Quy trình tổ chức sự kiện trực tuyến chi tiết từ A-Z bằng Zoom

Quy trình tổ chức sự kiện trực tuyến chi tiết từ A-Z bằng Zoom

Áp dụng công nghệ tổ chức các sự kiện Online trực tuyến thay thế cho sự kiện offline đang dần trở thành xu hướng tại Việt Nam và nhiều nước trên thế giới hiện nay. Do ảnh hưởng của dịch COVID-19, nhiều hoạt động và các sự kiện offline buộc phải hủy bỏ hoặc trì hoãn không thời hạn, gây ra những tổn thất lớn lao đối với các doanh nghiệp và các tổ chức trên cả nước. Tuy nhiên nhiều đơn vị hiện nay đã nhanh chóng đón đầu xu hướng, tổ chức các sự kiện trực tuyến ảo trên nền tảng công nghệ của Zoom. Thậm chí, đây còn là giải pháp an toàn, hiệu quả và tiết kiệm chi phí, cho phép tiếp cận đến số lượng lớn khán giả ngay tại nhà chỉ với kết nối Internet tiện dụng. Cùng tìm hiểu sơ lược về quy trình tổ chức sự kiện trực tuyến bằng phần mềm Zoom Cloud Meeting qua bài viết dưới đây.

Tại sao cần phải tổ chức sự kiện trực tuyến?

Cho dù các đơn vị bị ảnh hưởng bởi những hạn chế về đi lại và tiếp xúc trực tiếp do dịch Covid gây ra hay chỉ đơn giản là muốn tổ chức 1 sự kiện có khả năng tiếp cận đến số đông khán giả trong khi vẫn tiết kiệm đáng kể thời gian và tiền bạc, thì SỰ KIỆN TRỰC TUYẾN ONLINE là giải pháp hoàn hảo hàng đầu nên lựa chọn.

Với SỰ KIỆN TRỰC TUYẾN các diễn giả và khán giả có thể tham gia sự kiện từ bất cứ đâu miễn là có kết nối Internet. Điều này giúp tạo ra cơ hội tuyệt vời để kết nối, chia sẻ kiến ​​thức, dạy và học cũng như kết nối mọi người với nhau trên mọi lúc và mọi nơi.

Ngay cả khi bạn chưa sẵn sàng 100% cho các sự kiện trực tuyến, với Zoom bạn vẫn có thể thêm một hoạt động trực tuyến nào đó trong chuỗi sự kiện để mở rộng phạm vi tiếp cận khán giả. Các chuỗi sự kiện kết hợp tạo ra trải nghiệm hoàn toàn mới dành cho cả khán giả trực tiếp và khán giả tham dự Online.

Những ưu điểm nổi bật của các sự kiện trực tuyến bao gồm:

  • Tạo ra trải nghiệm tương tác trực tuyến phong phú, sinh động: Trải nghiệm giữa các diễn giả và khán giả tại các sự kiện trực tuyến có tính tương tác cao hơn so với những sự kiện được quay video sẵn. Điều này cũng cho phép khả năng kết nối trên quy mô rộng lớn hơn.
  • Đề cao tính sáng tạo: Làm cho sự kiện của bạn trở nên sống động với những trải nghiệm phong phú gắn kết những người tham dự lại với nhau.
  • Mang tính Cá nhân hóa: Xây dựng trải nghiệm xung quanh nhu cầu và sở thích riêng của khán giả.
  • Làm nổi bật thương hiệu của đơn vị tổ chức: Hãy để hình thức và nội dung sự kiện phản ánh thương hiệu của bạn với những người yêu mến.
  • Tăng cường hiệu quả tương tác: 93% mọi người đã tham gia sự kiện trực tuyến đồng ý rằng hình thức này tạo ra cảm giác tương tác chân thật và phong phú hơn.
  • Hiệu quả thu hút khán giả cao: 62% các đơn vị đã tổ chức thành công sự kiện trực tuyến bằng phần mềm Zoom cho biết họ đã giữ chân thành công khán giả của mình cho các phiên sự kiện tiếp theo.
Tổ chức sự kiện trực tuyến mùa COVID thành công với Zoom

Quy trình tổ chức sự kiện trực tuyến bằng phần mềm Zoom

1. Lập kế hoạch tổ chức sự kiện trực tuyến/ Online

Đặt những câu hỏi phù hợp sẽ cho phép đơn vị của bạn xây dựng nền tảng vững chắc cho việc lập kế hoạch và đưa ra các quyết định đúng đắn, từ việc chọn diễn giả phù hợp đến tìm ra cách thức và địa điểm bạn nên quảng bá sự kiện của mình. Dưới đây là danh sách các câu hỏi có thể tham khảo.

