Hướng dẫn trang bị thiết bị phòng họp trực tuyến chuyên nghiệp cho doanh nghiệp

Trong bối cảnh làm việc kết hợp và học tập từ xa ngày càng phổ biến, các cuộc họp trực tuyến đã trở thành một phần không thể thiếu của mọi tổ chức và doanh nghiệp. Để các cuộc họp diễn ra suôn sẻ và đạt hiệu quả cao nhất, việc trang bị thiết bị phòng họp trực tuyến là vô cùng quan trọng.

Từ camera chất lượng cao, micro rõ ràng, đến màn hình hiển thị sắc nét và phần mềm họp trực tuyến tiên tiến, mỗi thiết bị đều đóng vai trò thiết yếu trong việc tạo nên một môi trường họp trực tuyến chuyên nghiệp và hiệu quả. Bài viết này Ngọc Thiên sẽ giúp bạn khám phá những thiết bị phòng họp trực tuyến để trang bị cho phòng họp của mình, mang lại trải nghiệm tốt nhất cho tất cả các thành viên.

*Lưu ý:

Để tổ chức thành công các cuộc họp kết hợp đòi hỏi phải có kế hoạch chiến lược và sử dụng đúng thiết bị. Để tổ chức một cuộc họp kết hợp, bạn cần:

• Thiết bị âm thanh như micrô và bộ lọc âm thanh
• Thiết bị quay video như camera và chân máy
• Phần mềm cụ thể như bộ trộn âm thanh và trình lập lịch họp
• Thiết bị kết nối như nguồn Internet và trình duyệt

Để tối đa hóa năng suất và hiệu quả của các cuộc họp kết hợp, bạn cũng cần không gian họp phù hợp và phần mềm lên lịch phòng họp phù hợp.

Tìm địa điểm phù hợp cho cuộc họp kết hợp

Điều kiện tiên quyết trước tiên là tìm đúng địa điểm rất để tổ chức cuộc họp kết hợp vì nó cho phép bạn tạo ra trải nghiệm chung cho cả người tham dự trực tuyến và trực tiếp.

Nếu địa điểm của bạn không phục vụ người xem trực tuyến, những người ở xa sẽ gặp bất lợi rõ rệt trong các cuộc họp. Và nếu địa điểm không được thiết kế để tổ chức các cuộc họp trực tiếp hiệu quả, chức năng, nhóm họp trực tiếp của bạn sẽ cảm thấy không thoải mái và mất tập trung trong các cuộc họp.
Để tổ chức một cuộc họp kết hợp, bạn cần đáp ứng hai nhóm nhu cầu khác nhau. Ngoài thiết bị âm thanh, video, phần mềm và kết nối được đề cập bên dưới, một địa điểm kết hợp tốt sẽ có những phẩm chất sau:

• Chỗ ngồi phù hợp cho nhóm của bạn trực tiếp
• Số lượng ổ cắm phù hợp để các thành viên trực tiếp cắm thiết bị của họ
• Bảng trắng, máy chiếu hoặc bảng trắng ảo để hiển thị đồ họa, video quảng cáo hoặc người thuyết trình trực tuyến
• Khả năng thực hành thiết lập cuộc họp để đảm bảo mọi thứ diễn ra suôn sẻ
• Các biện pháp an toàn phù hợp để đảm bảo an toàn cho nhóm của bạn trực tiếp

Để biết thêm những mẹo thực tế về cách cải thiện cuộc họp, hãy tham khảo hướng dẫn của chúng tôi về Setup phòng họp trực tuyến từ A đến Z chỉ với 5 bước.

Thiết bị âm thanh cần thiết cho cuộc họp kết hợp

Thiết bị phòng họp trực tuyến âm thanh là một trong những khía cạnh quan trọng nhất cần lưu ý trong các cuộc họp vì âm thanh chất lượng thấp sẽ làm giảm hiệu quả của cuộc họp.

Nếu âm thanh của bạn không đáng tin cậy, người xem trực tuyến có thể bỏ lỡ thông tin, ý tưởng, hướng dẫn hoặc kế hoạch quan trọng.

