Các công ty và tổ chức có thể sử dụng webinar để tổ chức các buổi hội thảo, buổi đào tạo, chia sẻ thông tin về sản phẩm, dịch vụ mới hoặc quảng bá một chương trình. Có rất nhiều công cụ giúp mọi người dễ dàng tổ chức hội thảo trên web, ngay cả khi không quá hiểu biết về công nghệ. Dưới đây là 10 mẹo hữu ích mà bạn nên tham khảo để tổ chức thành cộng một buổi hội thảo trực tuyến trên Webinar và đạt hiệu quả truyền thông cao.
1. Xác định chủ đề phù hợp cho buổi hội thảo
Hội thảo trên webinar có thể là một phương tiện đào tạo và tiếp cận cộng đồng mạnh mẽ. Nhưng quyết định sử dụng phương tiện này như thế nào thể phải dựa trên mục tiêu của bạn và nhu cầu của khán giả.
Khi xác định xem hội thảo trên web có phải là phương tiện tốt nhất cho nhu cầu của bạn hay không, hãy cân nhắc
- Khán giả của bạn.
- Chủ đề của buổi hội thảo
- Thời gian cần thiết để đề cập đến chủ đề cần thuyết trình. Hầu hết khán giả trực tuyến có xu hướng mất hứng thú sau khoảng hai giờ (hoặc ít hơn!).
- Mặc dù hội thảo trên web hoạt động tốt đối với một số chủ đề, nhưng chúng không phù hợp với mọi nhu cầu đào tạo.
Bạn cũng có thể tham khảo ý kiến của các chuyên gia về chủ đề được thuyết trình. Các cuộc trò chuyện tìm hiểu ý kiến mọi người xung quanh, phỏng vấn chính thức và khảo sát đều có thể giúp bạn đánh giá xem chủ đề hội thảo trên web có đủ sức hấp dẫn và phù hợp với bạn và khán giả của bạn hay không.
2. Lựa chọn diễn giả và nhóm hỗ trợ cho buổi hội thảo
Thường có ba nhóm người phục trách chính trong hội thảo trên web: người tổ chức/ điều hành viên, người thuyết trình và trợ lý.
- Người tổ chức / người điều hành: Người tổ chức là người chịu trách nhiệm phát triển chủ đề hội thảo trên webinar, tìm diễn giả, tiếp thị sự kiện, thiết lập đăng ký và liên hệ với khách mời trước và sau hội thảo. Trong hội thảo, người tổ chức thường sẽ giới thiệu những người thuyết trình, phỏng vấn các chuyên gia về chủ đề, kiểm duyệt các câu hỏi của khán giả và khuyến khích sự tham gia của khán giả. Người tổ chức cũng giúp khắc phục sự cố có thể xảy ra.
- Người thuyết trình (còn được gọi là các chuyên gia về chủ đề): Tốt nhất, người thuyết trình chỉ nên tập trung vào việc chuẩn bị và trình bày bài thuyết trình của họ. Các vấn đề về phần mềm hội thảo trên webinar, đăng ký sự kiện, khắc phục sự cố và các chi tiết hậu cần nên do người điều hành đảm nhiệm. Như vậy giúp người thuyết trình dễ dàng tập trung vào sự kiện và bài thuyết trình của họ cũng trở nên hấp dẫn hơn.
- Trợ lý hội thảo: Trợ lý có thể giúp ích bằng cách trả lời các câu hỏi mà người tổ chức và người trình bày không có thời gian trả lời. Các trợ lý đặc biệt hữu ích để trả lời các câu hỏi về kỹ thuật và hậu cần (ví dụ: “Tôi không thể nghe thấy âm thanh”). Các nhà tổ chức có kinh nghiệm thường không cần đến sự hỗ trợ của trợ lý. Nhưng bạn nên cân nhắc yêu cầu trợ giúp nếu: bạn hoặc khán giả của bạn không quen với hội thảo trên web và các công cụ đi kèm.
Trong hầu hết các trường hợp, ít nhất bạn nên phân chia rõ ràng vai trò giữa người tổ chức và người thuyết trình. Đối với các hội thảo trên webinar với quy mô lớn và phức tạp, bạn thường sẽ cần một hoặc nhiều trợ lý.
3. Lên kế hoạch nội dung
Nội dung bạn cung cấp xuyên suốt hội thảo trên web phải đủ hấp dẫn để giữ chân những người tham gia cho đến khi kết thúc. Bạn cũng có thể đưa ra một khoản tiền thưởng khi bắt đầu, để tạo động lực cho người xem tiếp tục theo dõi. Sau đó, đưa ra đề nghị trả phí, nếu đó cũng là một phần mục đích của buổi hội thảo. Có một quy tắc 80-20 cho điều này – tạo 80% nội dung vững chắc cho hội thảo và 20% còn lại để quảng cáo sản phẩm.