Đối tượng mục tiêu cho sự kiện trực tuyến là ai?

Xác định được đối tượng mục tiêu sẽ giúp đơn vị tổ chức định hình được format của sự kiện: từ chương trình, lịch trình cho đến nội dung sẽ cung cấp.

Tại sao người xem nên tham dự sự kiện này?

Cân nhắc giá trị mà 1 sự kiện trực tuyến có thể mang lại cho khán giả: nội dung, mạng lưới,….

Sự kiện này cần đạt được những mục tiêu gì?

Cho dù sự kiện bạn định tổ chức mang tính chất giáo dục hay có mục đích nhằm tiềm kiếm khách hàng tiềm năng, hãy tiềm hiểu rõ mục tiêu và tạo các chiến lược marketing đúng đắn.

Cần bao nhiêu thời gian để lập kế hoạch cho một sự kiện trực tuyến?

Đối với những đơn vị lập kế hoạch sự kiện trực tuyến lần đầu, nên dành thời gian chuẩn bị trên 6 tuần. Hãy dành ra ít nhất 12 tuần cho công tác chuẩn bị một sự kiện trực tuyến lớn kéo dài trong nhiều ngày liền với các chương trình đi kèm.

Cần loại hỗ trợ kỹ thuật nào?

Tận dụng các nhân viên IT tại đơn vị và các chuyên viên kỹ thuật của đại lý Zoom ( Các đại lý Zoom luôn hỗ trợ khách hàng thiết lập, lên kế hoạch, diễn tập và cả hỗ trợ trực tiếp) và đưa họ vào tất cả các phòng họp Zoom để kiểm tra những rủi ro về công nghệ, đề xuất giải pháp và khắc phục tạm thời.

Ngân sách cho một sự kiện trực tuyến là bao nhiêu?

Phân bổ đều ngân sách cho hoạt động tiếp thị và thu hút người tham dự, phát triển nội dung, chi phí của diễn giả, quà tặng cho người tham dự và các thiết bị video, âm thanh cần có.

Đo lường mức độ thành công của sự kiện như thế nào?

Các chỉ số khác nhau sẽ tùy thuộc vào mục tiêu sự kiện, quy mô đối tượng, ngành và loại sự kiện của bạn. Một số tiêu chí cần xem xét khi đánh giá mức độ thành công của sự kiện là:
– Số lượng người đăng ký tham gia.
– Phần trăm người đăng ký đã tham dự.
– Số lượng khách hàng tềm năng mới được tạo thành để thúc đẩy quy mô bán hàng.
– Kết quả khảo sát.
– Số lượng bản demo
– Các cuộc họp được tổ chức
– Thảo luận trên mạng xã hội
– Đánh giá trực tuyến
– Doanh thu được tạo ra.
Bạn có thể thiết lập cài đặt trên Zoom để theo dõi các chỉ số quan trọng nhất.

2. Sử dụng các công cụ thích hợp (Zoom Webinar, Zoom Meeting hoặc Zoom Event)

Quyết định sử dụng Cuộc họp thu phóng hoặc Hội thảo trên web bằng video thu phóng – hoặc cả hai – có thể là một trong những lựa chọn quan trọng nhất mà bạn sẽ thực hiện cho sự kiện ảo của mình. Sản phẩm phù hợp sẽ cho phép bạn thiết kế trải nghiệm đáp ứng các mục tiêu của bạn và cuối cùng dẫn đến một sự kiện thành công.

Ví dụ: khi lập kế hoạch cho một hội nghị lớn hơn, bạn có thể muốn sử dụng nền tảng hội thảo trên web cho các bài phát biểu chính, diễn giả của khách mời và giải trí (nghĩ là sân khấu chính) và nền tảng cuộc họp cho các bài đột phá và các cuộc thảo luận bàn tròn nhỏ hơn.

Hãy xem xét ba yếu tố chính sau khi lựa chọn giữa các nền tảng tổ chức sự kiện trực tuyến:

Số lượng người tham gia

Dự tính khoản hơn 1.000 khách? Hãy chọn Zoom Webinar, cho phép tối đa 50.000 người tham dự.

