bên lề trên màn hình trong khi cuộc hội thoại lại diễn ra tại bàn”.
Zoom Rooms mang đến cho mọi người trải nghiệm cuộc họp kết hợp bình đẳng hơn, đơn giản hơn, bất kể họ đang tham gia từ đâu. Các nhóm tại nơi làm việc xây dựng văn phòng linh hoạt hơn sẽ đánh giá cao tính dễ dàng của việc đưa hoạt động cộng tác qua video HD vào bất cứ không gian nào, từ nơi hội ý cho 2 đến 3 người, phòng họp ban điều hành, cho đến phòng thuyết trình.
Đối với nhân viên làm việc tại văn phòng, việc đặt phòng và tham gia cuộc họp diễn ra đơn giản như sử dụng điện thoại hoặc máy tính xách tay vậy.
Jeff Harling, trưởng bộ phận hỗ trợ kỹ thuật số, hiện làm việc ngoài văn phòng của Zoom tại Denver, cho biết: “Sự đơn giản là điều mang đến trải nghiệm tích cực như vậy. “Chỉ cần nhấn nút, vậy là bạn đã sẵn sàng tham gia! Việc chia sẻ màn hình cũng dễ dàng. Tính dễ sử dụng rất hữu ích khi tôi họp với nhóm, bao gồm cả những người ngồi ngay cạnh tôi ở văn phòng và những người khác phân tán trên toàn cầu, tất cả vào cùng một thời điểm”.
Với trình điều khiển thông minh của Zoom Rooms, nhân viên làm việc từ xa có thể nhìn thấy rõ hơn các đồng nghiệp làm việc tại văn phòng trong không gian lớn hơn, giúp tránh góc nhìn tụ lại ở một điểm không mong muốn, điều rất phổ biến ở phòng hội nghị. Trình điều khiển thông minh sử dụng nhiều camera và công nghệ AI xác định góc tốt nhất để hiển thị tối đa 16 người trong Zoom Rooms trên ô video của riêng họ.
Ash chia sẻ: “Tôi có thể nhìn thấy mọi người và nét mặt chân thực của họ khi chúng tôi nói chuyện với nhau. Cuối cùng, điều này cũng đã giúp tôi cảm giác như mình đang ở trong phòng cùng với nhóm. Tôi có thể xa về mặt địa lý, nhưng tôi cũng đang ở đó tại văn phòng London”.
Trải nghiệm kết hợp chất lượng cao là thiết yếu cho các cuộc họp quan trọng nhất với khách hàng và giám đốc điều hành hàng đầu. Việc triển khai các sáng kiến được AI hỗ trợ mới nhất như trình điều khiển thông minh trong phòng họp ban điều hành có thể tạo ra một cách họp chân thực, thu hút và sống động hơn, nhờ đó mọi người có thể quan sát rõ mọi thành viên hội đồng quản trị và lãnh đạo.
*Liên quan: So sánh Zoom Meeting và Zoom Room – Tìm hiểu sơ lược về Zoom Room
Thử thách #2: Đáp ứng mức kỳ vọng hiện đang cao hơn bao giờ hết của nhân viên
Nhân viên muốn đến văn phòng có chủ đích. Họ muốn sử dụng thời gian ở văn phòng cho các hoạt động sẽ có hiệu quả hơn khi thực hiện trực tiếp — gặp gỡ khách hàng, tổ chức các buổi lên ý tưởng, cộng tác thực hiện dự án hoặc tìm hiểu về nhóm trong bữa trưa.
Trong khảo sát dành cho nhân viên Zoom toàn cầu, nhân viên của chúng tôi cho biết lý do hàng đầu mà họ đến văn phòng là để giao lưu với đồng nghiệp.
“Mô hình làm việc theo hình thức kết hợp đã giúp tôi xây dựng các mối quan hệ sâu sắc hơn với đồng nghiệp, mang đến tác động tích cực cho tinh thần của tôi”, Jamonique Fletcher, theo chuyên viên về tính đa dạng, bình đẳng và hòa nhập, làm việc tại trụ sở Zoom ở San Jose, California.
Nếu nhân viên sẽ mất công rời khỏi nhà, vật lộn với giao thông và tìm chỗ đỡ xe, họ muốn thời gian của họ được bỏ ra một cách đúng đắn mà không phải lo về mặt hậu cần.