Các thiết bị âm thanh sau đây là cần thiết cho bất kỳ cuộc họp kết hợp nào:

1. Loa hội nghị

Loa hội nghị (hoặc loa ngoài) bao gồm cả loa ngoài và micrô. Chúng được thiết kế để thu tần số giọng nói và truyền tải chúng rõ ràng bằng cách loại bỏ tiếng ồn nền gây mất tập trung.

Hầu hết các diễn giả hội nghị đều có micrô bốn hướng, cho phép họ thu được giọng nói từ mọi hướng. Ngay cả một loa ngoài Bluetooth nhỏ cũng có thể giúp cân bằng âm thanh trong cuộc họp để đảm bảo mỗi người tham dự đều nghe được toàn bộ cuộc trò chuyện.

2. Micro

Micrô của loa hội nghị có thể không đủ mạnh để thu âm thanh từ khắp phòng trong các cuộc họp lớn hơn. Trong những trường hợp đó, bạn sẽ muốn có micrô chuyên dụng cho từng người thuyết trình hoặc từng khu vực trong phòng.

*Tham khảo một số dòng loa hội nghị bán chạy tại Ngọc Thiên

Thiết bị phòng họp trực tuyến video chất lượng cao

Chất lượng video cao nhất không phải là điều cần thiết cho hầu hết các cuộc họp, nhưng nó sẽ làm tăng chất lượng trải nghiệm từ xa.

Các thiết bị video sau đây rất cần thiết cho các cuộc họp kết hợp:

1. Camera

Hầu hết các cuộc họp kết hợp không cần camera chuyên dụng. Tuy nhiên, bạn cần một camera có kết nối HDMI hoặc USB để có thể truyền phát video theo thời gian thực.

Nếu có người tham dự trực tuyến sẽ phát biểu hoặc trình bày trong cuộc họp, hãy đầu tư vào một webcam chất lượng cao để nâng cao chất lượng video của họ.

2. Camera phụ

Một camera là đủ cho các cuộc họp kết hợp nhỏ. Nhưng nếu bạn làm việc với một địa điểm lớn và nhiều diễn giả, bạn sẽ cần thêm camera để phù hợp với các góc độ hoặc vị trí diễn giả khác nhau.

Nếu cần thiết, bạn thậm chí có thể sử dụng điện thoại thông minh hoặc máy ảnh không gương lật làm máy ảnh thứ hai.

3. Chân máy

Chân máy đảm bảo nguồn cấp video ổn định cho người xem từ xa. Bạn cũng có thể sử dụng chúng để đặt máy ảnh ở những nơi khó tiếp cận, giúp người tham gia ảo có cơ hội tốt nhất để nhìn thấy mọi thứ họ cần.

4. Ánh sáng

Nếu không có đủ ánh sáng, ngay cả những camera đắt tiền cũng khó có thể hiển thị hình ảnh rõ nét. Đối với những người tham dự trực tiếp, hãy sử dụng đèn phản chiếu hoặc đèn chiếu sáng trên cao dịu nhẹ để đảm bảo họ được chiếu sáng đầy đủ khi quay phim.

Người nói từ xa có thể sử dụng đèn vòng hoặc đặt gần cửa sổ có ánh sáng tự nhiên để đảm bảo có thể nhìn thấy rõ.

Thiết bị phần mềm cần thiết cho cuộc họp kết hợp

Tương tự như việc tìm một không gian vật lý để tổ chức cuộc họp kết hợp, việc tìm một nền tảng kỹ thuật số phù hợp để hỗ trợ tính chất phức tạp của sự kiện kết hợp cũng quan trọng không kém.

Phần mềm sau đây rất cần thiết cho bất kỳ cuộc họp kết hợp nào, bất kể người tham gia trực tiếp ở trong phòng hội nghị hay phòng họp nhỏ .

1. Bộ trộn âm thanh

Phần mềm trộn âm thanh kết hợp phản hồi âm thanh từ nhiều micrô thành một kênh duy nhất. Điều này đảm bảo rằng những người tham gia cuộc họp từ xa của bạn có thể theo dõi các cuộc trò chuyện diễn ra trực tiếp, mang đến cho họ trải nghiệm hoàn toàn đắm chìm.