Zoom MeetingZoom WebinarZoom Event -sản phẩm mới của Zoom, chuyên dành cho các sự kiện trực tuyến
Phần mềm họp trực tuyến Zoom EnterpriseZoom WebinarBản quyền phần mềm Zoom Event Chính hãng
Lên đến 1.000 người tham gia tương tác với gói Enterprise +Lên đến 50.000 người tham dự chỉ xem và hơn 100 tham luận viên tương tácLên đến 50.000 người tham dự chỉ xem và hơn 100 tham luận viên tương tác

Phương thức tương tác với khán giả

Bạn muốn những người tham gia tương tác với nhau hay bạn muốn tập trung vào những người thuyết trình?

Nếu bạn muốn khán giả xem video, nói hoặc chia sẻ màn hình của họ , thì hãy thực hiện với Zoom Meeting.

Nếu bạn muốn sự kiện ở chế độ chỉ xem , nơi người tổ chức kiểm soát những người tham dự nào được nhìn thấy hoặc nghe thấy, thì hãy sử dụng nền tảng hội thảo Zoom Webinar hoặc Zoom Event.

Đối tượng bên trong hoặc bên ngoài

Đối với những người tham dự là người quen (ví dụ: nhân viên hoặc khách hàng) thường ít có nguy cơ bị gián đoạn hơn và có thể muốn có sự tương tác trong suốt sự kiện, hãy lựa chọn Zoom Meeting. Bởi vì Zoom Meeting cung cấp nhiều tính năng tương tác hơn giữa chủ phòng và khách mời. Mặc khác, Zoom Webinar và Zoom Events là lựa chọn tốt hơn cho các sự kiện mà bạn đang giao dịch với các nhóm lớn người tham dự không xác định, vì nó cho phép bạn kiểm soát nhiều hơn các yếu tố như ai có thể nói và xuất hiện trước camera.

Sử dụng Zoom Meetings choSử dụng Zoom Webinar và Zoom Events cho
Các phiên họp nhómBài phát biểu, Các bài thuyết trình trên sân khấu chính
Các buổi hội nghị bàn trònCác sự kiện giải trí phát trực tiếp
Họp nhóm tập trungGiới thiệu sản phẩm mới đến đông đảo khán giả
Các buổi đào tạo quy mô nhỏCác sự kiện hội trường quan trọng tổ chức tại địa phương, các công ty, đơn vị,…
Các phiên họp kết nối

Tận dụng các tích hợp của Zoom

Tích hợp Zoom với danh sách các công nghệ hiện có của đơn vị tổ chức để chạy và quản bá sự kiện trực tuyến hiệu quả hơn.

  • Tự động hóa tiếp thị: Zoom tích hợp với các nền tảng tiếp thị như Marketo , Pardot và HubSpot để tự động thu hút những người tham dự Hội thảo trên Zoom làm khách hàng tiềm năng.
  • Phân phối nội dung: Tích hợp Kaltura và Panopto cho phép chuyển các bản ghi nội dung sự kiện của Zoom và chia sẻ chúng với một lượng lớn khán giả hơn.
  • Kiếm tiền: Muốn tính phí cho phiên sự kiện của bạn? Kết nối trực tiếp Zoom với PayPal và Eventbrite hoặc CVent thông qua Zapier, để hợp lý hóa quy trình thanh toán.

3. Xây dựng trải nghiệm tương tác

Điều gì tạo nên một sự kiện trực tuyến thành công? Tất cả đều nhờ vào trải nghiệm mà sự kiện đó mang lại cho khán giả.

Một sự kiện trực tuyến có thể không chỉ là ngồi trước máy tính để xem một nguồn cấp dữ liệu trực tiếp hoặc video. Nếu bạn đang tham gia một sự kiện thường sẽ được tổ chức trực tiếp và nay lại biến nó thành một trải nghiệm Online, hãy sáng tạo và suy nghĩ trong việc kết hợp một số yếu tố tương tác với khán giả để giúp sự kiện trở nên thu hút và sinh động hơn.

Từ chuẩn bị trước sự kiện cho đến trải nghiệm trực tiếp, hãy xem xét việc xây dựng tính tương tác và mức độ tham gia vào sự kiện dành cho khán giả.