Luôn bắt đầu bằng cách chào đón những người tham gia. Đảm bảo rằng khách mời đã tham gia vào một sự kiện có ích, bằng cách chỉ ra những lợi ích mà họ sẽ nhận được từ hội thảo trực tuyến. Ngoài ra, bên cạnh việc giới thiệu chủ đề hội thảo, người thuyết còn cũng phải giới thiệu sơ lược về bản thân mình. Đây cũng là một trong những phương pháp hay để gây ấn tượng với khán giả. Có thể bắt đầu buổi hội thảo bằng một câu chuyện ngắn gọn có liên quan để thu hút sự chú ý của mọi người.
Hãy nhớ luôn để dành một khoản thời gian ở cuối phiên hội thảo cho phần Hỏi và Đáp (Q&A). Đây là một trong những tính năng vô cùng tiện lợi của Webinar. Khán giả có thể đặt ra các câu hỏi cùng các thắc mắc có liên quan đến chủ đề hội thảo. Sau đó người thuyết trình hoặc các chuyên gia sẽ trả lời những câu hỏi này. Đề cập đến phần Hỏi và Đáp ngay từ đầu để khán giả có thời gian suy nghĩ về những câu hỏi họ muốn đặt ra.
4. Đầu tư vào hình ảnh trong buổi hội thảo
Bởi vì Webinar chủ yếu dựa vào âm thanh và hình ảnh để truyền tải thông điệp, nên nội dung trên cả hai phương diện đều phải thật hấp dẫn. Các slide thuyết trình với văn bản thuần túy không có nhiều hình ảnh, video thường dễ gây nhàm chán. Dưới đây là bảy cách để làm cho bài thuyết trình của bạn hấp dẫn hơn .
Một số Slide bạn có thể đưa vào, kết hợp sử dụng cùng hình ảnh, bao gồm:
- Slide giới thiệu, nhắc nhở khán giả cách đăng nhập và điều chỉnh âm thanh, thời gian bắt đầu hội thảo.
- Slide giới thiệu từng người thuyết trình, bao gồm chức danh công việc, tổ chức và hình ảnh kèm theo nếu có.
- Tổng quan sơ lược về chương trình hội thảo và các chủ đề sẽ được đề cập.
5. Chọn một nền tảng hội thảo trực tuyến phù hợp
Zoom Webinar cung cấp nhiều gói dịch vụ khác nhau, phù hợp với từng quy mô hội nghị khác nhau. Các công ty và tổ chức có đủ điều kiện có thể sử dụng kết hợp với các hệ thống hội nghị truyền hình chuyên dụng.
Xem thêm: Tổng quan về 3 hệ thống hội nghị truyền hình phổ biến nhất hiện nay
Khi cân nhắc mua các gói phần mềm Zoom Webinar, hãy xem xét một số câu hỏi sau để có thể lựa chọn gói Webinar phù hợp:
Có bao nhiêu người sẽ tham gia hội thảo?
Hầu hết các gói bản quyền Zoom Webinar đều đặt giới hạn về số lượng người tham gia với các mức giá khác nhau. Zoom Webinar không hỗ trợ gói miễn phí. Người dùng muốn đăng ký gói mở rộng Webinar, trước hết phải đăng ký gói Zoom Pro hoặc các gói bản quyền Zoom khác. Số lượng người tham gia một hội thảo trực tuyến có thể từ 50 – 100 người (gói Webinar 100) và tối đa là 10000 người (gói Webinar 10000), hoặc có thể mở rộng lên đến 50000 người với gói mở rộng Large -scale video events.
Chi phí hội thảo Webinar là bao nhiêu?
Zoom Webinar hỗ trợ các gói dịch vụ khác nhau với nhiều mức giá khác nhau, người dùng có thể đăng ký theo tháng hoặc theo năm.
- Webinar 100
- Webinar 500
- Webinar 1000
- Webinar 3000
- Webinar 5000
- Webinar 10000
Bên cạnh các gói bản quyền chính, Zoom Webinar còn cung cấp thêm các gói tiện ích add-on mà người dùng có thể lựa chọn: Hội nghị âm thanh, Lưu trữ dữ liệu trên Cloud vô cùng tiện lợi, Liên hệ dịch vụ tư vấn.
Liên hệ nhận báo giá các gói Zoom Webinar qua số điện thoại: 028 777 98 9999. Ngọc Thiên hiện là đối tác và là đại lý Zoom Webinar chính hãng, uy tín hàng đầu tại Việt Nam.
