Tổ chức sự kiện qua Zoom

Hiện nay, dịch bệnh Covid-19 kéo dài và vẫn diễn biến phức tạp. Việc tụ tập đông người rất hạn chế, do đó việc tổ chức một buổi hội thảo, sự kiện offline nhằm quảng bá sản phẩm, dịch vụ của công ty/ thương hiệu trở nên khó khả thi. Giải pháp tối ưu thay thế cho vấn đề này chính là tổ chức sự kiện trực tuyến qua phần mềm Zoom Meeting. Vậy tổ chức sự kiện qua Zoom như thế nào? Hãy cùng tìm hiểu qua bài viết dưới đây cùng Ngọc Thiên nhé!

Lợi ích khi tổ chức sự kiện qua Zoom

Bạn nên sử dụng Zoom để tổ chức sự kiện vì:

• Zoom được sử dụng phổ biến hiện nay, có giao diện dễ sử dụng, dễ cài đặt hơn các phần mềm khác.
• Tương thích với nhiều loại máy. Từ máy tính để bàn, laptop, ipad, điện thoại thông minh,…
• Chí phí hợp lý không quá cao.
• Tính bảo mật tương đối tốt.
• Tích hợp nhiều tính năng.

Lưu ý khi chọn gói Zoom cho tổ chức sự kiện

Quy mô về số lượng người tham gia, thời gian tổ chức sẽ quyết định gói Zoom mà bạn nên sử dụng.

Nếu 300 người tham gia thì bạn phải chọn gói Zoom trên 300 người. Nếu trên 500 người thì phải chọn gói Zoom 1000 người. Vì gọi video rất tốn băng thông dung lượng nên nhiều người vào thì mạng sẽ bị lag.

Đơn vị cung cấp các gói Zoom cho tổ chức sự kiện

Qúy khách chưa biết chọn gói Zoom sao cho phù hợp. Thì hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn và hỗ trợ nhanh nhất. Ngọc Thiên là đối tác chính thức của Zoom.us tại Việt Nam. Chúng tôi chuyên cung cấp các phần mềm Zoom.

Các gói Zoom phổ biến để tổ chức sự kiện hiện nay

Zoom Event:

1. Zoom Event 500: Tối đa 500 người tham dự trên 1 sự kiện trực tuyến.
2. Zoom Event 1000: Tối đa 1000 người tham dự trên 1 sự kiện trực tuyến.
3. Zoom Event 3000: Tối đa 3000 người tham dự trên 1 sự kiện trực tuyến.
4. Zoom Event 5000: Tối đa 5000 người tham dự trên 1 sự kiện trực tuyến.
5. Zoom Event 10.000: Tối đa 10.000 người tham dự trên 1 sự kiện trực tuyến.
6. Zoom Event 10.000 plus:Trên 10.000 người tham dự trên 1 sự kiện trực tuyến (tối đa 50.000 người).

Zoom Webinar

1. Zoom Webinar 500: Cho phép tối đa 500 người tham dự hội thảo trực tuyến.
2. Zoom Webinar 1000: Cho phép tối đa 1000 người tham dự hội thảo trực tuyến.
3. Zoom Webinar 3000: Cho phép tối đa 3000 người tham dự hội thảo trực tuyến.
4. Zoom Webinar 5000: Cho phép tối đa 5000 người tham dự hội thảo trực tuyến.
5. Zoom Webinar 10000: Cho phép tối đa 10000 người tham dự hội thảo trực tuyến.
6. Zoom Webinar 10.000 plus: Cho phép trên 10.000 người tham dự hội thảo trực tuyến (tối đa 50.000 người).

Quy trình tổ chức sự kiện qua Zoom chi tiết nhất

Xác định mục tiêu

Để việc tổ chức sự kiện trực tuyến diễn ra suôn sẻ và đo lường hiệu quả của chương trình, cần xác địch được mục đích tổ chức và những mục tiêu cần đạt được để có thể lựa chọn hình thức tổ chức và lên kế hoạch tổ chức sự kiện phù hợp.

Lập kế hoạch chung cho sự kiện

Dựa vào các mục tiêu đã đề ra để lập kế hoạch tổng thể cho sự kiện trực tuyến qua Zoom. Bao gồm các hạng mục như thời gian, khách mời, quy mô, nhân sự thực hiện, nội dung chính của sự kiện,… Một ưu điểm lớn của hình thức tổ chức sự kiện trực tuyến chính là giảm bớt chi phí và nhân lực cho các khâu chuẩn bị sân khấu, F&B,… khi triển khai các hạng mục. Thay vào đó, nguồn lực sẽ được tập trung cho việc sản xuất và truyền thông.