Trước sự kiện

1.Tạo một chương trình làm việc hấp dẫn

Một sự kiện trực tuyến phải có tốc độ truyền tải dữ liệu nhanh hơn và đường truyền Internet ổn định để thu hút người tham dự và giúp ngăn chặn tình trạng gián đoạn thiếu chuyên nghiệp.

  • Giữ thời lượng 1 phiên sự kiện dưới một giờ – và dành thời gian cho phần Hỏi và Đáp để giao lưu với khán giả
  • Lên lịch nghỉ giữa các phiên sự kiện
  • Đối với các hội nghị kéo dài nhiều ngày, hãy cân nhắc ngày kết thúc sớm hơn
  • Sự kiện tổ chức với quy mô khán giả toàn cầu? Tạo chương trình làm việc hiệu quả với các phiên sự kiện dành riêng cho từng khu vực.
  • Tạo một chuỗi các phiên sự kiện được kết nối bằng cách sử dụng Zoom Meetings và tính năng Chia phòng họp nhóm.

2. Thảo luận chủ đề trên Zoom Chat

Sử dụng Zoom Chat để cho phép những người tham gia đã đăng ký kết nối trước và trong sự kiện. Thiết lập và quảng bá kênh sự kiện với tất cả những người tham gia khoảng hai tuần trước khi sự kiện bắt đầu, tạo và đặt câu hỏi để khuyến khích người tham dự tương tác. Trong sự kiện trực tuyến, bạn có thể tạo các kênh Chat về các chủ đề khác nhau để tiếp tục và tăng hiệu quả tương tác.

3. Trải nghiệm ảo

Đối với các hội nghị quy mô lớn, có thể đầu tư vào việc xây dựng một thế giới kỹ thuật số nơi những người tham dự có thể khám phá và cũng là nơi mà các đối tác có thể tổ chức các “gian hàng” ảo. Một số nền tảng thậm chí còn cho phép người tham gia tạo hình đại diện có thể tương tác trong môi trường ảo.

Trong sự kiện

1.Bật tính năng hỏi đáp Q&A

Tính năng Hỏi và Đáp cho phép người tham dự hội thảo gửi câu hỏi đến diễn giả, sau đó họ sẽ nhận được câu trả lời trực tiếp hoặc bằng văn bản trong phiên sự kiện. Dưới đây là một số mẹo để sử dụng tính năng Hỏi và Đáp hiệu quả:

  • Nếu sự kiện quy mô lớn với đông đảo khán giả, hãy phối hợp với các tham luận viên hoặc mời những người dẫn chương trình khác để giúp trả lời các câu hỏi trong sự kiện.
  • Chủ phòng có thể chỉ định các thành viên trong nhóm quản lý phần Hỏi và Đáp để người thuyết trình có thể tập trung vào việc phát biểu.
  • Chuẩn bị một số câu hỏi kích thích tư duy, trong trường hợp bạn không nhận được đủ câu hỏi chất lượng cao của người tham dự để lấp đầy thời gian dành cho phần Hỏi và Đáp.
  • Cân nhắc đối tượng tham dự và khả năng có hành vi gây rối hoặc không phù hợp khi thiết lập mục Hỏi và Đáp. Đối với khán giả nội bộ, có thể hiển thị câu hỏi và câu trả lời để đảm bảo tính minh bạch. Trong các sự kiện tuyển sinh quy mô lớn, có thể yêu cầu cài đặt Hỏi và Đáp hạn chế hơn.
  • Bạn có thể điều chỉnh cài đặt Hỏi và Đáp trong hội thảo: cho phép hoặc tắt các câu hỏi ẩn danh, cài đặt liệu người tham dự có thể xem, nhận xét hoặc tán thành câu hỏi hay không.
  • Xem lại báo cáo Hỏi và Đáp sau khi sự kiện kết thúc và theo dõi những người tham dự có câu hỏi chưa được trả lời trực tiếp.

2. Bật tính năng bỏ phiếu – Polling

Nhận phản hồi từ khán giả hoặc đánh giá mức độ hiểu biết của họ về nội dung được đang trình bày trong sự kiện bằng cách sử dụng tính năng bỏ phiếu – Polling cho phép thăm dò ý kiến người tham gia. Có thể thiết lập các câu hỏi và lựa chọn thăm dò ý kiến người tham gia trước sự kiện.

