Hướng dẫn bắt đầu nhanh cho Zoom Phone Administrators

Hướng dẫn bắt đầu nhanh Zoom Phone hỗ trợ chủ tài khoản và quản trị viên cài đặt ban đầu. Và giới thiệu các tính năng của Zoom Phone. Bao gồm nhiều trang web, người dùng điện thoại, số điện thoại trực tiếp. Và nhân viên tiếp tân tự động.

Điều kiện:

  • Business or Enterprise account
  • Account owner and a role with Zoom Phone Management
  • Zoom Phone license

Thiết lập ban đầu

Thực hiện theo các bước sau khi bạn đã kích hoạt giấy phép Zoom Phone của mình. Mọi thứ được cấu hình trong quá trình thiết lập ban đầu có thể được thay đổi sau này.

1. Là chủ sở hữu tài khoản Zoom, bạn sẽ nhận được email cho biết bạn đã được cung cấp cho Zoom Phone. Nhấp vào liên kết trong email để thiết lập ban đầu hoặc đăng nhập vào cổng web zoom và điều hướng đến Phone System Management > Setup.

2. Nhập thông tin bắt buộc để chọn số công ty chính của bạn. Đây sẽ là số chính cho dịch vụ Zoom Phone của bạn.

  • Chọn Country, StateArea Code từ menu thả xuống.
  • Chọn số công ty chính trong  menu thả xuống Choose Number:

Lưu ý :

  • Số công ty chính có thể được thay đổi sau khi thiết lập ban đầu.
  • Nhân viên tiếp tân tự động mặc định sẽ được chỉ định cho số này với bạn (chủ sở hữu tài khoản) làm nhà điều hành mặc định.

Nhập số tiện ích mở rộng cho chủ tài khoản (tài khoản cá nhân của bạn) và nhấp vào Next..

Lưu ý :

  • Tất cả các tiện ích mở rộng người dùng tiếp theo sẽ tăng từ giá trị tiện ích mở rộng bạn nhập tại đây.
  • Số mở rộng có thể lên đến 6 chữ số. Nếu bạn thiết lập  nhiều trang web và bật mã trang web, số mở rộng có thể là 2 đến 5 chữ số và mã trang web có thể là 1 đến 3 chữ số. Nếu bạn yêu cầu số tiện ích mở rộng dài hơn tối đa 15 chữ số, hãy liên hệ với zoom.

3. Nhấn Next .

4. Nhập địa chỉ khẩn cấp mặc định, được sử dụng bởi những người trả lời đầu tiên khi bạn gọi một số khẩn cấp (ví dụ: 9-1-1).

Lưu ý :

Vùng SIP (được sử dụng để cải thiện chất lượng cuộc gọi) sẽ được chọn tự động dựa trên địa chỉ của bạn. Nếu bạn thiết lập nhiều trang web sau này, Vùng SIP sẽ được chọn dựa trên địa chỉ của từng trang.

Sau khi bạn hoàn thành thiết lập ban đầu, các tùy chọn Zoom Phone được hiển thị trong phần Phone System Management trên bảng điều khiển bên trái của cổng thông tin web.

Thực hiện theo các phần bên dưới để tiếp tục thiết lập Zoom Phone.

Thiết lập thiết yếu

Sau khi hoàn tất thiết lập ban đầu. Hãy bắt đầu sử dụng Zoom Phone bằng cách thêm người dùng điện thoại, mua số trực tiếp và cung cấp điện thoại bàn cho người dùng yêu cầu họ.

Người dùng điện thoại

Bạn có thể chỉ định giấy phép Zoom Phone và gọi điện cho người dùng trong tài khoản Zoom. Gán giấy phép Zoom Phone cho người dùng sẽ chỉ định số máy lẻ. Người dùng cũng sẽ nhận được email thông báo rằng họ đã được thêm vào Zoom Phone.

Số điện thoại

Sau khi tạo người dùng điện thoại, bạn có thể mua số điện thoại trực tiếp và gán chúng cho người dùng. Người dùng được gán một số điện thoại trực tiếp vẫn có thể sử dụng số tiện ích mở rộng được chỉ định của họ. Bạn cũng có thể chuyển qua số điện thoại từ một dịch vụ hoặc nhà mạng khác và thay đổi số công ty chính.

Điện thoại và thiết bị

Tất cả người dùng Zoom Phone có thể thực hiện và nhận cuộc gọi. Bằng ứng dụng máy tính để bàn Zoom hoặc ứng dụng di động. Bạn có thể cung cấp và chỉ định thiết bị cho người dùng cần điện thoại bàn. Zoom Phone hỗ trợ một số kiểu máy từ Yealink, Polycom, Cisco và AudioCodes.