Jeff Smith, trưởng bộ phận Zoom Meetings, Spaces và Whiteboard cho biết: “Nhân viên muốn hiểu rõ họ cần dự kiến điều gì khi đến văn phòng. Họ không muốn đến đây chỉ để biết rằng họ không thể ngồi cạnh đồng nghiệp hoặc tất cả các phòng hội nghị đã được đặt chỗ hết rồi”.
Nhân viên có thể sử dụng tính năng Đặt trước không gian làm việc Zoom để đặt trước bàn làm việc cho một ngày cụ thể hoặc đặt trước định kỳ. Bạn có thể tùy chỉnh tính năng Đặt trước không gian làm việc theo sơ đồ bố trí văn phòng của mình và cho nhân viên thấy nơi những người khác ngồi, để họ có thể chọn bàn gần nhóm của họ hoặc gần máy pha cà phê nếu họ muốn. Bạn cũng có thể tạo các cụm trong sơ đồ bố trí để mọi người dễ dàng ngồi gần những người khác trong phòng ban của họ hơn.
Các gợi ý thông minh được AI hỗ trợ của tính năng Đặt trước không gian làm việc đề xuất chỗ ngồi tốt nhất dựa trên ưu tiên của nhân viên hoặc ngày mà nhiều thành viên trong nhóm của họ sẽ đến văn phòng.
Nhân viên Zoom sử dụng tính năng Đặt trước không gian làm việc để lên kế hoạch và đặt trước mọi thứ cần thiết nhằm hỗ trợ làm việc thoải mái và năng suất, từ trạm làm việc và phòng hội nghị cho đến chỗ đậu xe và tủ để đồ. Họ còn có thể tìm trạm làm việc có thiết bị đặc biệt như bàn có thể điều chỉnh chiều cao hoặc màn hình đôi.
“Tính năng Đặt trước không gian làm việc giúp tôi đặt chỗ trước một cách mượt mà, nhờ đó tôi có thể cộng tác trực tiếp và từ xa một cách hiệu quả với đồng nghiệp Zoom”, theo Jamonique.
Nhưng nếu nhân viên sẽ họp mặt với khách hàng và muốn đảm bảo phòng được thiết lập phù hợp thì sao? Tính năng Đặt trước không gian làm việc cho phép bạn thêm bảng câu hỏi tùy chỉnh để hỏi nhân viên liệu họ có kế hoạch chủ trì cuộc họp với khách hàng hay không, cho phép nhân viên văn phòng được báo trước. Bạn cũng có thể hỏi nhân viên xem họ có ở lại ăn trưa hay rời công ty sớm không. Điều này giúp nhóm tại nơi làm việc lên kế hoạch hiệu quả hơn cho các đơn hàng đồ ăn, phân bổ nguồn lực, v.v. để có trải nghiệm nhân viên mượt mà hơn.
Khi nhân viên đến văn phòng, bảng điện tử có thể dẫn họ đến nơi cần đến, đưa ra lời nhắc thân thiện và truyền đạt thông tin quan trọng khác. Bạn có thể cài đặt bảng điện tử để hiển thị bất kỳ thông tin nào mà nhân viên sẽ thấy có ích, từ bản đồ Đặt trước không gian làm việc đến lịch sự kiện, thực đơn ăn trưa và quy tắc văn phòng.
Jamonique cho hay: “Màn hình bảng điện tử trên toàn văn phòng giúp tôi cập nhật các thông tin và lời nhắc mới nhất từ công ty. Phần tôi yêu thích nhất là thấy thực đơn ăn trưa cho ngày hôm đó!”
Thử thách #3: Mang lại giá trị tốt nhất với ngân sách thu hẹp
Trước thực tế nhân viên mong muốn sử dụng hiệu quả hơn các lần đến văn phòng làm việc, các nhóm cơ sở chịu áp lực tạo ra môi trường làm việc theo hình thức kết hợp được yêu thích, đáng để họ bỏ thời gian đi lại. Điều này bao gồm công nghệ hoạt động hiệu quả bằng (hoặc hơn) không gian văn phòng tại nhà của nhân viên và các không gian làm việc hỗ trợ mong muốn giao lưu và cộng tác với đồng nghiệp.
Nếu bạn lo lắng về chi phí cho các bản nâng cấp này thì bạn không phải là người duy nhất. Trong giai đoạn bất ổn kinh tế này, nhiều công ty đang tìm cách cắt giảm chi tiêu. Theo báo cáo năm 2023 của Deloitte, 54% nhà lãnh đạo tài chính cho biết các Giám đốc Điều hành của họ đang yêu cầu họ tập trung vào giảm chi phí, trong đó bất động sản và không gian văn phòng là hai trong số các mảng có chi phí lớn nhất của doanh nghiệp.