3. Chia phòng họp nhóm

Cho phép những người tham dự tương tác với nhau trong các nhóm nhỏ hơn trong sự kiện với tính năng chia phòng họp nhóm của Zoom. Có thể chỉ định người tham dự vào phòng họp nhóm ngay lập tức, chỉ định người tham dự tham gia họp nhóm trước hoặc cho phép họ tự chọn phòng họ muốn tham gia và tự do di chuyển giữa các phòng họp nhóm.

4. Yêu cầu phản hồi từ khán giả

Gửi một bảng khảo sát đến khán giả sau khi sự kiện vừa kết thúc để thu thập những phản hồi, đánh giá về chất lượng của sự kiện. Nếu đang sử dụng Zoom Webinar, bạn có thể thiết lập bảng khảo sát có thể khởi chạy tự động sau khi khách mời rời khỏi phiên sự kiện của riêng họ.

4. Chuẩn bị sẵn sàng cho sự kiện trực tuyến

Điều hành một sự kiện trực tuyến thành công là nhờ vào nỗ lực của cả nhóm! Cần phải chuẩn bị người thuyết trình/ diễn giả và điều chỉnh nhóm sự kiện để đảm bảo mọi thứ diễn ra suôn sẻ. Hãy xem lại danh sách kiểm tra sự kiện dưới đây để đảm bảo bạn không bỏ lỡ một thành phần quan trọng nào.

Danh sách kiểm tra của nhóm sản xuất

  • Hợp lý hóa nhóm sản xuất: Chỉ định (những) nhà sản xuất sẽ phụ trách tất cả những thứ liên quan đến sản xuất.
  • Tạo kênh Zoom Chat: Tận dụng Zoom Chat để tạo các kênh chuyên dụng dành cho nhóm lập kế hoạch sự kiện ảo để luôn phù hợp với các nhiệm vụ và mục hành động. Zoom Chat cho phép cộng tác với các thành viên trong nhóm cũng như bên ngoài.
  • Tạo lịch trình sản xuất: Lịch trình sản xuất nên bao gồm tiến trình của tất cả các phiên sự kiện, thông tin về người thuyết trình, quá trình chuyển đổi, thủ tục và thời gian nghỉ cũng như khi nào chúng sẽ diễn ra.
  • Tạo quy trình sự kiện: Xác định rõ ràng và trực quan hóa trải nghiệm sự kiện trực tuyến với các thông số kỹ thuật cho từng phiên, các tùy chọn phát trực tiếp và các chi tiết khác để điều chỉnh nhà sản xuất với đội kỹ thuật và trình bày.

Danh sách kiểm tra của nhóm kỹ thuật

  • Thiết lập cài đặt cuộc họp/ hội thảo: Làm việc với nhóm thuyết trình để xác định rõ ràng và bật cài đặt cho mỗi phiên sự kiện – ví dụ: quyết định xem có nên bật tính năng Q&A hoặc có nên cho phép người tham dự Chat với nhau hay không.
  • Bật phiên sự kiện thực hành: Khi lên lịch hội thảo/ sự kiện trực tuyến, hãy nhớ chọn “Enable practice session”- “Bật phiên thực hành” để người chủ trì và các tham luận viên có thể thực hành thử nghiệm trước hội thảo/ sự kiện trực tuyến trước khi tổ chức chính thức.
  • Mời các tham luận viên: Nếu bạn đang sử dụng Zoom Video Webinars , mỗi tham luận viên bắt buộc phải tham gia sự kiện qua một liên kết duy nhất được gửi đến họ qua email. Sau khi các diễn giả đã được chọn và hội thảo đã được lên lịch, hãy gửi link liên kết mời các tham luận viên và đảm bảo rằng họ đã nhận được liên kết này qua email.
  • Thiết lập phát trực tiếp: Quyết định xem có thể phát trực tiếp sự kiện lên Facebook , YouTube , ….. một nền tảng tùy chỉnh nào đó hay nhiều nền tảng cùng một lúc bằng cách sử dụng restream.io
  • Lập kế hoạch ai sẽ ghi lại nội dung sự kiện: Zoom cho phép ghi loại toàn bộ nội dung sự kiện và có thể được dùng để làm tư liệu tham khảo hoặc gửi cho những ai không tham gia sự kiện được. Cần quyết định xem ai sẽ chịu trách nhiệm cho nhiệm vụ này và nó sẽ được thực hiện như thế nào. Có thể lưu trữ bản ghi vào đám mây hoặc lưu trữ cục bộ trên máy tính.