Xem ngay: Hướng dẫn cách đăng ký tài khoản Webinar đơn giản nhanh chóng
Bạn sẽ sử dụng những tính năng nào của Webinar?
Để buổi hội thảo diễn ra suôn sẻ, với tư cách là người chủ trì hoặc người thuyết trình, bạn nên tìm hiểu kỹ cách sử dụng cũng như các tính năng cơ bản của phần mềm Zoom Webinar. Bạn muốn chỉ trình bày một bài thuyết trình hoặc trình diễn cách sử dụng một phần mềm cụ thể? Bạn có muốn những người tham gia có thể kiểm soát màn hình của họ không? Bạn có muốn một nguồn cấp dữ liệu video trực tiếp dành cho các diễn giả không? Hãy đảm bảo rằng bạn biết cách sử dụng các công cụ trên Webinar để hỗ trợ hiệu quả cho buổi thuyết trình.
6. Tạo Chương trình làm việc cho Hội thảo trên web
Khoảng ba hoặc bốn tuần trước buổi hội thảo, hãy tổ chức một cuộc họp trực tiếp hoặc họp online với các diễn giả hoặc người thuyết trình để xác định:
- Những câu hỏi bạn sẽ đưa ra và thứ tự mà các diễn giả sẽ trình bày.
- Thời hạn cho các tài liệu. Yêu cầu người thuyết trình gửi cho bạn các slide hoặc hình ảnh liên quan ít nhất hai đến ba ngày trước buổi thực hành để bạn có thời gian đọc lại và hoàn thiện bài thuyết trình.
- Đưa ra một chương trình làm việc với thứ tự của các diễn giả và thời lượng thuyết trình của mỗi người (nếu có nhiều diễn giả).
7. Lên lịch một buổi thực hành cho Hội thảo
Một vài ngày trước khi buổi hội thảo chính thức diễn ra, bạn nên tổ chức trước một buổi hội thảo thực hành với thời lượng ít nhất 30-60. Như vậy, bạn có thể tìm ra bất kỳ câu hỏi hoặc vấn đề kỹ thuật nào chưa được giải quyết.
Buổi thực hành của bạn nên bao gồm những điều sau:
- Giới thiệu sơ lược về công cụ webinar cùng các tính năng chính: Thảo luận về cách sử dụng công cụ và những tính năng nào có sẵn cho người thuyết trình. Đồng thời đảm bảo rằng mọi người biết rõ họ nên tìm đến ai nếu có thắc mắc hoặc vấn đề trong hội thảo trên web – và cách thức liên hệ.
- Kiểm tra thiết bị. Đảm bảo rằng tất cả hệ điều hành, trình duyệt, tai nghe và thiết bị khác của người thuyết trình đều tương thích với công cụ hội nghị trên webinar. Hầu hết các công cụ hội thảo trên web đều cho phép người thuyết trình và người tham gia kiểm tra tính tương thích của máy tính.
- Đánh giá về chương trình làm việc và hình ảnh trình bày: Xem qua chương trình làm việc và chuyển qua phần trình bày để đảm bảo rằng các trang trình bày theo đúng thứ tự và diễn giả nắm rõ mình cần trình bày phân đoạn nào.
Một buổi thực hành cũng là cơ hội tuyệt vời để tạo cơ sở cho sự kiện sắp tới và tập hợp những người tham gia thuyết trình lại, phân chia công việc rõ ràng.
8. Chuẩn bị trước các trang thiết bị cần có
Bất kể thiết bị bạn sử dụng là gì, một không gian yên tĩnh để tiến hành hội thảo trực tuyến là vô cùng quan trọng. Nên lựa chọn phòng hội nghị là nơi không có tiếng ồn xung quanh hoặc không gây gián đoạn buổi hội thảo.
Thông thường, một phòng hội thảo trực tuyến sẽ cần có các trang thiết bị sau:
- Webcam hội nghị: Trang bị những chiếc webcam hội nghị chất lượng cao, có độ phân giải đạt chuẩn sẽ giúp truyền tải hình ảnh video rõ nét, góp phần tạo nên một buổi hội thảo thành công.
- Tai nghe: Người tổ chức và tất cả những người trình bày đều cần tai nghe. Nên sử dụng tai nghe có miếng đệm êm ái, thiết kế ôm sát tai và có khả năng cách âm hiệu quả. Trên thị trường hiện nay đều có sẵn cả tai nghe có dây và không dây tiện lợi.
- Dây nguồn và cáp kết nối cần thiết.