2. Nền tảng sự kiện kết hợp

Nền tảng sự kiện kết hợp là chương trình có tất cả các chức năng bạn cần để tổ chức sự kiện kết hợp. Chức năng này bao gồm các phòng họp, phòng trò chuyện, phòng họp nhóm và sân khấu ảo khác nhau.

Một số nền tảng này chỉ tập trung vào những điều cơ bản, trong khi một số khác bao gồm phần Hỏi & Đáp, thăm dò ý kiến ​​và câu đố để thu hút sự tham gia của người xem.

3. Phần mềm lên lịch phòng họp

Khi bạn làm việc với các nhóm theo lịch trình kết hợp , việc lên lịch họp có thể trở nên khó khăn. Giải pháp đặt phòng họp giúp điều phối các nhóm họp trực tiếp và đảm bảo bạn không đặt trùng phòng hội nghị.

4. Trình duyệt Internet

Cho dù bạn sử dụng Chrome, Firefox hay Edge, bạn cần một trình duyệt internet để chạy sự kiện kết hợp. Các nền tảng sự kiện kết hợp thường dựa trên trình duyệt, mang đến cho nhóm của bạn trải nghiệm không cần ứng dụng và giữ cho ngăn xếp công nghệ của bạn gọn gàng.

5. Nền tảng truyền thông

Sự hiện diện của các thành viên nhóm ảo trong các cuộc họp kết hợp đòi hỏi phải có các nền tảng giao tiếp mạnh mẽ như Zoom và Google Meet, không chỉ tiện lợi mà còn là yếu tố cần thiết để thực hiện thành công các cuộc họp này.

Những công cụ phổ biến này giúp thu hẹp khoảng cách vật lý, cho phép cộng tác liền mạch giữa những người tham gia tại chỗ và từ xa.

Zoom và Google Meet còn cung cấp các tính năng nâng cao như chia sẻ màn hình, cộng tác tài liệu theo thời gian thực và bảng trắng tương tác.

*Xem thêm: So sánh Google Meet với Zoom chi tiết nhất

Các chương trình này biến một cuộc họp thông thường thành một phiên họp tương tác, giúp dễ hình dung các khái niệm, giải quyết các vấn đề phức tạp và thu hút sự tham gia của mọi người, bất kể họ ở đâu.

Phần tuyệt vời nhất là các ứng dụng như vậy cho phép các nhóm kết nối ngay lập tức qua các múi giờ khác nhau, giảm sự chậm trễ liên quan đến thiết lập cuộc họp truyền thống và cho phép ra quyết định nhanh chóng. Sự nhanh nhẹn này rất quan trọng đối với các doanh nghiệp muốn đi đầu trong một thị trường cạnh tranh.

Ngoài ra, các tính năng ghi âm và phiên âm có sẵn trên các nền tảng này mang lại lợi thế là có thể xem lại các cuộc thảo luận, đảm bảo không bỏ sót những điểm quan trọng và cho phép theo dõi và giải trình tốt hơn.

Thiết bị phòng họp trực tuyến dùng để kết nối

Nếu bạn muốn cân bằng trải nghiệm cho những người tham gia trực tuyến và trong phòng họp, bạn cần đảm bảo những người tham gia trực tuyến của bạn trải nghiệm cuộc họp theo thời gian thực. Bất kỳ sự chậm trễ nào trong phản hồi âm thanh hoặc video đều khiến họ bất lợi và ảnh hưởng đến trải nghiệm của họ.

Để quản lý phát trực tuyến theo thời gian thực, bạn cần có kết nối internet đáng tin cậy — cùng với một kế hoạch dự phòng trong trường hợp có sự cố xảy ra.

7 công nghệ nâng cao để tăng cường cộng tác

Trong thế giới làm việc kết hợp đang phát triển nhanh chóng, việc cập nhật các công nghệ mới nhất có thể cải thiện đáng kể hiệu quả các cuộc họp của bạn. Sau đây là một số công cụ và công nghệ tiên tiến được thiết kế để tăng cường sự cộng tác trong các thiết lập kết hợp:

1. Bảng trắng thông minh và màn hình tương tác

Những tính năng này cho phép cộng tác theo thời gian thực, cho phép cả người tham gia trực tiếp và từ xa cùng tham gia vào nội dung cùng lúc. Người dùng có thể chú thích, chia sẻ và lưu ý tưởng của mình, giúp cuộc họp trở nên năng động và hiệu quả hơn.