Các nhóm tại nơi làm việc cần tìm cách để khai thác các khoản đầu tư hiện có, sử dụng giải pháp công nghệ linh hoạt tương thích với phần cứng của bạn.
Bắt đầu bằng cách điều chỉnh không gian cho phù hợp với nhu cầu của nhân viên ngày nay — và tái thiết kế các không gian không còn được sử dụng nữa. Dữ liệu giúp bạn hiểu cách nhân viên đang sử dụng văn phòng, nhờ đó bạn có thể đưa ra quyết định sáng suốt.
Ví dụ: tính năng Đặt trước không gian làm việc và Zoom Rooms cho phép bạn xem bao nhiêu bàn được đặt trước và xác nhận có mặt theo từng ngày, phòng hội nghị nào đang được đặt trước thường xuyên nhất và phòng nào hiếm khi được sử dụng. Bạn có thể cắt giảm chi phí bằng cách hợp nhất hoạt động vận hành vào ít tầng hơn và tái thiết kế các phòng không còn phục vụ nhu cầu đang phát triển của nhân viên nữa.
Ví dụ: bạn có thể thấy không còn cần các phòng hội nghị lớn nhất nữa vì quy mô các cuộc họp trực tiếp nhỏ hơn trước đây. Bạn có thể dùng các vách ngăn để chia không gian thành nhiều khu vực tập trung thân mật nhỏ hơn.
Nhiều tổ chức đang tìm cách đưa video vào nhiều không gian nhỏ hơn mà không tiêu tốn nhiều chi phí. Zoom Rooms giúp bạn biến bất kỳ không gian nào thành phòng họp kết hợp với khả năng tham gia cuộc họp Zoom chỉ với một nút nhấn. Bạn thường có thể dùng phần cứng đã có hoặc chọn từ hệ sinh thái đối tác linh hoạt như Neat, HP/Poly, Logitech và DTEN để thiết lập Zoom Rooms nhanh chóng và tiết kiệm chi phí.
Để có sự linh hoạt tối ưu, hãy đặt thiết bị tích hợp mọi tính năng như Neat Board hoặc DTEN D7 trên xe đẩy để bạn có thể biến bất kỳ góc nào của văn phòng thành không gian họp kết hợp có các chức năng video, chia sẻ màn hình và bảng trắng.
Jeff Smith cho biết: “Sau cùng thì không có cách tối ưu duy nhất nào để thiết lập văn phòng, vì điều này phụ thuộc vào nhân viên và điều họ cần để cộng tác hiệu quả nhất. Các giải pháp linh hoạt là điều cốt yếu ở đây — áp dụng công nghệ thích nghi với không gian và cách nhân viên sử dụng chúng”.
*Bài viết khác:
- Zoom – Giải pháp linh hoạt cho cộng tác nhóm hiện đại
- Hướng dẫn khách hàng Check & Update phần mềm zoom lên phiên bản mới nhất
- Xây dựng trải nghiệm có giá trị cho khách hàng với Nền tảng Zoom Developer
- Trải nghiệm Zoom Contact Center: Hệ thống trung tâm liên hệ đa kênh được tối ưu hóa cho video
- Trải nghiệm Zoom Events: Chủ trì sự kiện theo hình thức kết hợp và trực tuyến đáng nhớ
Zoom giúp bạn giải quyết các thách thức khi làm việc theo hình thức kết hợp
Mỗi tổ chức sẽ có một câu trả lời khác nhau cho câu hỏi: “Làm việc theo hình thức kết hợp là gì?” Với Zoom, câu trả lời đó là một số nhân viên làm việc từ xa và một số nhân viên làm việc theo lịch trình kết hợp, trong đó có một số ngày cụ thể để làm việc tại văn phòng. Chúng tôi coi văn phòng không chỉ là địa điểm vật lý mà còn là điểm đến thu hút nhân viên, một trung tâm sáng tạo và đổi mới, gắn kết mọi nhân viên Zoom với nhau theo cách trực tiếp và trực tuyến.
Với công nghệ phù hợp, văn phòng có thể là không gian hỗ trợ cộng tác, giao tiếp và kết nối, được thiết kế cho các nhu cầu hiện tại và trong tương lai của nhân viên.
Khám phá cách Zoom Rooms và Giải pháp không gian làm việc có thể giúp nhóm bạn xây dựng môi trường làm việc theo hình thức kết hợp hiệu quả.
*Tham khảo: tại đây