Danh sách kiểm tra của nhóm thuyết trình

  • Cần chuẩn bị gì cho người thuyết trình? Gửi cho người thuyết trình/ diễn giả tài liệu hướng dẫn sử dụng Zoom và đảm bảo chất lượng âm thanh và video hoạt động tốt trước khi sự kiện bắt đầu.
  • Tạo lịch trình cho người tham gia sự kiện: Nếu phiên sự kiện có nhiều diễn giả trình bày, hãy tạo một lịch biểu và cho mỗi người thuyết trình biết họ sẽ có bao nhiêu thời gian.
  • Thu thập tài liệu của diễn giả: Yêu cầu diễn giả gửi nội dung trình bày, tiểu sử và câu hỏi của khán giả (để thăm dò ý kiến ​​trực tiếp hoặc Q&A) trước sự kiện.
  • Kiểm tra kết nối Internet đến các thiết bị phần cứng: Điều này sẽ giúp tránh mọi sự cố kỹ thuật với kết nối wifi không ổn định, có thể ảnh hưởng đến chất lượng âm thanh và trải nghiệm tổng thể của người tham dự. Khuyến khích người thuyết trình làm như vậy.
  • Giảm thiểu tiếng ồn xung quanh: Sử dụng micrô độc lập hoặc tai nghe kèm mic chống ồn để có chất lượng âm thanh tốt nhất. Đặt cài đặt âm thanh của bạn để loại bỏ tiếng ồn xung quanh.
  • Tối ưu hóa video: Mở cài đặt video của bạn để bật HD, điều chỉnh ánh sáng yếu và chỉnh sửa ngoại hình nếu cần.
  • Thiết lập hình nền: Có thể tạo một hình nền ảo có thương hiệu cho tất cả những người thuyết trình. Trên hình nền sẽ hiển thị tên, công ty và chức danh của họ. Nếu bạn không muốn sử dụng nền ảo, hãy đảm bảo nền thật của bạn sạch sẽ và gọn gàng.
  • Ăn mặc phù hợp: Chọn màu đồng nhất thay vì sọc hoặc hoa văn nhỏ. Nên chọn trang phục có màu khác màu nền.

Lưu ý: Chuẩn bị cho người thuyết trình/ diễn giả mọi trang bị cần thiết: micrô / tai nghe, cáp ethernet, đèn đổ chuông và webcam hội nghị. Tập hợp một thư mục nội dung kỹ thuật số với mẫu nền ảo, đồ họa sự kiện và bản sao bài đăng trên mạng xã hội mẫu, để họ có thể quảng bá phiên sự kiện trên trang cá nhân.

5. Quảng bá sự kiện

Bạn có thể thiết kế 1 sự kiện với trải nghiệm vô cùng tuyệt vời, nhưng nếu không dành thời gian để quảng bá nó, nhóm khán giả mà sự kiện hướng đến có lẽ sẽ không hề biết đến sự tồn tại của nó. Tạo nội dung cho để tiếp thị sự kiện một cách hiệu quả và thu hút người tham dự đến trang website của bạn để tìm hiểu thêm.

Trang web sự kiện

Trang đích hoặc trang web sự kiện phải cung cấp cho khách mời tất cả thông tin họ cần để đăng ký và tham dự sự kiện trực tuyến. Nội dung trên trang web cũng phải truyền đạt được giá trị mà sự kiện sẽ mang lại cho khán giả – họ sẽ được gì khi tham gia sự kiện và tại sao họ không thể bỏ lỡ nó.

Những gì cần đưa vào trang web sự kiện:

  • Tổng quan ngắn gọn về sự kiện: Nói về vấn đề gì? Dành cho ai? Cung cấp cho người tham dự cảm nhận về những gì mong đợi trong 1-2 đoạn văn ngắn.
  • Chương trình làm việc và lịch trình: Đừng quên múi giờ!
  • Thông tin về các phiên sự kiện: Bao gồm mô tả ngắn về mỗi phiên sự kiện.
  • Giới thiệu các diễn giả/ người thuyết trình: Bao gồm một bức ảnh và tiểu sử ngắn để giới thiệu thông tin của diễn giả.
  • Nhà tài trợ: Giới thiệu các nhà tài trợ ủng cho hộ sự kiện qua logo và thông tin công ty của họ.
  • Tài liệu tham khảo: Biên soạn danh sách các liệu tham khảo, chẳng hạn như các bài đăng trên blog hoặc trang web để đọc thêm hoặc một kênh trò chuyện sự kiện trên Zoom dành cho những người tham gia sự kiện.
  • Câu hỏi thường gặp: Trả lời các câu hỏi phổ biến như “Chi phí tham dự là bao nhiêu?” và “Liệu tôi có thể xem lại nội dung sự kiện qua bảng ghi trực tiếp không?
  • Hình ảnh hấp dẫn: Thu hút khán giả và quảng bá thương hiệu bằng các nội dung trực quan nhằm thuyết phục những khách hàng tiềm năng tham dự.
  • Trang đăng ký: Zoom Webinar cho phép bạn tùy chỉnh trang đăng ký của mình với các câu hỏi về thương hiệu và điều chỉnh của tổ chức bạn.
  • Đoạn giới thiệu video: Một câu chuyện hấp dẫn cũng có thể giúp tạo ra sự hào hứng về sự kiện của bạn trên phương tiện truyền thông xã hội và trong các nỗ lực tiếp thị khác.

Tiếp thị sự kiện

Bắt đầu quảng bá, tiếp thị sự kiện trực tuyến trước ít nhất hai đến ba tuần để tăng số lượng người đăng ký. Đừng quên tạo link liên kết đến trang đăng ký hội thảo Webinar/ sự kiện trực tuyến để xem những nỗ lực tiếp thị nào là hiệu quả nhất.

  • Tiếp thị bằng email: Gửi email tiếp thị về sự kiện cho khách mời tiềm năng. Kiểm tra lại các dòng chủ đề và xem xét hai đến ba người gửi thư trước sự kiện để duy trì nhận thức. Cân nhắc sử dụng nội dung video trong email để thu hút khách hàng tiềm năng và những người đăng ký hào hứng với sự kiện này.
  • Các bài báo trên blog: Có thể tiếp thị bằng cách kể câu chuyện về sự kiện, cung cấp thông tin và yêu cầu liên hệ qua email để biết thêm thông tin. Sử dụng các từ khóa phù hợp để tăng lưu lượng truy cập miễn phí.
  • PR tiếp cận: Thông cáo báo chí và tiếp cận phương tiện truyền thông nêu bật những diễn giả đáng chú ý và các thông tin chi tiết hấp dẫn khác có thể giúp sự kiện của bạn thu hút nhiều sự chú ý hơn. Tập hợp một danh sách phương tiện truyền thông với các ấn phẩm trong ngành và tìm kiếm các cửa hàng bao gồm các sự kiện như của bạn để tiếp cận đối tượng mục tiêu của bạn. Đảm bảo cung cấp lời mời cho các phóng viên quan tâm đến sự kiện trực tiếp.
  • Truyền thông xã hội: Thu hút người theo dõi với các thẻ hashtag sự kiện, đồ họa và chiến dịch truyền thông xã hội. Đừng quên tăng cường các bài đăng về sự kiện để thu hút càng nhiều khán giả hơn.

Tiếp thị về đối tác và diễn giả

Tạo nội dung trực quan và các bài đăng xã hội mẫu mà các đối tác và diễn giả có thể dễ dàng sử dụng, chẳng hạn như mẫu đồ họa mà họ có thể chỉnh sửa để thêm tên và thông tin phiên sự kiện của họ.

6. Tổ chức sự kiện trực tuyến

Bạn đã hoàn thành việc lập kế hoạch và chuẩn bị. Bây giờ đã đến lúc đi đến vấn đề thực tế: tổ chức sự kiện trực tuyến. Cho đến ngày trọng đại, đây là những điều bạn cần ghi nhớ:

Giai đoạn chuẩn bị

  1. Tổ chức một buổi sự kiện thực hành: Lên thực hành khoảng một tuần trước sự kiện chính thức với nhóm sản xuất, người tổ chức sự kiện, diễn giả và bất kỳ ai khác có vai trò tích cực, để giải quyết mọi vấn đề trước ngày trọng đại.
  2. Tham gia buổi thực hành: Phiên thực hành cho phép người tổ chức bắt đầu sự kiện thử nghiệm và chỉ cho phép các tham luận viên và người đồng tổ chức tham gia. Diễn giả nên tham gia sự kiện sớm hơn sự từ 10 đến 20 phút để họ có thể tham gia buổi thực hành , kiểm tra âm thanh và video, khắc phục sự cố vào phút cuối trước khi phát trực tiếp.

