Đối với những cá nhân hay doanh nghiệp có nhu cầu tổ chức hội nghị trực tuyến, thiết bị và phần mềm họp trực tuyến không còn là khái niệm xa lạ. Tuy nhiên không phải ai cũng hiểu rõ ưu nhược điểm khi sử dụng thiết bị họp trực tuyến và phần mềm họp trực tuyến. Trong bài viết dưới đây, chúng tôi sẽ tiến hành so sánh sự khác biệt giữa thiết bị họp trực tuyến với phần mềm họp trực tuyến. Qua đó giúp khách hàng có được lựa chọn phù hợp với mục đích sử dụng.
Thiết bị họp trực tuyến là gì?
Chi phí đầu tư thiết bị họp trực tuyến giá rẻ vào khoảng 4-8 triệu cho họp cá nhân, nhóm nhỏ. Và 30 triệu trở lên để trang bị phòng họp Doanh nghiệp chuyên nghiệp.
Bộ thiết bị họp trực tuyến bao gồm các thiết bị chuyên dụng, hỗ trợ cho quá trình họp. Như: Thiết bị đầu cuối; Camera họp trực tuyến; Mic và Loa hội nghị; Màn hình hiển thị; Màn hình tương tác,… Tuỳ theo nhu cầu và quy mô họp, Doanh nghiệp có thể lựa chọn tích hợp các thiết bị khác nhau để tối ưu chi phí đầu tư.
Phần mềm họp trực tuyến là gì?
Phần mềm họp trực tuyến là phần mềm cho phép người tham gia tiến hành hoặc tham dự các cuộc họp qua internet. Nó cho phép các cuộc họp từ xa dựa trên VoIP, video trực tuyến, nhắn tin nhanh, chia sẻ tệp và chia sẻ màn hình. Phần mềm cho phép nhân viên, khách hàng và đối tác từ xa kết nối dễ dàng và thường xuyên, dễ dàng cài đặt trên điện thoại, laptop/PC.
Sự khác biệt giữa thiết bị họp trực tuyến với phần mềm họp trực tuyến
| Thiết bị họp trực tuyến | Phần mềm họp trực tuyến | |
|---|---|---|
| Chất lượng video | Thiết bị họp trực tuyến bao gồm các thiết bị chuyên dụng hỗ trợ cho cuộc họp. Vì thế chất lượng video trong cuộc họp trực tuyến luôn được đảm bảo chất lượng hình ảnh và âm thanh tốt nhất. | Đối với phần mềm họp trực tuyến, trên thị trường hiện nay có rất nhiều phần mềm đa dạng khác nhau nhưng cơ bản có thể chia thành 2 loại: phần mềm miễn phí và phần mềm trả phí. Phần mềm miễn phí khá phổ biến và tiện dụng với người dùng cá nhân, tuy nhiên chất lượng không ổn định, âm thanh có thể không rõ ràng, chất lượng hình ảnh thấp. Ngược lại một số phần mềm trả phí có thể hỗ trợ cuộc gọi với chất lượng lên đến HD 1080p không thua kém gì các thiết bị họp trực tuyến. |
| Chi phí | Mỗi bộ thiết bị họp truyền hình đầy đủ thường bao gồm bộ thiết bị chuyên dụng như: thiết bị đầu cuối (MCU, endpoint), camera, micro, màn hình hiển thị, loa và đường truyền. Chi phí cho một bộ thiết bị tùy thuộc vào nhu cầu và quy mô phòng họp. Liên hệ hotline 02877798999 để được tư vấn và hỗ trợ. | Ngoài phần mềm miễn phí thì các phần mềm họp trực tuyến còn lại thường yêu cầu trả phí theo hình thức thuê bao hàng tháng. Mức thuê bao tùy từng loại phần mềm giao động từ 1-2,3 triệu/ tháng. Tại thị trường Việt Nam, Zoom Meeting là phần mềm có mức phí rẻ và được sử dụng rộng rãi nhất hiện nay. |
| Thiết bị đi kèm | Như đã liệt kê ở trên, thiết bị họp trực tuyến thường bao gồm 5 thiết bị chuyên dụng để hỗ trợ thực hiện cuộc họp chất lượng. | Đối với phần mềm họp trực tuyến, một số phần mềm như: VNPT-meeting, FPT Vydio đều yêu cầu sử dụng kèm một thiết bị phần cứng để đảm bảo chất lượng video. Đối với phần mềm không yêu cầu thiết bị đi kèm, ví dụ như phần mềm họp trực tuyến Zoom bạn có thể dễ dàng mở cuộc họp trực tuyến ở bất cứ đâu, không phụ thuộc vào thiết bị khác. |
| Yêu cầu băng thông | Yêu cầu băng thông cao từ 2Mbps trở lên để đảm bảo chất lượng video. Nếu băng thông thấp sẽ không thể thực hiện họp trực tuyến. | Mỗi phần mềm có yêu cầu chất lượng băng thông khác nhau, nhưng thường dưới mức 2Mbps là có thể thực hiện họp trực tuyến. Ưu điểm của phần mềm đó là có thể thực hiện cuộc gọi và tùy chỉnh chất lượng video khi băng thông thấp. |
| Sử dụng linh hoạt | Thiết bị họp trực tuyến gồm nhiều trang thiết bị cồng kềnh nên bắt buộc phải sử dụng trong phòng họp chứ không thể di chuyển vị trí thường xuyên được. | Với các phần mềm gồm thiết bị đi kèm, khi di chuyển sẽ phải mang theo thiết bị đó. Còn những phần mềm không yêu cầu thiết bị thì chỉ có thiết bị di động đã cài đặt phần mềm đó thì có thể linh hoạt sử dụng trên nhiều thiết bị và ở nhiều địa điểm khác nhau. |
Nhìn chung, thiết bị và phần mềm họp trực tuyến đều có những đặc điểm riêng phù hợp với từng đối tượng. Với doanh nghiệp lớn, ngân sách cao và có nhu cầu sử dụng lâu dài có thể đầu tư thiết bị để có chất lượng tốt nhất. Còn với những doanh nghiệp muốn tiết kiệm chi phí hay ưu tiên tính linh hoạt khi sử dụng thì nên lựa chọn một phần mềm phù hợp hơn.