Thiết lập toàn cầu

Sau khi thiết lập người dùng và số của bạn, bạn có thể định cấu hình cài đặt Zoom Phone toàn cầu như thông báo email, âm thanh trong khi kết nối và giờ làm việc mặc định. Bạn cũng có thể thay đổi cài đặt chính sách để bật hoặc tắt một số cài đặt Zoom Phone nhất định.

Tiếp tân tự động chính

Trong quá trình thiết lập ban đầu. Zoom Phone tạo ra một nhân viên tiếp tân tự động chính cho số công ty chính của bạn. Nhân viên tiếp tân tự động chính trả lời các cuộc gọi bằng cách sử dụng bản ghi được cá nhân hóa sau đó định tuyến các cuộc gọi. Bắt đầu bằng cách đặt giờ làm việc và các tùy chọn định tuyến cho nhân viên tiếp tân tự động chính của bạn.

Thiết lập nâng cao

Sau khi thiết lập người dùng điện thoại, số điện thoại trực tiếp và điện thoại bàn. Bạn có thể thiết lập các tính năng nâng cao này để sắp xếp người dùng điện thoại của mình và sửa đổi cách xử lý cuộc gọi.

Nhân viên tiếp tân tự động và trả lời bằng giọng nói tương tác (IVR)

Nhân viên tiếp tân tự động trả lời các cuộc gọi bằng một bản ghi cá nhân. Và định tuyến các cuộc gọi đến người dùng điện thoại hoặc  xếp hàng cuộc gọi . Bạn có thể thiết lập một nhân viên tiếp tân tự động để định tuyến đến hệ thống IVR để cung cấp cho người gọi một số tùy chọn định tuyến.

Nhiều trang web

Nếu bạn muốn sắp xếp người dùng điện thoại của mình thành các nhóm, bạn nên tạo nhiều trang web . Ví dụ: bạn có thể tạo nhiều trang web dựa trên vị trí văn phòng hoặc bộ phận. Bạn cũng có thể chỉ định mã trang web cho từng trang web. Cho phép người dùng dễ dàng xác định và quay số tiện ích mở rộng điện thoại thuộc cùng một trang.

Hàng đợi cuộc gọi

Hàng đợi cuộc gọi cho phép bạn quản lý các cuộc gọi đến. Để chúng được chuyển đến một nhóm người dùng cụ thể. Ví dụ: bạn có thể định tuyến các cuộc gọi đến những người trong bộ phận thanh toán, bán hàng hoặc dịch vụ khách hàng của tổ chức.

Gọi khẩn cấp

Bạn có thể thay đổi địa chỉ khẩn cấp mặc định bạn đã đặt trong quá trình thiết lập ban đầu. Nếu bạn có nhiều trang web , bạn có thể thay đổi địa chỉ mặc định được gán cho từng trang. Bạn cũng có thể kích hoạt cuộc gọi khẩn cấp cho những người dùng không có gói gọi điện thoại hoặc số điện thoại trực tiếp.

Tính năng bổ sung

Bạn có thể thiết lập và sử dụng các tính năng tùy chọn này để nâng cao dịch vụ Zoom Phone của bạn.

Nhật ký cuộc gọi

Khi người dùng điện thoại bắt đầu thực hiện và nhận cuộc gọi, bạn có thể xem bản ghi chi tiết của tất cả các cuộc gọi. Bạn có thể lọc dữ liệu theo ngày, loại cuộc gọi (trong hoặc ngoài nước) và trang web. Bạn cũng có thể xuất nhật ký cuộc gọi và xem nhật ký cuộc gọi của một người dùng cụ thể.

Danh sách bị chặn

Bạn cũng có thể chặn số cho tất cả người dùng trong tài khoản hoặc cho người dùng cụ thể. Các số bị chặn có thể được gửi đến (các số sẽ bị chặn khi gọi). Và gửi đi (người dùng điện thoại trong tài khoản của bạn sẽ không thể quay số đó).

Phòng thu phóng

Bạn có thể gán giấy phép zoom phone cho zoom rooms được thiết lập trong tài khoản của mình. Điều này cho phép người dùng thực hiện và nhận cuộc gọi bằng Zoom Rooms.

Báo cáo sử dụng và dữ liệu chất lượng

Các bảng điều khiển chất lượng cuộc gọi cho phép bạn xem chất lượng tổng thể của các cuộc gọi thoại. Và dữ liệu bộ lọc trên một người sử dụng điện thoại cụ thể. Các báo cáo sử dụng cho phép bạn xem dữ liệu sử dụng điện thoại cho một cụ hàng đợi cuộc gọi hoặc sử dụng điện thoại.

Gọi đoàn và đường dây chung

Phân quyền cuộc gọi và đường dây chia sẻ cho phép bạn chỉ định người dùng điện thoại thực hiện. Và nhận cuộc gọi thay cho người dùng khác. Cả hai người dùng sẽ có thể thấy trạng thái của các dòng được chia sẻ trên máy khách máy tính để bàn Zoom. Ứng dụng di động và điện thoại bàn được hỗ trợ.