Giai đoạn phát trực tiếp sự kiện

  1. Bắt đầu sớm: Cố gắng khởi động sự kiện trực tuyến sớm hơn vài phút để người tham dự có thời gian tham gia trước khi chương trình bắt đầu. Nếu muốn phát nhạc chào mừng, hãy đảm bảo rằng nó không bị dính bản quyền.
  2. Kiểm tra cài đặt: Trong khi những người tham dự đang chờ đợi sự kiện bắt đầu, đây là thời điểm hoàn hảo để kiểm tra lại và đảm bảo cài đặt sự kiện trực tuyến không có vấn đề gì. Kiểm tra xem bạn có đang ghi và phát trực tiếp trên các nền tảng phù hợp hay không và bắt đầu phát trực tiếp nếu nó không được bật tự động. Đồng thời đảm bảo cài đặt Hỏi & Đáp được bật chính xá, các tham luận viên và người đồng tổ chức có quyền phù hợp.
  3. Kịch bản mở đầu: Bắt đầu sự kiện của bạn bằng một thông báo ngắn gọn cho biết liệu hội thảo có được lại ghi nội dung hay không, cách gửi câu hỏi và nội dung hội thảo. Đừng quên cảm ơn các diễn giả và các nhà tài trợ!

7. Theo dõi sau khi tổ chức sự kiện trực tuyến

Khi sự kiện đã kết thúc, điều đó không có nghĩa là công việc đã hoàn tất. Thực hiện thêm một số bước để thu thập phản hồi, tận dụng bản ghi và theo dõi khách hàng tiềm năng để có thể tận dụng tối đa sự kiện mà bạn đã làm việc chăm chỉ để thực hiện.

  • Khảo sát sau sự kiện: Nắm bắt phản hồi từ những người tham dự về những gì hoạt động tốt và những lĩnh vực cần cải thiện.
  • Nội dung được ghi lại: Chỉnh sửa các bản ghi âm và bản ghi hụ đề, đồng thời tải chúng trên trang web hoặc trang sự kiện của đơn vị tổ chức. Nếu muốn, bạn có thể chuyển nội dung để thu thập dữ liệu người dùng từ những người xem truy cập vào bản ghi âm.
  • Theo dõi người tham dự: Gửi email cho người tham dự với liên kết đến bản ghi sự kiện và các tài nguyên bổ sung.
  • Báo cáo sự kiện: Tạo báo cáo cuộc họp , cung cấp dữ liệu về đăng ký và bỏ phiếu hoặc báo cáo hội thảo trên web , cung cấp dữ liệu về đăng ký, người tham dự, Q&A, bỏ phiếu và hiệu suất sự kiện.
  • Khách hàng tiềm năng: Tận dụng thông tin chi tiết từ các báo cáo để đủ điều kiện cho khách hàng tiềm năng và sử dụng các tích hợp chính được đề cập ở trên để tạo kênh dẫn đến bán hàng.
  • Sự đánh giá: Làm cho sự kiện trực tuyến tiếp theo của bạn thậm chí còn tốt hơn lần trước bằng cách đánh giá những gì hiệu quả và những gì không. Sử dụng dữ liệu người tham dự và phản hồi từ các báo cáo, cũng như bất kỳ diễn giả và tham luận viên nào, đồng thời theo dõi mức độ tương tác với nội dung của bạn và các tính năng khác của sự kiện.

Trên đây là toàn bộ những hướng dẫn chi tiết về quy trình tổ chức sự kiện trực tuyến bằng phần mềm Zoom, bao gồm: các bước lên kế hoạch, chuẩn bị và những lưu ý cần thiết,….. mà bạn có thể tham khảo. Liên hệ với chúng tôi để được hỗ trợ tư vấn xây dựng các sự kiện trực tuyến cho đơn vị và doanh nghiệp của bạn. Hotline tư vấn: 028 777 98 999

Xem thêm: Cách tạo lớp học trực tuyến Online bằng Zoom chi tiết từ A-Z

CÔNG TY TNHH CUNG ỨNG NGỌC THIÊN

Điện thoại/Zalo: 028 777 98 999

Hotline kỹ thuật: 1900099978

Email: [email protected]

Đánh giá