Ngoài ra, đối với các sự kiện lớn, bạn nên đặt mua bộ combo hệ thống hội nghi trực tuyến, bao gồm tất cả các thiết bị cần thiết: micro, webcam, bảng điều khiển,…để setup phòng hội thảo trực tuyến. Trang bị sẵn một hệ thống hội nghị truyền hình sẽ tiện lợi và tiết kiệm chi phí hơn. Các bộ thiết bị hội nghị được thiết kế chuyên biệt cho từng không gian hội nghị khác nhau: nhỏ – trung bình – lớn với các mức giá khác nhau phù hợp với nhu cầu của từng người dùng.
Xem ngay:
Yealink UVC84-BYOD – hệ thống hội nghị trực tuyến cho phòng họp lớn
Combo Yealink UVC84 – hệ thống hội nghị trực tuyến cho phòng họp vừa và lớn
Yealink MVC320 – hệ thống hội nghị trực tuyến cho phòng họp nhỏ
Giải pháp hội nghị Logitech tích hợp Zoom Rooms
Jabra PanaCast 20 – Thiết bị hội nghị trực tuyến cho người dùng cá nhân
9. Lên lịch hội thảo trên Webinar
Đâu là thời điểm tốt nhất để tiến hành hội thảo trên Webinar?
Thật khó để xác định ngày và giờ ‘hoàn hảo’, nhưng quy tắc chung là lên lịch hội thảo trên webinar vào giữa tuần, từ thứ Ba đến thứ Năm. Những ngày khác có nhiều khả năng mọi người có xu hướng nghỉ ngơi vào cuối tuần hoặc tập trung vào các hoạt động cá nhân. Hầu hết mọi người sẽ chỉ tham gia một hội thảo trên web mỗi tuần, vì vậy bạn sẽ phải cạnh tranh với những người khác trong cùng lĩnh vực.
Mặc dù mọi người thường muốn tham gia các cuộc hội thảo trực tuyến vào buổi tối, sau khi họ tan làm. Nhưng một số nghiên cứu cũng chỉ ra rằng thời gian mà hầu hết mọi người thích tham gia hội thảo là từ 9 giờ sáng hoặc 10 giờ sáng. Lưu ý rằng, người tham dự từ các quốc gia, khu vực khác nhau sẽ có múi giờ khác nhau. Vì vậy việc sắp xếp múi giờ phù hợp là vô cùng quan trọng. Đặc biệt, không nên sắp xếp hội thảo diễn ra trùng với giờ ăn trưa của người tham gia.
Trong khi giới thiệu và quảng bá cho mọi người về buổi hội thảo trực tuyến, hãy đề cập rằng buổi hội thảo sẽ được ghi video lại. Như vậy, mọi người đều biết rằng nếu như họ không tham gia được thì vẫn có thể nhận bản ghi video để xem lại toàn bộ nội dung của buổi hội thảo. Đây là một trong những tính năng vô cùng hữu ích của webinar.
10. Quảng bá buổi hội thảo trên Webinar
Thao tác sau cùng nhưng cũng không kém phần quan trọng là tiến hành truyền thông và quản bá sự kiện của bạn trên các nền tảng xã hội, để thu hút sự chú ý của mọi người và nhận được nhiều lượt đăng ký hơn.
Bạn sẽ nên bắt đầu gửi thông tin đến người tham dự từ 2 đến 3 tuần trước khi sự kiện diễn ra:
- Tạo mô tả hấp dẫn, ngắn gọn.
- Truyền tải rõ ràng thông điệp của buổi hội thảo đến khán giả. Ví dụ: buổi hội thảo bàn luận đến chủ đề dành cho người mới bắt đầu hay người chuyên nghiệp, dành cho chuyên gia kỹ thuật hoặc các nhà lãnh đạo doanh nghiệp,….
Những nơi tốt nhất để quảng cáo sự kiện của bạn bao gồm: trang web công ty, lịch sự kiện trực tuyến, bản tin (online hoặc tin trên báo), Twitter, Facebook hoặc tại các sự kiện địa phương,….
Xem thêm:
Hướng dẫn Host cách quản lý người tham dự trên Webinar
Zoom Webinar là gì? Hướng dẫn sơ lược về cách tải, cài đặt và sử dụng Zoom Video Webinar
Mọi thông tin chi tiết và hướng dẫn về cách tổ chức thành công hội thảo trực tuyến trên webinar, vui lòng liên hệ: 19000 99978 (Tổng đài Zoom Webinar) để nhận được sự hỗ trợ chi tiết đến từ các chuyên viên kỹ thuật của Ngọc Thiên.
VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN:
Add: 81 Cách Mạng Tháng Tám, P. Bến Thành, Quận 1, HCM
Tel: 02877798999 – 0899339028
Hotline/Zalo: 0939039028 (Mr.Thoại)
Email: hcm@vnsup.com