Các sản phẩm như Samsung Flip Pro hoặc Huawei IdeaHub Board 2 cung cấp khả năng hiển thị tương tác mạnh mẽ để thảo luận ý tưởng, cộng tác và thuyết trình trong các cuộc họp kết hợp.

2. Camera 360 độ

Với góc nhìn toàn cảnh phòng họp, những camera này đảm bảo những người tham gia từ xa có thể cảm thấy hiện diện và tương tác nhiều hơn bằng cách có cái nhìn toàn diện về những người đang họp trực tiếp.

Với trường nhìn rộng 360° và phạm vi thu âm thanh 360°, SmartVision 60 là một trong những camera 360 độ được yêu thích hiện nay vì mang đến trải nghiệm hội nghị toàn diện và sống động. Với camera 10k đáng tin cậy, mọi vị trí trong phòng họp cỡ trung bình đều được hiển thị rõ ràng. Đồng thời, phạm vi thu âm 6m bao phủ mọi góc nhìn của căn phòng.

*Xem thêm: Cách lựa chọn camera hội nghị 360 độ tốt nhất cho phòng họp

3. Hệ thống trình chiếu không dây

Các thiết bị như Barco ClickShare cho phép người tham gia chia sẻ nội dung từ laptop hoặc thiết bị di động của họ trực tiếp đến màn hình chính của cuộc họp, giúp đơn giản hóa quá trình chuyển đổi giữa những người thuyết trình và giúp cuộc họp diễn ra trôi chảy hơn.

*Xem thêm: 5 lý do ClickShare CX-50 Gen 2 hoàn toàn phù hợp cho phòng họp có tác động lớn

4. Công nghệ Thực tế tăng cường (AR) và Thực tế ảo (VR)

Mặc dù vẫn đang nổi lên trong môi trường doanh nghiệp, AR và VR có thể mang đến trải nghiệm họp nhập vai, cho phép những người tham gia từ xa cảm thấy như thể họ đang ở cùng phòng với đồng nghiệp của mình.

Microsoft HoloLens và Oculus Quest đang dẫn đầu trong lĩnh vực AR và VR dành cho các ứng dụng kinh doanh, mang đến trải nghiệm họp trực tuyến có thể cách mạng hóa hoạt động cộng tác từ xa.

5. Trợ lý họp hỗ trợ AI

Các công cụ này có thể ghi lại nội dung cuộc họp, làm nổi bật các mục hành động và thậm chí cung cấp phân tích về phân bổ thời gian phát biểu, đảm bảo các cuộc họp có hiệu quả và toàn diện..

6. Micro chống ồn và xử lý âm thanh tiên tiến

Đảm bảo chỉ có giọng nói của người nói được thu và truyền đi, các công nghệ này giảm thiểu tiếng ồn xung quanh và tăng cường độ rõ nét của âm thanh cho những người tham gia từ xa.

“Shure” và “Bose” là một trong những thương hiệu hàng đầu cung cấp các giải pháp âm thanh tiên tiến với micro chống ồn và công nghệ xử lý âm thanh được thiết kế để tăng cường độ rõ nét của giọng nói đồng thời giảm thiểu tiếng ồn xung quanh.

*Xem thêm: Shure Stem Ecosystem: Âm thanh hoàn hảo, quản lý dễ dàng

7. Thiết bị hội nghị truyền hình độ nét cao

Ngoài các webcam tiêu chuẩn, các thiết bị chuyên dụng này còn cung cấp chất lượng video vượt trội, khả năng thu phóng và các tính năng theo dõi để theo dõi người nói khi họ di chuyển quanh phòng, giúp trải nghiệm xem từ xa hấp dẫn hơn.

Logitech và Poly (trước đây là Polycom) cung cấp camera và hệ thống hội nghị truyền hình độ nét cao với các tính năng như tự động theo dõi, thu phóng và chất lượng hình ảnh vượt trội, phù hợp với môi trường họp kết hợp chuyên nghiệp.

Câu hỏi thường gặp