Lưu ý khi lên kế hoạch:

• Trước sự kiện: Bạn có thể giữ lượng 1 phiên sự kiện dưới một giờ rồi dành thời gian cho phần Hỏi và Đáp để giao lưu với khán giả; lên lịch nghỉ giữa các phiên sự kiện… Ngoài ra, bạn có thể cho phép những người tham gia đã đăng ký kết nối trước và trong sự kiện bằng việc sử dụng Zoom Chat. Đối với các sự kiện quy mô lớn, có thể đầu tư vào việc xây dựng các “gian hàng” ảo…
• Trong sự kiện: Trong quá trình diễn ra sự kiện trực tuyến trên nền tảng phần mềm Zoom, bạn có thể bật các tính năng hỏi đáp, tính năng bỏ phiếu, chia phòng họp nhóm…cho phép khán giả tương tác với diễn giả và tương tác với nhau.
• Sau sự kiện: Bạn hoàn toàn có thể gửi một bảng khảo sát đến những để thu thập phản hồi và đánh giá về chất lượng của sự kiện. Khi sử dụng Zoom Webinar, bạn có thể thiết lập bảng khảo sát có thể khởi chạy tự động sau khi khách mời rời khỏi sự kiện.

Khảo sát và lựa chọn địa điểm tổ chức

Khác với những sự kiện được tổ chức trực tiếp, việc tổ chức sự kiện trực tuyến qua Zoom không cần không gian có diện tích quá lớn. Tuy nhiên, cần đảm bảo các yếu tố về máy móc, thiết bị, âm thanh, ánh sáng, tốc độ đường truyền internet, …

Lựa chọn gói Zoom phù hợp để tổ chức sự kiện (Zoom Webinar, Zoom Event)

Lựa chọn quan trọng hàng đầu mà bạn sẽ thực hiện cho sự kiện trực tuyến qua Zoom cho doanh nghiệp là quyết định sử dụng Zoom Event hoặc Zoom Webinar – hay cả hai. Sản phẩm phù hợp sẽ cho phép bạn thiết kế trải nghiệm đáp ứng được các mục tiêu của bạn.

Viết kịch bản cho sự kiện trực tuyến

Kịch bản tổ chức sự kiện trực tuyến qua Zoom cho doanh nghiệp cần được xây dựng cẩn thận, chăm chút trong từng nội dung và cần lồng ghép những yếu tố bất ngờ để tạo điểm nhấn thu hút người xem cho sự kiện.

Truyền thông cho sự kiện

Sự kiện của bạn có thể cung cấp những trải nghiệm vô cùng tuyệt vời, nhưng nếu không dành thời gian để truyền thông quảng bá nó, khán giả sẽ không hay biết đến sự tồn tại của sự kiện. Do đó, hãy tạo nội dung để tiếp thị sự kiện một cách hiệu quả và thu hút người tham dự sự kiện trực tuyến của bạn.

Các sự kiện trực tuyến trên các kênh truyền thông cần được quảng bá đồng bộ trên hệ thống các kênh marketing sẵn có của doanh nghiệp đồng thời tận dụng các kênh truyền thông xã hội và các kênh trả tiền. Trong một số sự kiện trực tuyến qua Zoom, việc truyền thông còn được tiến hành kết hợp với các nền tàng đặt vé và thanh toán trực tuyến để tạo nên trải nghiệm xuyên suốt và tiện lợi cho khách hàng.

Tổ chức sự kiện

Sau khi đã hoàn thành việc lập kế hoạch và các công đoạn chuẩn bị. Bây giờ đã đến lúc tổ chức sự kiện trực tuyến.

Kiểm tra, đánh giá hiệu quả sau sự kiện

Để đánh giá được hiệu quả của việc tổ chức sự kiện qua Zoom, doanh nghiệp cần dựa trên các KPI đã thiết lập trong mục tiêu ban đầu để so sánh, đối chiếu và đánh giá để rút kinh nghiệm cho những lần tổ chức tiếp theo. Hãy thực hiện thêm một số bước để thu thập phản hồi, tận dụng bản ghi và theo dõi khách hàng tiềm năng để tận dụng tối đa sự kiện:

• Khảo sát sau sự kiện
• Truyền tải nội dung sự kiện được ghi lại
• Theo dõi người tham dự
• Báo cáo sự kiện
• Khách hàng tiềm năng
• Đánh giá hiệu quả…